1. Trong năm 2015, mặc dù trong bối cảnh còn nhiều khó khăn nhưng hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong Hệ thống thi hành án dân sự (Hệ thống THADS) đã đạt được một số kết quả quan trọng, cụ thể như: (i) 100% cán bộ, công chức, viên chức hệ thống các cơ quan thi hành án dân sự đã được cấp hộp thư điện tử phục vụ công tác chuyên môn nghiệp vụ; (ii) triển khai thí điểm sử dụng một số phần mềm dùng chung phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ như: phần mềm kế toán nghiệp vụ thi hành án (Misa Panda), phần mềm kế toán ngân sách (Misa Mimosa); phần mềm Hệ thống Quản lý công văn đi, đến, phần mềm Lưu trữ dùng chung cho hệ thống các cơ quan thi hành án dân sự, phần mềm Quản lý quá trình thụ lý, tổ chức thi hành án dân sự và báo cáo thống kê thi hành án dân sự theo chế độ báo cáo thống kê thi hành án dân sự; (iii) triển khai cấp chữ ký số cho 63/63 Cục Thi hành án dân sự các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; (iv) phối hợp với Cục Công nghệ thông tin triển khai đồng bộ các Trang thông tin điện tử trong hệ thống THADS và thực hiện công khai thông tin của người phải thi hành án chưa có điều kiện thi hành trên phạm vi toàn quốc.
Những kết quả nêu trên đã góp phần quan trọng trong việc chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Tổng cục trong toàn Hệ thống. Để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động THADS đòi hỏi phải tiếp tục chuyên môn hóa, tin học hóa một số khâu, một số quy trình trong thi hành án dân sự nhằm nâng cao hiệu quả công tác, tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức.
Thực tiễn thi hành án dân sự thời gian qua cho thấy rằng việc thực hiện thủ tục “yêu cầu thi hành án” diễn ra với tần suất lớn, có nhiều trường hợp đương sự nộp đơn yêu cầu thi hành án không đầy đủ, rõ ràng theo các nội dung pháp luật quy định cũng như theo đúng nội dung bản án, quyết định, vì vậy, cơ quan THADS phải hướng dẫn, yêu cầu bổ sung để đảm bảo yêu cầu thi hành án đúng pháp luật. Song thực tế này cũng có thể làm nảy sinh những phiền hà, tiêu cực và tốn kém thời gian, chi phí cho người có quyền yêu cầu thi hành án, vì vậy, việc nghiên cứu xây dựng Quyết định thí điểm hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án là cần thiết, góp phần tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp cũng như nâng cao hiệu quả quản lý, đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động thi hành án dân sự.
2. Thực hiện chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ Tư pháp, Tổng cục Thi hành án dân sự đã nghiên cứu để triển khai việc thực hiện thí điểm hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án.
Việc hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án trên cơ sở quan điểm phải được thực hiện theo đúng thẩm quyền, phạm vi, trách nhiệm của cơ quan thi hành án dân sự; không trái nội dung bản án, quyết định; bảo đảm lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của đương sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan. Đảm bảo việc ra quyết định thi hành án đúng thời hạn, chính xác; hạn chế tối đa việc đương sự phải đến cơ quan thi hành án dân sự nhiều lần mới có thể yêu cầu thi hành án và nhận được quyết định thi hành án. Đảm bảo tính công khai, minh bạch trong công tác hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án; tạo thuận lợi và không gây phiền hà, nhũng nhiễu cho cá nhân, tổ chức liên quan.
3. Phạm vi thí điểm hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án được thực hiện tại Cục và các Chi cục Thi hành án dân sự thuộc 12 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (được lựa chọn theo tiêu chí có lượng việc thi hành án lớn, mang tính đại diện vùng miền, một số thành phố có điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác chuyên môn, nghiệp vụ) sau đây: Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ; các tỉnh Sơn La, Bắc Giang, Nam Định, Thanh Hóa, Đồng Nai, An Giang và Kiên Giang.
Thời gian thực hiện thí điểm là 06 tháng bắt đầu từ ngày 15/7/2016 đến hết ngày 15/02/2017, sau khi có báo cáo tổng kết thí điểm sẽ nghiên cứu, đánh giá để mở rộng thí điểm hoặc triển khai trên toàn quốc.
4. Quy trình hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án gồm 07 bước, từ khi công chức tiếp nhận, hỗ trợ nhận được yêu cầu hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án cho đến thời điểm ra quyết định thi hành án, thông báo cho đương sự. Quy trình hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án được ban hành dưới hình thức Quyết định của Tổng Cục trưởng (trước mắt thực hiện thí điểm tại 12 tỉnh, thành phố theo Quyết định thực hiện thí điểm).
