CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ TỈNH KIÊN GIANG

Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ cũng quan trọng không kém. Do đó, công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức là một trong những lĩnh vực công tác có vai trò và tầm quan trọng đặc biệt và là lĩnh vực hoạt động không thể thiếu đối với mỗi cơ quan, tổ chức. 

Tuy nhiên, thực tế công tác văn thư - lưu trữ tại một số đơn vị chưa được quan tâm đúng mức; công tác soạn thảo và ban hành văn bản còn sai sót nhất là về hình thức và kỹ thuật trình bày, làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính, làm ảnh hưởng không nhỏ đến bộ mặt, uy tín của cơ quan. Về tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu hành chính còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, còn nhiều hồ sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan chưa được sắp xếp; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời; cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ còn thiếu nhiều; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế. Nguyên nhân là do Lãnh đạo một số đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và hoạt động thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ, côngchức làm công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn hầu hết là kiêm nhiệm và chưa được hướng dẫn về nghiệp vụ.

Thực hiện các quy định của pháp luật và được sự hướng dẫn của Tổng cục THADS, thời gian qua công tác lưu trữ tại Cục Thi hành án dân sự tỉnh Kiên Giang đã được quan tâm nên tổ chức thực hiện dần đi vào nề nếp và đạt một số kết quả nhất định, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành; tạo điều kiện cho việc tra cứu, nghiên cứu phục vụ nhiệm vụ chuyên môn của đơn vị. Đối với tài liệu về nghiệp vụ (như tài liệu về Thi hành án dân sự, Thi hành án hành chính, giải quyết khiếu nại – tố cáo) được Tổng cục quan tâm cho chỉnh lý gần như là toàn bộ (từ năm 1993 đến 2017), đối với các tài liệu, hồ sơ cần đưa vào lưu trữ từ năm 2018 đến nay đều được Văn phòng Cục (Văn thư – lưu trữ) đưa vào kho lưu trữ kịp thời, hồ sơ, tài liệu được bỏ vào hộp, có dán nhãn hộp, thực hiện việc nhập hồ sơ, tài liệu vào Phần mềm lưu trữ giúp cho việc quản lý được khoa học và tra cứu được nhanh hơn.

Khó khăn của Cục Thi hành án dân sự tỉnh Kiên Giang là chỉ có 01 công chức chuyên trách phụ trách công tác Văn thư, lưu trữ (Các Chi cục không có cán bộ chuyên trách mà hầu hết phải kiêm nhiệm) nên công việc nhiều khi quá tải, phải làm thêm vào ban đêm hoặc ngày Thứ Bảy, Chủ nhật. Đối với việc lưu trữ hồ sơ hành chính: Các tài liệu hành chính cũng là những tài liệu rất quan trọng của cơ quan nhưng chưa được bảo quản tập trung trong kho.

Hiện nay hầu hết Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện không có biên chế văn thư, lưu trữ do vậy trong quá trình triển khai thực hiện về công tác văn thư, lưu trữ gặp rất nhiều khó khăn, để có đủ điều kiện triển khai thực hiện đúng qui định  về công tác văn thư, lưu  trữ  hiện hành, nhất thiết Tổng cục Thi hành án dân sự quan tâm xem xét chỉnh lý tài liệu tồn đọng những năm trước, đặc biệt là tài liệu hành chính. Hàng năm tổ chức các đợt tập huấn công tác Văn thư, lưu trữ cho cán bộ Văn thư – Lưu trữ ở các địa phương.