Trong phạm vi bài viết này tác giả đề cập đến quy định về trình tự, thủ tục xử lý đơn khiếu nại trong thi hành án dân sự để những người làm công tác giải quyết khiếu nại trao đổi và vận dụng trong quá trình tiếp nhận, phân loại, xử lý đơn khiếu nại.

Luật Thi hành án dân sự từ Điều 140 đến Điều 153, Chương VI của Luật Thi hành án dân sự, Điều 38 Nghị định số 62/2015/NĐ-CP ngày 18/7/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thi hành án dân sự và Quy chế giải quyết khiếu nại, tố cáo quy định về trình tự, thủ tục giải quyết khiếu nại trong thi hành án dân sự như sau:

I. Tiếp nhận khiếu nại, phân công việc xử lý đơn và phân loại, xử lý đơn khiếu nại

1. Tiếp nhận khiếu nại

Cơ quan thi hành án dân sự tiếp nhận khiếu nại do đương sự gửi hoặc do cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền chuyển đến, thông qua công tác tiếp công dân theo quy định tại Điều 147 Luật Thi hành án dân sự[1] và Điều 6 Quy chế giải quyết khiếu nại, tố cáo[2].

2. Phân công việc xử lý đơn

Theo Điều 7 Quy chế giải quyết khiếu nại, tố cáo quy định:

Văn thư hoặc người được giao làm công tác văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận, vào sổ đối với tất cả đơn khiếu nại do đương sự gửi; do cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền chuyển đến và tiếp nhận thông qua việc tiếp công dân. Việc vào sổ phải được thực hiện ngay trong ngày tiếp nhận, có các thông tin cơ bản về việc khiếu nại (họ và tên, địa chỉ, trích yếu nội dung; nguồn tiếp nhận, ngày gửi, ngày nhận). Đối với đơn thư gửi đích danh thì Văn thư phải chuyển đến đúng người được đề gửi ngay trong ngày tiếp nhận để xem xét, xử lý.

Đối với các trường hợp khẩn, hỏa tốchoặc trường hợp có bút phê của cấp trên yêu cầu, chỉ đạo biện pháp thực hiện, thời hạn thực hiện ngắn, thì cùng với việc ưu tiên vào sổ, báo cáo Lãnh đạo Văn phòng (Lãnh đạo Chi cục), Văn thư phải sao gửi văn bản đó ngay sau khi nhận cho Vụ Giải quyết khiếu nại, tố cáo, Phòng Kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo (sau đây gọi là Vụ (Phòng), Chuyên viên hoặc Thẩm tra viên (sau đây gọi là công chức tham mưu giải quyết khiếu nại, tố cáo) để kịp thời xử lý.

Việc phân công xử lý đơn thư được thực hiện như sau:

Thứ nhất, tại Tổng cục (Cục): Trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận, Văn thư phải chuyển đơn khiếu nại đến Lãnh đạo Văn phòng để kịp thời phân loại. Ngay trong ngày, Lãnh đạo Văn phòng phải trình Lãnh đạo Tổng cục (Cục) phụ trách công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo (sau đây gọi là Lãnh đạo Tổng cục, Cục) để xem xét, cho ý kiến. Trường hợp Lãnh đạo Tổng cục (Cục) đi công tác từ 02 ngày làm việc trở lên thì chuyển cho Tổng cục trưởng (Cục trưởng) hoặc người được Tổng cục trưởng (Cục trưởng) uỷ quyền để xem xét, xử lý.

Trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ khi nhận được đơn khiếu nại do Văn phòng trình, Lãnh đạo Tổng cục (Cục) phải xem xét, cho ý kiến và chuyển lại văn thư để chuyển ngay trong ngày cho Lãnh đạo Vụ (Phòng) để xem xét, giải quyết.

Trong thời hạn 01 ngày làm việc, Lãnh đạo Vụ (Phòng) căn cứ vào nội dung khiếu nại để xem xét, cho ý kiến, phân công công chức tham mưu giải quyết khiếu nại và chuyển cho người được giao làm công tác văn thư của Vụ (Phòng).

Trong thời hạn 01 ngày làm việc, người được giao làm công tác văn thư của Vụ (Phòng) phải vào sổ theo dõi và chuyển đơn cho công chức được phân công. Sổ theo dõi phải có các thông tin cơ bản về việc khiếu nại (họ và tên, địa chỉ, trích yếu nội dung; nguồn tiếp nhận, ngày gửi, ngày nhận).