Quy trình hỗ trợ giúp cho người dân thực hiện yêu cầu thi hành án khi đã được hướng dẫn, hỗ trợ trực tuyến thì đương sự chỉ phải đến cơ quan thi hành án dân sự 01 lần là có thể nhận được quyết định thi hành án liên quan đến vụ việc của họ. Ngoài ra, Quy trình hỗ trợ được thiết kế mở, đương sự có thể lựa chọn chờ để nhận ngay quyết định thi hành án hoặc đăng ký địa chỉ nhận quyết định thi hành án.
Quy hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án có những nội dung cơ bản sau đây:
- Một là, về mục đích: Việc hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án nhằm hướng dẫn, hỗ trợ đương sự thực hiện thuận lợi quyền yêu cầu thi hành án, yêu cầu thi hành án chính xác, đúng nội dung bản án, quyết định, góp phần tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại cho đương sự. Thống nhất, chuẩn hóa về nguyên tắc, nội dung, trình tự thực hiện công tác hỗ trợ trực tuyến giúp đương sự yêu cầu thi hành án đúng nội dung bản án, quyết định, đúng thẩm quyền của cơ quan thi hành án dân sự; tạo sự minh bạch trong tác nghiệp, chủ động về điều kiện vật chất và con người của cơ quan thi hành án dân sự để giải quyết công việc một cách hiệu quả. Nâng cao nghiệp vụ, tính chuyên nghiệp trong công tác tiếp nhận yêu cầu thi hành án, dự thảo quyết định thi hành án của công chức làm công tác thụ lý thi hành án; là cơ sở để đối chiếu số liệu báo cáo thống kê thi hành án dân sự và số liệu kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự; phân định rõ việc tiếp nhận yêu cầu, ra quyết định và thụ lý thi hành án.
- Phạm vi: Hướng dẫn về nội dung, trình tự, thủ tục, các bước thực hiện hỗ trợ trực tuyến đương sự yêu cầu thi hành án và ra quyết định thi hành án. Hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án thực hiện qua hộp thư điện tử được công khai trên Trang thông tin điện tử thi hành án dân sự.
- Trách nhiệm thực hiện: Công chức công tác tại bộ phận tiếp nhận, hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án dân sự hướng dẫn yêu cầu thi hành án đúng quy định của pháp luật. Công chức công tác tại các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ khác có liên quan tiếp nhận dự thảo, phát hành quyết định thi hành án. Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự ra quyết định thi hành án đúng thời hạn, nội dung và hình thức theo quy định của pháp luật.
- Nguyên tắc thực hiện: Việc hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án phải được thực hiện theo đúng thẩm quyền, phạm vi, trách nhiệm của cơ quan thi hành án dân sự; không trái nội dung bản án, quyết định; bảo đảm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến việc thi hành án. Hồ sơ yêu cầu thi hành án trực tuyến không phải là căn cứ để ra quyết định thi hành án, chỉ khi đương sự nộp đơn hoặc trực tiếp yêu cầu thi hành án tại cơ quan thi hành án dân sự hoặc nhận được yêu cầu thi hành án hợp lệ qua đường bưu điện mới là cơ sở để ra quyết định thi hành án. Đảm bảo tính kịp thời, hiệu quả của việc ra quyết định thi hành án đúng thời hạn, chính xác; hạn chế tối đa việc đương sự phải đến cơ quan thi hành án dân sự nhiều lần mới có thể yêu cầu thi hành án và nhận được quyết định thi hành án đối với việc thi hành án của họ. Đảm bảo tính công khai, minh bạch trong công tác hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án; hạn chế nhũng nhiễu, gây phiền hà cho đương sự.
- Sơ đồ tiếp nhận, hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án: Diễn giải chi tiết nội dung Quy trình:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu thi hành án qua thư điện tử
- Người thực hiện: Công chức tiếp nhận, hỗ trợ.
- Công chức tiếp nhận yêu cầu thi hành án lưu 01 file hồ sơ riêng đối với từng trường hợp để theo dõi, tác nghiệp, quản lý.
- Lưu yêu cầu thi hành tại hộp thư điện tử.
Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ của yêu cầu thi hành án
- Người thực hiện: Công chức tiếp nhận, hỗ trợ.
Kiểm tra về quyền của người yêu cầu thi hành án, nội dung yêu cầu thi hành án, thẩm quyền yêu cầu thi hành án, các giấy tờ kèm theo đúng quy định.
