Thực trạng Phần mềm Quản lý quá trình thụ lý, Tổ chức thi hành án và Báo cáo thống kê thi hành án dân sự; Sự cần thiết của việc nâng cấp, hoàn thiện phần mềm

 
I. Quá trình triển khai thực hiện
Từ năm 2019 đến nay, Tổng cục Thi hành án dân sự (THADS) đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo thực hiện[1] việc rà soát, đánh giá từ các đơn vị thuộc Tổng cục tới các cơ quan THADS địa phương, đồng thời phối hợp với Cục Công nghệ thông tin (CNTT) chỉnh sửa nhiều tính năng trên Phần mềm Phần mềm Quản lý quá trình thụ lý, Tổ chức thi hành án và Báo cáo thống kê thi hành án dân sự ( sau đây gọi tắt là Phần mềm Thụ lý), đề xuất với Cục CNTT sửa đổi, nâng cấp nhưng chưa thực hiện toàn diện, chủ yếu thực hiện các bước chỉnh sửa nhỏ phục vụ giải quyết các vướng mắc phát sinh. Để tiếp tục nâng cao hiệu quả của Phần mềm Thụ lý trong quản lý, điều hành hoạt động THADS và hỗ trợ Chấp hành viên (CHV), Tổng cục THADS đã tiến hành khảo sát, phối hợp Cục CNTT, các cơ quan THADS địa phương, tổ chức khảo sát đánh giá đối với 2 phần (i) Chức năng chính của Phần mềm với 9 nhóm nội dung đánh giá 41 tính năng; (ii) Tính năng cụ thể, đánh giá 93 tính năng.
II. Hiện trạng Phần mềm Thụ lý
1. Những tính năng đã có, đang được khai thác, sử dụng:
- Về giao diện phần mềm đã có các thẻ chức năng quản lý các tác nghiệp liên quan đến các quy trình tiếp nhận bản án, quyết định của Tòa án, đơn yêu cầu thi hành án; thụ lý, tổ chức thi hành án và báo cáo thống kê THADS[2]; hiển thị một số thông tin liên quan đến số liệu thống kê cơ bản, các thông báo chung, một số cảnh báo và phần hướng dẫn sử dụng.
- Chức năng tiếp nhận yêu cầu thi hành án, bản án, quyết định của tòa án, ra quyết định thi hành án, thụ lý và phân công CHV tổ chức thi hành án (vào sổ tiếp nhận, danh sách tiếp nhận đơn yêu cầu thi hành, bản án, quyết định của tòa án; chuyển giao hồ sơ (CHV sang CHV; bàn giao hồ sơ khi Cục rút hồ sơ từ Chi cục lên thi hành; từ đơn vị này sang đơn vị khác khi thực hiện ủy thác thi hành án); danh sách quyết định THA, phê duyệt quyết định THA (Thủ trưởng cơ quan Thi hành án ký quyết định THA), phân công CHV tổ chức thi hành, danh sách các hồ sơ thụ lý).
- Chức năng quản lý quá trình tổ chức thi hành án, theo dõi được một nghiệp vụ phát sinh trong quá trình tổ chức thi hành án như: Theo dõi danh sách hồ sơ phải thi hành; cập nhật hồ sơ thi hành án gồm: Cập nhật tiền và tài sản, cập nhật kết quả THA, cập nhật các thông báo, bổ sung hồ sơ thi hành án, quản lý danh sách tiền và tài sản; ủy thác thi hành án.
- Tổng hợp, in được báo cáo thống kê theo quy định tại Thông tư số 01/2013/TT-BTP ngày 03/01/2013 của Bộ Tư pháp hướng dẫn Chế độ báo cáo thông kê THADS và 08/2015/TT-BTP ngày 26/6/2015 của Bộ Tư pháp sửa đổi Thông tư số 01/2013/TT-BTP.
2. Những chức năng chưa đáp ứng, chưa có trên Phần mềm thụ lý
2.1. Về tên gọi và các thuật ngữ được sử dụng trong Phần mềm Thụ lý
- Tên gọi dài, cần chỉnh lý lại đảm bảo ngắn gọn, dễ sử dụng;
- Nhiều thuật ngữ sử dụng không đúng quy định, khó hiểu, ví dụ như: Phê duyệt quyết định THA, thông tin bổ sung….