Thứ hai, tại Chi cục: Trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận, công chức làm công tác văn thư trình Lãnh đạo Chi cục phụ trách công tác giải quyết khiếu nại (sau đây gọi là Lãnh đạo Chi cục) để xem xét. Ngay trong ngày, Lãnh đạo Chi cục phải xem xét, phân công công chức tham mưu giải quyết. Trường hợp Lãnh đạo Chi cục đi công tác từ 02 ngày làm việc trở lên thì chuyển cho Chi cục trưởng hoặc người được Chi cục trưởng uỷ quyền để xem xét, xử lý.

3. Phân loại, xử lý đơn khiếu nại

Việc phân loại, xử lý đơn khiếu nại được thực hiện theo Điều 38 Nghị định số 62/2015/NĐ-CP ngày 18/7/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thi hành án dân sự[3] và quy định chi tiết tại Điều 8 Quy chế giải quyết khiếu nại, tố cáo như sau:

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày được phân công, công chức tham mưu giải quyết phải tiến hành nghiên cứu nội dung khiếu nại và xử lý như sau:

1. Trường hợp khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan mình theo quy định tại Điều 142 Luật thi hành án dân sự, nhưng chưa đủ điều kiện thụ lý do người khiếu nại chưa thực hiện đúng quy định của pháp luật thì công chức tham mưu giải quyết khiếu nại soạn thảo, trình Lãnh đạo Vụ (Phòng, Chi cục) xem xét, ký văn bản hướng dẫn, yêu cầu người khiếu nại thực hiện để được thụ lý, giải quyết.

Trường hợp khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan mình theo quy định tại Điều 142 Luật thi hành án dân sự và người khiếu nại đã thực hiện đúng quy định của pháp luật thì phải thụ lý, giải quyết theo quy định tại mục 1 Chương III Quy chế này.

2. Trường hợp khiếu nại có một phần nội dung thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan mình theo quy định tại Điều 142 Luật thi hành án dân sự, một phần thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan khác, thì chỉ tiến hành xem xét những nội dung thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan mình. Đối với những nội dung thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan khác thì xử lý theo quy định tại khoản 3 Điều này.

3. Trường hợp khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan thi hành án dân sự cấp dưới thì công chức tham mưu giải quyết khiếu nại soạn Phiếu chuyển đơn trình lãnh đạo Vụ (Phòng) xem xét, ký chuyển cơ quan thi hành án dân sự có thẩm quyền để giải quyết theo quy định. Trường hợp đã chuyển đơn cho cơ quan thi hành án dân sự cấp dưới để giải quyết nhưng người khiếu nại vẫn tiếp tục khiếu nại về việc không được thụ lý giải quyết hoặc đã quá thời hạn giải quyết theo quy định thì công chức tham mưu giải quyết khiếu nại soạn văn bản trình Lãnh đạo Vụ (Phòng) đề xuất xử lý theo quy định của pháp luật.

Trường hợp khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan khác thì công chức tham mưu giải quyết khiếu nại soạn thảo Phiếu chuyển đơn trình lãnh đạo Vụ (Phòng, Chi cục) xem xét, ký chuyển cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định. Việc chuyển đơn được thông báo cho người khiếu nại biết.

Trường hợp khiếu nại không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan mình nhưng không xác định được cơ quan có thẩm quyền giải quyết thì công chức tham mưu giải quyết khiếu nại soạn thảo, trình lãnh đạo Vụ (Phòng, Chi cục) xem xét, ký công văn thông báo, trả lời để đương sự biết.

4. Trường hợp khiếu nại đã có quyết định giải quyết khiếu nại có hiệu lực thi hành thì không thụ lý nhưng phải có văn bản chỉ dẫn, trả lời cho người khiếu nại.

Trường hợp đơn khiếu nại đã được chuyển, chỉ dẫn, thông báo, trả lời, giải quyết theo quy định của pháp luật nhưng đương sự vẫn tiếp tục có đơn cùng nội dung; đơn đồng thời đề gửi nhiều cơ quan, trong đó đã đề gửi cơ quan có thẩm quyền giải quyết; đơn đã mời người khiếu nại hai lần (theo địa chỉ cung cấp trên đơn) để xác định nội dung khiếu nại, yêu cầu cung cấp tài liệu nhưng không đến mà không thông báo lý do thì lưu đơn.