Trường hợp 1:
Nếu hồ sơ yêu cầu thi hành án đã đầy đủ, hợp lệ thì chuyển sang thực hiện Bước 3.
Trường hợp 2:
Nếu hồ sơ yêu cầu thi hành án chưa đầy đủ, chưa hợp lệ thì công chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận, hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án tiến hành hướng dẫn, hỗ trợ đương sự yêu cầu thi hành án bằng email.
Quá trình này, công chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận, hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án thông tin cho đương sự bằng email phản hồi về quyền yêu cầu thi hành án của họ theo nội dung bản án, quyết định một cách chính xác, hướng dẫn yêu cầu thi hành án đúng quyền lợi, nghĩa vụ theo nội dung bản án, quyết định, đúng thẩm quyền thi hành án của cơ quan thi hành án dân sự.
* Email phản hồi cho đương sự (Mẫu 02-QT) phải hướng dẫn cụ thể về:
- Quyền yêu cầu thi hành án của đương sự (trường hợp người yêu cầu không có quyền yêu cầu thi hành án thì thông báo rõ cho họ về việc từ chối tiếp nhận yêu cầu thi hành án).
- Thẩm quyền thi hành án của cơ quan thi hành án dân sự (trường hợp cơ quan thi hành án nơi nhận không có thẩm quyền thi hành án thì thông báo cho đương sự là không có thẩm quyền và hướng dẫn họ yêu cầu thi hành án tại cơ quan thi hành án có thẩm quyền giải quyết vụ việc của họ).
- Nội dung bản án, quyết định và quyền yêu cầu thi hành án của đương sự theo nội dung bản án, quyết định.
- Hình thức yêu cầu thi hành án có thể là nộp đơn yêu cầu thi hành án hoặc yêu cầu thi hành án trực tiếp tại cơ quan thi hành án dân sự hoặc gửi đơn yêu cầu thi hành án qua đường bưu điện.
- Hướng dẫn đương sự nộp bản án, quyết định và các tài liệu khác kèm theo (nếu có), như: Tài liệu về xác minh điều kiện thi hành án để được miễn, giảm phí thi hành án.
Bước 3: Xác nhận việc nhận yêu cầu thi hành án và đặt lịch hẹn đương sự đến yêu cầu thi hành án trực tiếp (nộp đơn/yêu cầu thi hành án trực tiếp/gửi đơn yêu cầu thi hành án qua đường bưu điện)
- Người thực hiện: Công chức tiếp nhận, hỗ trợ.
- Trường hợp đã có đầy đủ thông tin yêu cầu thi hành án của đương sự trong email, cơ quan thi hành án dân sự gửi email xác nhận đã nhận yêu cầu thi hành án và đặt lịch hẹn đương sự đến cơ quan thi hành án dân sự nộp đơn hoặc yêu cầu thi hành án trực tiếp (nêu rõ ngày, giờ, tháng, năm, gặp ai và số điện thoại của người đó để đương sự thuận tiện trong việc liên hệ); trường hợp đương sự gửi đơn yêu cầu thi hành án dân sự qua đương bưu điện thì cơ quan thi hành án dân sự sẽ gửi email phản hồi thông báo về việc đã nhận đơn yêu cầu thi hành án dân sự của đương sự qua đường bưu điện.
Bước 4: Dự thảo quyết định thi hành án
- Người thực hiện: Công chức tiếp nhận, hỗ trợ.
- Sau khi tiếp nhận yêu cầu thi hành án hợp lệ, trong thời hạn <05 ngày làm việc công chức được phân công dự thảo quyết định thi hành án tiến hành dự thảo quyết định thi hành án theo thông tin đã được xác nhận từ yêu cầu thi hành án.
Bước 5: Tiếp nhận yêu cầu thi hành án trực tiếp
- Người thực hiện: Công chức tiếp nhận, hỗ trợ.
Sau khi nhận yêu cầu thi hành án trực tiếp, công chức tiếp nhận, hỗ trợ tiến hành đối chiếu thông tin của yêu cầu thi hành án trực tuyến và yêu cầu thi hành án trực tiếp.
Trường hợp 1:
Nếu thông tin, hồ sơ đương sự cung cấp hợp lệ, đầy đủ thì công chức tiếp nhận, hỗ trợ thông tin cho đương sự những nội dung sau:
- Yêu cầu thi hành án đã đầy đủ, hợp lệ;
- Đương sự có thể chờ để lấy ngay quyết định thi hành án hoặc nhận quyết định thi hành án theo thủ tục thông báo quyết định thi hành án.