2.2. Về giao diện Phần mềm Thụ lý
- Các thẻ thức năng không quản lý theo vai trò (Thủ trưởng cơ quan THADS, CHV, công chức được phân công tiếp nhận, nhập liệu ban đầu, cán bộ thống kê…) nên gây khó khăn cho quá trình sử dụng;
- Chưa có giao diện sử dụng cho vai trò của Tổng cục trưởng, các Phó Tổng cục trưởng; Lãnh đạo các đơn vị thuộc Tổng cục và các công chức chuyên quản theo phạm vi địa phương hoặc theo lĩnh vực công tác;
- Thông tin thống kê, thông tin cảnh báo, thông tin chung thiếu chính xác, không rõ ràng, gây hiểu lầm do không xác định được là của đối tượng nào (của toàn tỉnh hay của CHV, hay của Cục hoặc Chi cục);
- Nội dung thông báo chung trùng lắp, ví dụ: Số hồ sơ chưa thi hành xong và số hồ sơ đang thi hành; nội dung cảnh báo không đúng quy định, không có trong thực tế, như: cảnh báo hồ sơ trực tuyến đang chờ xử lý.
- Các giao diện chức năng bố trí chưa hợp lý, chưa phù hợp với từng vai trò và còn thiếu nhiều gây khó khăn cho người sử dụng.
2.3. Về việc cập nhật các thay đổi theo quy định của pháp luật và yêu cầu đối với công tác quản lý, chỉ đạo hoạt động thi hành án dân sự
- Phần mềm chưa cập nhật trường hợp ủy thác xử lý tài sản theo Luật sửa đổi năm 2022 (Điều 55, 56, 57).
- Các biểu mẫu trên Phần mềm chưa đáp ứng thể thức theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, không tự động in được biểu mẫu nên vẫn phải làm thủ công. Bên cạnh đó, các biểu mẫu về nghiệp vụ THADS chưa được cập nhật theo quy định tại Thông tư số 04/2023/TT-BTP ngày 14/8/2023 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số thủ tục quản lý hành chính và biểu mẫu nghiệp vụ THADS.
- Chức năng thống kê chưa được cập nhật theo Thông tư số 06/2019/TT-BTP ngày 21/11/2019 của Bộ Tư pháp quy định chế độ báo cáo thống kê THADS, theo dõi THAHC và Thông tư số 12/TTLT-BTP-VKSNDTC-TANDTC ngày 29/12/2021 quy định về phối hợp trong thống kê THADS, theo dõi THAHC liên ngành.
- Chưa cập nhật và xây dựng được các tính năng quản lý các loại án đặc thù như: (i) Quản lý án tham nhũng, kinh tế; (ii) Việc trọng điểm; (iii) Việc thi hành các khoản thu cho tổ chức tín dụng; (iv) Quản lý việc có điều kiện trên 1 năm chưa thi hành xong; (v) Quản lý việc chuyển sổ theo dõi riêng; (vi) Quản lý việc bán đấu giá tài sản thành, chưa thành; (vii) Quản lý án tuyên chưa rõ, khó thi hành.
- Việc tích hợp, đồng bộ hóa dữ liệu thông tin người phải thi hành án chưa có điều kiện thi hành với Phần mềm CSDLĐT người phải thi hành án chưa có điều kiện, Cổng/Trang thông tin điện tử THADS chưa được thông suốt, vẫn có lỗi xảy ra trong quá trình đồng bộ, chưa có module tích hợp thông tin người chưa có điều kiện đối với việc chưa có điều kiện trong quân đội; Chưa tích hợp, đồng bộ dữ liệu với CSDL Quốc gia về dân cư.
- Chưa cập nhật tính đặc thù trong tổ chức ở một số nội dung: (i) Không có Phòng Nghiệp vụ 2 cho Cục THADS Thành phố Hồ Chí Minh; (ii) Chưa chỉnh lý sự thay đổi địa giới của quận, huyện sau khi sát nhập như Tp Thủ Đức...