Ngoài ra, theo Điều 141 Luật Thi hành án dân sự thì người có thẩm quyền người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại cần lưu ý không thụ lý giải quyết đối với những trường hợp khiếu nại sau: (1) Quyết định, hành vi bị khiếu nại không liên quan trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của người khiếu nại; (2) Người khiếu nại không có năng lực hành vi dân sự đầy đủ mà không có người đại diện hợp pháp, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; (3) Người đại diện không có giấy tờ chứng minh về việc đại diện hợp pháp của mình; (4) Thời hiệu khiếu nại đã hết; (5) Việc khiếu nại đã có quyết định giải quyết khiếu nại có hiệu lực thi hành, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản 4 và điểm b khoản 7 Điều 142 của Luật này.

II. Trình tự, thủ tục giải quyết khiếu nại

Theo Luật thi hành án dân sự và Quy chế giải quyết khiếu nại, tố cáo thì trình tự, thủ tục giải quyết khiếu nại trong thi hành án dân sự được thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Thụ lý đơn khiếu nại, yêu cầu báo cáo, giải trình, cung cấp hồ sơ, tài liệu

Theo Điều 146, Điều 148 Luật Thi hành án dân sự và Điều 10 Quy chế giải quyết khiếu nại, tố cáo quy định:

1. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đơn khiếu nại do văn thư chuyển, công chức được giao tham mưu giải quyết khiếu nại có nhiệm vụ soạn thảo Thông báo về việc thụ lý đơn khiếu nại theo Mẫu số D10-THA ban hành kèm theo Thông tư số 09/2011/TT-BTP ngày 30/5/2011 của Bộ Tư pháp, trình Lãnh đạo Vụ (Phòng, Chi cục) xem xét, cho ý kiến và ký ban hành.

Thời hạn giải quyết khiếu nại được tính từ ngày ban hành Thông báo thụ lý đơn khiếu nại. Đối với vụ việc có tính chất phức tạp cần thực hiện việc xác minh, tiếp đương sự, đối thoại, trưng cầu giám định, tổ chức họp, trao đổi ý kiến với các cá nhân, tổ chức, cơ quan có liên quan và tiến hành các biện pháp cần thiết khác theo quy định của pháp luật thì thời hạn tiến hành các thủ tục quy định tại Điều 12 và Điều 13 của Quy chế này có thể kéo dài theo quyết định của người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại nhưng tổng thời gian không vượt quá 30 ngày, kể từ ngày hết thời hạn giải quyết theo quy định tại khoản 3 Điều 146 Luật Thi hành án dân sự. Ngoài ra, theo quy định tại khoản 5 Điều 146 Luật thi hành án dân sự trường hợp ở vùng sâu, vùng xa, đường sá xa xôi, đi lại khó khăn, vụ việc có tính chất phức tạp thì thời hạn giải quyết khiếu nại có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày, kể từ ngày hết thời hạn giải quyết khiếu nại. Đây là một trong những điểm mới của Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thi hành án dân sự năm 2014.

2. Công chức được giao tham mưu giải quyết khiếu nại có nhiệm vụ lập hồ sơ giải quyết khiếu nại theo quy định của Luật thi hành án dân sự.

3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đơn khiếu nại do văn thư chuyển, công chức được giao tham mưu giải quyết khiếu nại có nhiệm vụ soạn thảo Công văn yêu cầu báo cáo giải trình và cung cấp hồ sơ, tài liệu có liên quan trình Lãnh đạo Vụ (Phòng) xem xét, cho ý kiến, ký ban hành.

Trường hợp người bị khiếu nại là Chấp hành viên thì Lãnh đạo Phòng (Chi cục) trực tiếp yêu cầu Chấp hành viên báo cáo giải trình bằng văn bản, cung cấp hồ sơ vụ việc mà không cần có công văn yêu cầu.

4. Thực hiện việc báo cáo giải trình, cung cấp hồ sơ, tài liệu:

Một là, đối với Chấp hành viên thì thời hạn thực hiện là không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trường hợp khiếu nại đối với quyết định, hành vi về áp dụng biện pháp bảo đảm thi hành án thì thời hạn thực hiện không quá 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu.

Hai là, đối với cơ quan thi hành án dân sự cấp dưới thì thời hạn thực hiện báo cáo giải trình, cung cấp hồ sơ, tài liệu là không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được công văn.

Trường hợp giải quyết khiếu nại lần đầu hoặc trường hợp gấp, khẩn thì đồng thời với việc phát hành công văn yêu cầu theo đường bưu điện, công chức được giao tham mưu giải quyết khiếu nại có thể sử dụng phương tiện điện thoại, fax hoặc thư điện tử để kịp thời yêu cầu cơ quan thi hành án dân sự thực hiện.