Trường hợp 2:
Nếu thông tin, hồ sơ đương sự cung cấp chưa đầy đủ, hợp lệ thì công chức tiếp nhận, hỗ trợ tiếp tục hướng dẫn đương sự bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
Trường hợp 3:
Trường hợp đương sự gửi yêu cầu thi hành án qua đường bưu điện. Sau khi đối chiếu thông tin, công chức tiếp nhận, hỗ trợ:
- Nếu thông tin chính xác, hồ sơ đầy đủ thì trình Thủ trưởng cơ quan thi hành án ra quyết định thi hành án và gửi file mềm quyết định thi hành án (số/ngày/tháng/năm/đã ký) cho đương sự theo email đã tiếp nhận từ yêu cầu thi hành án trực tuyến.
- Nếu thông tin không chính xác, hồ sơ chưa đầy đủ thì công chức tiếp nhận, hỗ trợ gửi lại email thông tin cho đương sự bổ sung, hoàn thiện hồ sơ đồng thời tiếp tục đặt lịch hẹn đương sự đến yêu cầu thi hành án trực tiếp.
Bước 6: Ra quyết định thi hành án
- Người thực hiện: Thủ trưởng cơ quan thi hành án.
Trên cơ sở đề xuất của công chức, Thủ trưởng cơ quan thi hành án xem xét, ký quyết định thi hành án ngay trong ngày làm việc, sau đó chuyển bộ phận Văn thư làm thủ tục phát hành quyết định thi hành án.
Bước 7: Phát hành quyết định thi hành án
- Người thực hiện: Văn thư; công chức tiếp nhận, hỗ trợ; Chấp hành viên.
- Văn thư nhận quyết định thi hành án, lấy số, nhân bản, đóng dấu, lưu và giao cho Chấp hành viên/công chức được giao tiếp nhận, hỗ trợ.
- Công chức tiếp nhận, hỗ trợ gửi email kèm file mềm quyết định thi hành án (số/ngày/tháng/năm/đã ký) cho đương sự theo email đã tiếp nhận từ yêu cầu thi hành án trực tuyến.
- Chấp hành viên thực hiện việc thông báo quyết định thi hành án theo quy định thông báo về thi hành án dân sự.
3. Giao diện mục hỗ trợ yêu cầu thi hành án trực tuyến tại Trang thông tin điện tử thi hành án dân sự
- Giao diện mục hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án thiết kế trên 12 Trang thông tin điện tử thi hành án dân sự của các Cục Thi hành án dân sự nơi thực hiện thí điểm, được tích hợp trên Cổng thông tin thi hành án dân sự của Tổng cục Thi hành án dân sự.
- Tương tác hỗ trợ yêu cầu thi hành án dân sự thực hiện thí điểm thông qua hình thức email.
Địa chỉ nhận hộp thư điện tử tiếp nhận yêu cầu thi hành án trực tuyến là địa chỉ của Cục Thi hành án dân sự nơi thực hiện thí điểm có thêm cụm từ viết tắt “htttyctha”, ví dụ htttycthanamdinh@moj.gov.vn (hộp thư điện tử hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án của Cục Thi hành án dân sự tỉnh Nam Định); htttycthacctpnamdinh@moj.gov.vn (hộp thư điện tử hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án của Chi cục Thi hành án dân sự thành phố Nam Định).
5.  Phương thức hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án
Phương án tạm thời, tương tác hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án dân sự thực hiện thí điểm thông qua thư điện tử (email). Cục Công nghệ thông tin Bộ Tư pháp cấp mới hộp thư phục vụ hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án đối với 12 Cục Thi hành án dân sự thực hiện thí điểm và các Chi cục Thi hành án dân sự trực thuộc. Về lâu dài, trường hợp kết quả thực hiện thí điểm khả quan, nghiên cứu triển khai nhân rộng hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án trên phạm vi toàn quốc thì cần bố trí kinh phí để xây dựng phần mềm hỗ trợ (có thể nâng cao hiệu quả giúp người dân có thể tiếp cận tốt hơn với những thông tin họ cần hỗ trợ, cách thức yêu cầu thi hành án dễ dàng, thuận tiện, công chức cơ quan thi hành án có thể tiết kiệm được thời gian dự thảo quyết định thi hành án, có thêm thời gian để tập trung hỗ trợ, đối chiếu, rà soát các quyết định thi hành án được ban hành). Cục Công nghệ thông tin triển khai thiết kế “Banner” với tiêu đề “Hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án” tại Cổng Thông tin thi hành án của Tổng cục Thi hành án dân sự và tích hợp với 12 Trang Thông tin điện tử của 12 Cục Thi hành án dân sự thực hiện thí điểm hỗ trợ trực tuyến yêu cầu thi hành án.