- Chưa có tính năng cảnh báo liên quan đến các hoạt động chuyên môn của CHV, hỗ trợ và giám sát hoạt động THADS của Lãnh đạo các cơ quan THADS như: (i) Chức năng cảnh báo việc thực hiện các loại thời hạn trong THADS; (ii) Cảnh báo về các sai sót trong thực hiện trình tự, thủ tục THADS; (iii) Tính toán, xác định và dự báo số việc, số tiền phải thi hành để đạt chỉ tiêu trong mỗi kỳ báo cáo; (iv) Trích xuất số liệu xây dựng báo cáo thống kê; (vi) Thu hồi, sửa đổi, bổ sung quyết định về THADS; (vii) Việc đủ điều kiện xét miễn, giảm nghĩa vụ THA; (viii) Trích xuất thông tin xác nhận kết quả THADS….
- Chưa có các tính năng phục vụ công tác theo dõi THAHC, Bồi thường nhà nước và đảm bảo tài chính; quản lý công tác kiểm tra; giải quyết khiếu nại, tố cáo; xử lý kháng nghị, kiến nghị của các cơ quan giám sát và VKSND; Quản lý và theo dõi THA phá sản.
- Chưa có danh sách tổ chức thẩm định giá, bán đấu giá tài sản lên phần mềm để hỗ trợ CHV trong việc tìm kiếm, lựa chọn thực hiện theo quy định.
- Bảng theo dõi chi tiết quá trình tổ chức thi hành một hồ sơ thi hành án chưa chính xác, không cập nhật được thông tin theo trình tự tổ chức thi hành án. Ví dụ, khi cập nhật kết quả xác minh lại, thì không lưu giữ được thông tin cơ bản của xác minh lần đầu mà tự động xóa trên bảng theo dõi chi tiết.
- Chưa có các chức năng cảnh báo đối với các thủ tục THADS có thời hạn thực hiện hoặc có điều kiện thực hiện, ví dụ như: thời hạn gửi các loại thông báo, thời hạn xử lý tiền, tài sản hoặc các điều kiện áp dụng biện pháp bảo đảm, biện cưỡng chế THADS.
- Phần mềm chưa có đầy đủ và chưa xuất được các loại quyết định, văn bản theo từng yêu cầu của từng thủ tục THADS, nên CHV, Thủ trưởng cơ quan THADS vẫn phải làm thủ công.
- Chưa thiết kế để tái sử dụng dữ liệu đã nhập, nên nhiều dữ liệu đã có trong Phần mềm Thụ lý, nhưng vẫn phải nhập lại nhiều lần với các thủ tục hoặc văn bản có thông tin tương tự.
- Chưa có tính năng xuất được các báo cáo file word.
- Chưa tích hợp chữ ký số trên phần mềm.
- Chức năng tiếp nhận bản án, quyết định và đơn yêu cầu THA, ra quyết định THA, vào sổ thụ lý, phân công CHV và lập hồ sơ THA bố trí chưa hợp lý, chia làm 3 giao diện nhập theo 3 vai trò khiến phải nhập nhiều lần, gây khó khăn, mất thời gian nhập và cần nhiều người nhập, thao tác chậm.
- Chưa có giao diện nhập thông tin bổ sung nhằm phục vụ công tác thống kê đối với những số liệu, dữ liệu không có nguồn từ hồ sơ thi hành án như: Bồi thường nhà nước, thi hành án hành chính, công tác kiểm tra.
2.4. Về các tính năng kỹ thuật trên Phần mềm thụ lý
- Chưa có phần phân quyền phù hợp với từng chủ thể và phạm vi công việc. Ví dụ: tại Tổng cục, Cục THADS không có chức năng phân quyền cho công chức chuyên quản địa bàn; chưa phân quyền theo lĩnh vực công tác của các đơn vị.
- Chưa xây dựng được phiên bản sử dụng trên điện thoại thông minh, nên hiệu quả chưa cao, chưa có tính linh hoạt.