Việc báo cáo giải trình, cung cấp tài liệu có liên quan theo đường điện thoại, fax hoặc thư điện tử phải được cơ quan thi hành án dân sự cấp dưới thực hiện trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu, trừ trường hợp đặc biệt khác.

Ba là, Lãnh đạo cơ quan thi hành án dân sự được yêu cầu phải ký báo cáo giải trình và chịu trách nhiệm về tính trung thực, đầy đủ, chính xác của báo cáo, hồ sơ, tài liệu. Hồ sơ phô tô thì phải có xác nhận của Lãnh đạo cơ quan thi hành án dân sự. Tài liệu gửi kèm theo báo cáo phải có danh mục cụ thể, rõ ràng.

Trên cơ sở hồ sơ, tài liệu, báo cáo do Chấp hành viên, Lãnh đạo cơ quan thi hành án dân sự cung cấp, công chức được giao tham mưu giải quyết khiếu nại (Thư ký thi hành án hoặc Thẩm tra viên) có nhiệm vụ thẩm tra hồ sơ thi hành án có khiếu nại về thi hành án dân sự. Hồ sơ để thẩm tra khi có khiếu nại là hồ sơ đang thi hành (chưa xong), các tác nghiệp của Chấp hành viên, Thủ trưởng cơ quan thi hành án đang trong quá trình tổ chức thi hành án bị đương sự khiếu nại. Tuy nhiên, cũng có những trường hợp là hồ sơ đã thi hành (đã xong, đã đưa vào lưu trữ) mà có yêu cầu kiểm tra để giải quyết, xử lý đơn khiếu nại.

Việc thẩm tra hồ sơ có quyết định, hành vi của Chấp hành viên, Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự bị khiếu nại giúp cho công chức được giao tham mưu giải quyết khiếu nại đưa ra được đề xuất với người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại vụ việc cần phải tổ chức xác minh, đối thoại tại địa phương, tổ chức cuộc họp, trao đổi ý kiến với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan, trưng cầu giám định và áp dụng các biện pháp cần thiết khác hay không. Đồng thời, việc thẩm tra hồ sơ giúp người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại đưa ra được quyết định nội dung khiếu nại của đương sự đối với hồ sơ đó là có cơ sở hay không.

Bước 2: Tổ chức xác minh, đối thoại tại địa phương; Tổ chức cuộc họp, trao đổi ý kiến với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan, trưng cầu giám định và áp dụng các biện pháp cần thiết khác

1.Tổ chức xác minh, đối thoại tại địa phương

Đối với khiếu nại lần đầu, người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại tổ chức xác minh, đối thoại theo quy định tại Điều 150 Luật thi hành án dân sự[4] và Điều 12 Quy chế giải quyết khiếu nại, tố cáo, cụ thể:

Trường hợp cần thiết phải tổ chức xác minh, đối thoại trực tiếp tại địa phương để giải quyết khiếu nại thì xử lý như sau:

1.1. Xây dựng kế hoạch xác minh, đối thoại:

a) Trường hợp giải quyết khiếu nại lần đầu đối với quyết định, hành vi trước khi áp dụng biện pháp bảo đảm, biện pháp cưỡng chế; quyết định, hành vi sau khi áp dụng biện pháp cưỡng chế thì trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày ra Thông báo thụ lý, công chức tham mưu giải quyết khiếu nại phải dự thảo xong kế hoạch trình Lãnh đạo Vụ (Phòng, Chi cục) xem xét, cho ý kiến. 

Trường hợp giải quyết khiếu nại đối với quyết định, hành vi về áp dụng biện pháp bảo đảm thi hành án thì trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ ngày ra Thông báo thụ lý, công chức tham mưu giải quyết khiếu nại phải dự thảo xong kế hoạch trình Lãnh đạo Vụ (Phòng, Chi cục).

Trường hợp giải quyết khiếu nại đối với quyết định, hành vi về áp dụng biện pháp cưỡng chế thi hành án thì trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày ra Thông báo thụ lý, công chức tham mưu giải quyết khiếu nại phải dự thảo xong kế hoạch trình Lãnh đạo Vụ (Phòng, Chi cục).

Trường hợp giải quyết khiếu nại lần hai thì trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày ra Thông báo thụ lý, công chức tham mưu giải quyết khiếu nại phải dự thảo xong kế hoạch trình Lãnh đạo Vụ (Phòng).

