Công tác văn phòng là công tác quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, muốn công tác quản lý, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức mình được thông suốt, chất lượng và hiệu quả thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng, bảo đảm các nhiệm vụ của công tác văn phòng được tổ chức khoa học, trật tự, nền nếp.

Thực hiện Luật Thi hành án dân sự số 26/2008/QH12 ngày 14 tháng 11 năm 2008 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 64/2014/QH13 ngày 25 tháng 11 năm 2014, Nghị định số 62/2015/NĐ-CP ngày 18 tháng 7 năm 2015 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thi hành án dân sự, Quyết định số 61/2014/QĐ-TTg ngày 30 tháng 10 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thi hành án dân sự trực thuộc Bộ Tư pháp, các cơ quan thi hành án dân sự được tổ chức thành hệ thống dọc từ Trung ương đến địa phương theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Cùng với đó, Quyết định số 2785/QĐ-BTP ngày 25 tháng 10 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Phê duyệt cơ cấu tổ chức Cục Thi hành án dân sự, số lượng Lãnh đạo Cục Thi hành án dân sự, Lãnh đạo Phòng Chuyên môn thuộc Cục Thi hành án dân sự và Lãnh đạo Chi cục Thi hành án dân sự và Thông tư số 13/2013/TT-BTP ngày 13 tháng 9 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Quy định tiêu chuẩn chức danh công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý thuộc Cục Thi hành án dân sự và Chi cục Thi hành án dân sự là những cơ sở pháp lý quan trọng, vững chắc để hình thành hệ thống văn phòng các cấp và xây dựng đội ngũ công chức làm công tác văn phòng trong toàn Hệ thống.

Để triển khai kịp thời, đầy đủ các nhiệm vụ của công tác văn phòng, ngay từ năm 2013, Tổng cục Thi hành án dân sự đã tổ chức tập huấn, hướng dẫn Cục Thi hành án dân sự các địa phương nghiêm túc triển khai các nhiệm vụ công tác văn phòng được giao trên địa bàn quản lý. Nhờ đó, công tác văn phòng của toàn Hệ thống đã từng bước đi vào nền nếp, tính chuyên môn, chuyên nghiệp ngày càng được nâng cao, bước đầu phục vụ có hiệu quả cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, qua theo dõi, đánh giá, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn phòng các cấp trong toàn Hệ thống, đặc biệt là tại các cơ quan thi hành án dân sự còn bộc lộ một số tồn tại, hạn chế, chậm được khắc phục, cụ thể:

Thứ nhất, lãnh đạo nhiều đơn vị còn chưa nhận thức đầy đủ về vị trí, vai trò của công tác văn phòng, chưa quan tâm và triển khai đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ của công tác văn phòng dẫn đến chất lượng, hiệu quả nhiều mặt công tác này còn hạn chế như công tác tham mưu-tổng hợp; xây dựng, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, kết luận của lãnh đạo; tổ chức thông tin phục vụ lãnh đạo; công tác báo chí, phát ngôn. Nhiều Văn phòng còn hoạt động như một đơn vị phục vụ với tính chất hành chính - quản trị thông thường.

Thứ hai, tổ chức bộ máy thực hiện các nhiệm vụ công tác văn phòng còn chưa được kiện toàn đầy đủ, chức năng nhiệm vụ của công tác văn phòng toàn quốc còn chưa được hướng dẫn, quy định thống nhất; mối quan hệ, cơ chế phối hợp, cơ chế thông tin trong công tác văn phòng còn thiếu khoa học, thiếu chặt chẽ, thậm chí có phần rời rạc, chưa tạo và phát huy được đầy đủ sức mạnh tổng hợp của công tác văn phòng toàn Hệ thống.

Thứ ba, tính chuyên nghiệp trong công tác văn phòng chưa cao; công tác đào tạo nghiệp vụ văn phòng còn chưa được chú trọng đúng mức. Hầu hết các Lãnh đạo Văn phòng và công chức làm công tác văn phòng trong Hệ thống còn chưa được đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác văn phòng.   

Thứ tư, đội ngũ công chức làm công tác văn phòng không ổn định, phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ không thuộc chức năng, nhiệm vụ của công tác văn phòng nên thiếu thời gian tập trung cho công tác chuyên môn văn phòng, còn trường hợp do năng lực hạn chế nên bố trí về Văn phòng hoặc trình độ chuyên môn nghiệp vụ không phù hợp với vị trí việc làm của công tác văn phòng.