- Tốc độ truy cập và trích xuất dữ liệu từ phần mềm: việc truy cập phần mềm còn chậm, có nhiều thời điểm không kết nối được; việc trích xuất dữ liệu từ phần mềm ngoài việc chậm còn thiếu, không đầy đủ theo yêu cầu, đặc biệt là thời điểm cuối tháng, phục vụ số liệu báo cáo; Phần mềm thường xuyên bị lỗi đăng xuất khỏi hệ thống.
- Dung lượng không đủ để cập nhật thông tin, nên ảnh hưởng đến việc nhập các dữ liệu hồ sơ trên 1 file. Đặc biệt hạn chế dung lượng của 1 file không đủ cho 1 văn bản. Đồng thời, dung lượng 1 hồ sơ cũng bị hạn chế không đủ cập nhật dữ liệu cho 1 hồ sơ THADS.
- Phương thức nhập liệu: Chưa tích hợp được với CSDLQG về dân sự; chưa có phương tích để trích xuất, tích hợp thông tin từ các nguồn tài liệu sẵn có hoặc từ các phần mềm khác; Các dữ liệu đã được cập nhật và phần mềm không tự động điền vào các biểu mẫu có trong phần mềm, chưa tích hợp, chia sẻ, đồng bộ với các phần mềm khác nên không liên thông sử dụng dữ liệu, cùng dữ liệu giống nhau nhưng nhiều công chức phải cập nhật, hoặc có dữ liệu đã có trên phần mềm nhưng Chấp hành viên phải cập nhật nhiều lần gây mất thời gian và lãng phí nguồn lực.
- Chưa tích hợp chữ ký số điện tử để ký phát hành cách loại văn bản như: Quyết định THA, các quyết định, văn bản khác về THADS (biên bản, thông báo, văn bản hành chính khác liên quan trực tiếp đến việc THA...).
- Việc phân quyền cho Lãnh đạo các cơ quan THADS chưa hợp lý, chưa đảm bảo linh hoạt trong phân công công việc đối với CHV và công chức có liên quan khi sử dụng phần mềm.
- Thiếu trường thông tin cơ quan ban hành bản án, quyết định giám đốc thẩm, tái thẩm; sửa đổi, bổ sung bản án;
- Một số loại sổ trong THADS thứ tự bị đảo ngược, tài liệu phát sinh trước được đưa ra sau gây khó khăn cho tìm kiếm, quản lý; Phần mềm chưa cấp số tự động cho các loại quyết định, nên khi phát hành văn bản, cập nhật trở lại xảy ra tình huống văn bản ban hành trước lại được cập nhật sau.
- Quận Thủ Đức, Quận 2, Quận 9 khi lựa chọn không hiển thị các đơn vị cấp xã; Mục địa chỉ của đương sự bị giới hạn bởi 2 địa chỉ, nên có nhiều trường hợp đương sự có nhiều địa chỉ không cập nhật được, nhất là trường hợp đương sự vừa có địa chỉ ở nước ngoài, vừa có địa chỉ ở trong nước.
- Quyết định chủ động THA không hiển thị người được THA là Nhà nước; không có chức năng theo dõi, kiểm soát hồ sơ được bàn giao qua nhiều CHV khác nhau; chưa có tính năng bàn giao hồ sơ THA theo danh sách khi thay đổi Chấp hành viên do nghỉ hưu, chuyển công tác ra ngoài ngành, chuyển công tác sang cơ quan thi hành án khác; Cục rút lên để thi hành, ủy thác thi hành án, nên phải thực hiện đối từng hồ sơ gấy mất thời gian.
- Việc thống kê số việc, tiền trong trường hợp Cục rút lên để thi hành chưa thể hiện được trên báo cáo thống kê (việc Cục đã rút lên để thi hành trên báo cáo của Chi cục đã hiển thị, tuy nhiên biểu thống kê không trừ ra; số tiền Cục rút không thể hiện trên Biểu báo cáo thống kê của Cục);
- Khi bàn giao hồ sơ giữa các Chấp hành viên trên phần mềm thì tất cả các giá trị về tiền, tài sản của hồ sơ (khoản phải thi hành, khoản đã thi hành xong) của Chấp hành viên bàn giao sẽ chuyển hết cho Chấp hành viên nhận bàn giao. Trong khi đó phần mềm kế toán lại giữ lại phần thi hành xong của Chấp hành viên bàn giao và Chấp hành viên nhận bàn giao chỉ nhận phần còn phải thi hành. Dẫn đến chênh lệch số liệu báo cáo thống kê trên phần mềm thụ lý hồ sơ và phần mềm kế toán nghiệp vụ.
