A. HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Điều 17. Lập chứng từ

1.Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động nghiệp vụ thi hành án dân sự đều phải lập chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán đều phải có chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp chứng minh.

2. Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên và chỉ lập một lần đúng với thực tế về thời gian, địa điểm, nội dung và số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trường hợp chứng từ in hỏng, in thiếu liên, viết sai thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo (X) vào tất cả các liên và không được xé rời các liên ra khỏi cuống.

Điều 18. Nội dung của chứng từ

1. Chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc nhận từ bên ngoài vào phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

1.1. Tên gọi của chứng từ như: Biên lai thu tiền, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị tạm ứng...;

1.2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ, số hiệu của chứng từ;

1.3. Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập chứng từ;          

1.4. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ;

1.5. Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

1.6. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, tổng số tiền ghi bằng số và ghi bằng chữ;

1.7. Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ;

1.8. Đối với loại chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn, ngoài những nội dung chủ yếu trên, đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án có thể bổ sung một số nội dung cho phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của hoạt động thi hành án dân sự.

2. Đối với những khoản mua sắm số lượng ít, giá trị nhỏ, nếu người bán không lập hoá đơn hoặc mua vật tư, dịch vụ của những đối tượng bán hàng không ở diện lập hoá đơn thì người mua phải lập “Bảng kê mua hàng”. Bảng kê mua hàng phải ghi rõ họ, tên, địa chỉ người mua; tên, số lượng hàng hoá, dịch vụ đã mua và số tiền thực tế đã trả và phải được kế toán kiểm tra, xác nhận, Thủ trưởng đơn vị ký duyệt thì Bảng kê mua hàng là chứng từ hợp pháp, hợp lệ dùng làm căn cứ để thanh toán và ghi sổ kế toán.

3. Đối với những chứng từ liên quan đến thu tiền nộp ngân sách nhà nước, chưa quy định trong chế độ này khi đơn vị muốn tự in thì phải được cơ quan có thẩm quyền đồng ý bằng văn bản và phải thực hiện theo đúng quy định về chế độ quản lý, phát hành và sử dụng hoá đơn do Bộ Tài chính quy định.

4. Chứng từ sao chụp: Chứng từ lưu ở bộ phận kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự phải là bản chính. Trong trường hợp chứng từ chỉ có 01 bản chính mà phải lưu ở hồ sơ kế toán và hồ sơ thi hành án thì hồ sơ kế toán lưu bản chính, hồ sơ thi hành án lưu bản sao. Chứng từ sao chụp phải chụp từ bản chính, sau khi sao chụp, Thủ trưởng đơn vị xác nhận vào bản chứng từ sao chụp. Bản chứng từ sao chụp sau khi Thủ trưởng đơn vị  xác nhận được coi là chứng từ hợp pháp để lưu hồ sơ thi hành án của Chấp hành viên.

5. Chứng từ điện tử: Kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự được sử dụng chứng từ điện tử khi có phát sinh các chứng từ điện tử trong quá trình thi hành án theo quy định của pháp luật về kế toán.

Điều 19. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn

1. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là mẫu chứng từ đặc biệt có giá trị như tiền gồm: Séc, Biên lai thu tiền, Tín phiếu, Trái phiếu, Công trái và các loại chứng từ kế toán bắt buộc khác. Mẫu chứng từ bắt buộc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu mẫu mà các đơn vị kế toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán.

2. Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định; ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.

Điều 20. Các hành vi nghiêm cấm về chứng từ kế toán

1. Bán tài sản sung công không lập hoá đơn chứng từ và không giao hoá đơn cho khách hàng;

2. Xuất, nhập quỹ; xuất nhập tài sản, vật chứng hoặc tiêu huỷ tài sản không lập chứng từ kế toán;

3. Giả mạo chứng từ kế toán để tham ô tiền quỹ, tài sản thi hành án;

4. Hợp pháp hoá chứng từ kế toán;

5. Chủ tài khoản, Kế toán trưởng và người có liên quan ký sẵn tên trên các chứng từ khi chưa ghi đủ nội dung;

6. Xuyên tạc hoặc cố ý làm sai lệch nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

7. Sửa chữa, tẩy xoá trên chứng từ kế toán;

8. Huỷ bỏ chứng từ trái quy định hoặc chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định;

9. Sử dụng các biểu mẫu chứng từ không đúng quy định;

10. Trường hợp vi phạm nội dung quy định tại điều này phải bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 21. Trình tự xử lý chứng từ kế toán

1. Tất cả chứng từ kế toán do đơn vị lập hay nhận từ bên ngoài đều phải tập trung ở bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán phải kiểm tra những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới sử dụng để ghi sổ kế toán.

2. Thực hiện phân loại, sắp xếp, bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán.

Đối với chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, không đúng nội dung hoặc con số, chữ viết không rõ ràng thì kế toán phải trả lại cho người lập để làm lại hoặc bổ sung thêm cho hoàn chỉnh, sau đó mới dùng để thanh toán và ghi sổ kế toán.

Điều 22. Xử lý chứng từ kế toán khi bị mất hoặc hư hỏng

Mọi trường hợp mất, hư hỏng chứng từ kế toán đều phải báo cáo với Thủ trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường hợp mất Biên lai thu tiền và các chứng từ khác có giá trị như tiền phải báo cho Cơ quan Tài chính và Công an địa phương biết số hiệu, số lượng những tờ bị mất, hoàn cảnh bị mất và có biện pháp thông báo vô hiệu hoá các chứng từ kế toán bị mất để tránh bị lợi dụng.

Điều 23. Hệ thống chứng từ kế toán thi hành án 

Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án thực hiện theo quy định của Luật kế toán, Nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 5 năm 2004 của Chính phủ, theo quy định tại Thông tư này này và những văn bản khác.

Điều 24. Danh mục chứng từ kế toán, mẫu chứng từ kế toán, giải thích nội dung và phương pháp lập chứng từ kế toán thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 01 kèm theo Thông tư này.