Thứ năm, việc thu hút công chức có trình độ năng lực về làm công tác văn phòng còn khó khăn do chế độ đãi ngộ thấp so với mặt bằng chế độ đãi ngộ chung của đội ngũ công chức làm công tác thi hành án dân sự; lao động văn phòng còn chưa thực sự được ghi nhận, tôn vinh xứng đáng.

Để tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn phòng tại các Cục, Chi cục Thi hành án dân sự thời gian tới, Tổng cục Thi hành án dân sự yêu cầu Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Chi cục trưởng Chi cục Thi hành án dân sự các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh quan tâm, triển khai một số giải pháp cơ bản sau:

1. Trên cơ sở hướng dẫn của Tổng Cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục, nhiệm vụ công tác văn phòng các Chi cục, Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự ban hành Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Cục, đồng thời hướng dẫn các Chi cục trưởng trên địa bàn ban hành các quy định về triển khai đầy đủ, nghiêm túc các nhiệm vụ công tác văn phòng tại đơn vị. Trường hợp các đơn vị đã ban hành Quyết định thì đối chiếu, rà soát, bổ sung cho phù hợp (Phụ lục 1).

2. Căn cứ Đề án vị trí việc làm của cơ quan, đơn vị, tổ chức thực hiện, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện vị trí việc làm tại Văn phòng Cục và công tác văn phòng tại các Chi cục. Bố trí công chức làm công tác văn phòng bảo đảm đủ về số lượng, đáp ứng về chất lượng, thành thạo chuyên môn, nghiệp vụ, phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của công tác văn phòng. Từng bước chấm dứt tình trạng công chức văn phòng kiêm nhiệm các nhiệm vụ không thuộc chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng. Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao năng lực công tác và tính chuyên nghiệp của công chức làm công tác văn phòng.

3. Áp dụng nghiêm túc quy trình giải quyết các nhiệm vụ của công tác văn phòng theo hướng dẫn của Tổng cục. Trường hợp chưa có quy trình giải quyết thì Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự kiến nghị Tổng cục nghiên cứu ban hành quy trình giải quyết các nhiệm vụ của công tác văn phòng thống nhất trên toàn quốc (Phụ lục 2).

4. Có biện pháp cụ thể nâng cao chất lượng một số mặt công tác còn hạn chế trong thời gian qua, đặc biệt là công tác tham mưu, tổng hợp, công tác xây dựng và đôn đốc việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, kết luận. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, từng bước hiện đại hóa công tác văn phòng. Trước mắt, cần tập trung triển khai hiệu quả Hệ thống quản lý văn bản, điều hành, giúp Lãnh đạo Cục, Chi cục kiểm soát, đôn đốc hiệu quả các nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.

5. Khuyến khích Văn phòng các Cục Thi hành án dân sự tổ chức trao đổi, học tập, rút kinh nghiệm việc triển khai công tác văn phòng trên địa bàn quản lý; tổ chức mối quan hệ phối hợp, hỗ trợ, bảo đảm cơ chế thông tin thông suốt trong công tác văn phòng toàn Hệ thống (Phụ lục 3).

6. Giao Chánh Văn phòng Tổng cục tham mưu giúp Tổng Cục trưởng thường xuyên theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc triển khai nghiêm túc, đầy đủ, kịp thời các nhiệm vụ công tác văn phòng trong toàn Hệ thống; phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ Tổng cục tham mưu giúp Tổng Cục trưởng chỉ đạo việc tiếp tục kiện toàn tổ chức và đội ngũ công chức làm công tác văn phòng theo quy định và yêu cầu của nhiệm vụ công tác.

Tổng cục Thi hành án dân sự đề nghị đồng chí Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự tiếp tục chú trọng, quan tâm đến công tác văn phòng, tổ chức quán triệt, triển khai nghiêm túc những nội dung nêu trên, từng bước nâng cao chất lượng của hoạt động văn phòng để phục vụ thiết thực, hiệu quả hơn nữa cho việc hoàn thành các nhiệm vụ và chỉ tiêu thi hành án dân sự được Quốc hội, Chính phủ giao./.