- Chưa xử lý được ủy thác thi hành án trong trường hợp đơn vị nhận ủy thác không tham gia sử dụng phần mềm (cơ quan Thi hành án trong quân đội). Hoặc khi ủy thác trên Phần mềm mà đơn vị nhận ủy thác chưa chấp nhận ủy thác.
- Về tính năng quản lý kho vật chứng: (i) Tại mục danh sách tiếp nhận quản lý theo dõi vật chứng chưa có quyết định: Không có cột thể hiện tên vụ việc thi hành dẫn đến việc trích xuất, kiểm tra, theo dõi quản lý vật chứng bị hạn chế; (ii) Đối với việc xử lý vật chứng thuộc bộ phận kho, trong một vụ án có nhiều đối tượng phải thi hành án, khi thủ kho trích xuất vật chứng để xử lý theo quyết định thi hành án đối với từng đối tượng thì danh sách xử lý vật chứng hiện lên toàn bộ số vật chứng nhập ban đầu (tức là nhập theo quyết định chuyển vật chứng của cơ quan VKS), theo quy định thì chỉ xử lý những vật chứng thuộc đối tượng đã ra quyết định thi hành án, những vật chứng thuộc đối tượng chưa ra quyết định thi hành án phải nằm trong danh sách chờ xử lý.
- Việc cập nhật thông tin đối với vụ việc chưa có điều kiện, hoãn, tạm đình chỉ thi hành án có bất cập và không đánh giá đúng bản chất vụ việc, cụ thể: Khi một vụ việc thuộc loại án chưa điều kiện, quá trình giải quyết Chấp hành viên thi hành được được một phần nghĩa vụ của người phải thi hành án, nếu muốn nhập số tiền thu được, chấp hành viên phải xóa tình trạng chưa điều kiện của vụ việc đó mới cập nhật được số tiền thu vì Phần mềm không có tình trạng tiếp tục thi hành án.
- Tại Cục và các Chi cục đã trích xuất được báo cáo kết quả thi hành án theo năm cố định. Tuy nhiên, việc trích xuất báo cáo theo thời điểm chưa thực hiện được, số liệu thi hành chưa chính xác.
3. Đề xuất
Các tính năng chưa đáp ứng hoặc còn thiếu nêu trên, nếu được hoàn thiện, sẽ phát huy hiệu quả trên các khía cạnh: (i) Giúp Thủ trưởng cơ quan THADS quản lý chặt chẽ hoạt động tổ chức THADS; giám sát hoạt động THADS, kiểm soát tiến độ tổ chức THA, thực hiện chỉ tiêu, nhiệm vụ THADS; (ii) Tích hợp, chia sẻ dữ liệu với các phần mềm hoặc cơ sở dữ liệu khác, phục vụ khai thác thông tin, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động THADS; (iii) Giúp CHV giảm tải công việc; quản lý chặt chẽ hồ sơ thi hành án; hỗ trợ CHV trong kiểm soát các sai sót trong quá trình tổ chức thi hành án; (iv) Hỗ trợ Tổng Cục THADS phân công quản lý theo lĩnh vực, địa bàn công tác và quản lý chặt chẽ tiến độ thực thực hiện chỉ tiêu, nhiệm vụ THADS, THAHC.
Do đó, việc nâng cấp, hoàn thiện Phần mềm Thụ lý là nhiệm vụ cần thiết để khắc phục các hạn chế, cập nhật, bổ sung những tính năng mới phù hợp với yêu cầu quản lý công tác THADS, THAHC trong tình hình mới.
Phạm Ngọc Anh – Vụ NV3