Trường hợp giải quyết khiếu nại lần hai đối với quyết định, hành vi về áp dụng biện pháp cưỡng chế thì trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày ra Thông báo thụ lý, công chức tham mưu giải quyết khiếu nại phải dự thảo kế hoạch trình Lãnh đạo Vụ (Phòng).

b) Kế hoạch xác minh, đối thoại bao gồm thành phần, thời gian, các công việc cần thực hiện. Thời gian thực hiện việc xác minh, đối thoại để giải quyết khiếu nại đối với quyết định, hành vi về áp dụng biện pháp bảo đảm thi hành án không quá 01 ngày làm việc. Thời gian xác minh, đối thoại để giải quyết khiếu nại đối với các trường hợp khác không quá 05 ngày làm việc.

c) Trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo, Lãnh đạo Vụ (Phòng, Chi cục) phải xem xét, cho ý kiến. Trường hợp đồng ý với đề xuất thì Lãnh đạo Chi cục phê duyệt; Lãnh đạo Vụ (Phòng) trình Lãnh đạo Tổng cục (Cục) để phê duyệt ngay trong ngày.

1.2. Tổ chức việc xác minh, đối thoại

a) Thực hiện kế hoạch xác minh, đối thoại:

Người được giao thực hiện việc xác minh, đối thoại phải tổ chức việc xác minh, đối thoại theo thời hạn sau: Trường hợp giải quyết khiếu nại đối với quyết định, hành vi về áp dụng biện pháp bảo đảm thi hành án thì ngay trong ngày; trường hợp giải quyết khiếu nại lần đầu đối với quyết định, hành vi trước khi áp dụng biện pháp bảo đảm, biện pháp cưỡng chế; quyết định, hành vi sau khi áp dụng biện pháp cưỡng chế là 01 ngày làm việc; trường hợp giải quyết khiếu nại lần đầu về áp dụng biện pháp cưỡng chế và giải quyết khiếu nại lần hai là 03 ngày làm việc, kể từ ngày phê duyệt.

b) Thủ tục xác minh, đối thoại:

Người được giao thực hiện việc xác minh, đối thoại phải tổ chức việc xác minh, đối thoại theo kế hoạch đã được phê duyệt. Kết quả làm việc phải được thể hiện bằng biên bản, phản ánh đầy đủ, trung thực về nội dung trình bày, chứng cứ, tài liệu mà đương sự, cơ quan, tổ chức, cá nhân trình bày, cung cấp. Biên bản phải có chữ ký của những người tham gia và cấp cho đương sự, cơ quan, tổ chức có liên quan. Trường hợp có người không đồng ý ký tên thì phải ghi rõ lý do vào biên bản.

1.3. Báo cáo kết quả xác minh, đối thoại:

Người được giao thực hiện việc xác minh, đối thoại phải báo cáo người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại kết quả xác minh, đối thoại theo thời hạn sau: Trường hợp giải quyết khiếu nại về áp dụng biện pháp bảo đảm thì ngay trong ngày; trường hợp giải quyết khiếu nại lần đầu đối với quyết định, hành vi trước khi áp dụng biện pháp bảo đảm, biện pháp cưỡng chế; quyết định, hành vi sau khi áp dụng biện pháp cưỡng chế là 01 ngày làm việc; trường hợp giải quyết khiếu nại lần đầu về áp dụng biện pháp cưỡng chế và giải quyết khiếu nại lần hai là 05 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc xác minh, đối thoại.

2. Tổ chức cuộc họp, trao đổi ý kiến với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan, trưng cầu giám định và áp dụng các biện pháp cần thiết khác

Theo Điều 13 Quy chế giải quyết khiếu nại, tố cáo quy định:

Thứ nhất, Lãnh đạo Tổng cục (Cục), Lãnh đạo Vụ (Phòng) phụ trách công tác giải quyết khiếu nại và phụ trách công tác hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ thi hành án có trách nhiệm thông tin kịp thời, phối hợp chặt chẽ với nhau đảm bảo thống nhất trong việc hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ và giải quyết khiếu nại về thi hành án dân sự. Trường hợp vụ việc có tính chất phức tạp, có vướng mắc về pháp luật, quan điểm giải quyết, Lãnh đạo Tổng cục (Cục), Lãnh đạo Vụ (Phòng) phụ trách công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo và phụ trách công tác hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ thi hành án phải kịp thời báo cáo Tổng cục trưởng (Cục trưởng) xem xét, quyết định.

Thứ hai, trong trường hợp cần thiết, người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại có thể tổ chức cuộc họp, trao đổi ý kiến với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan; trưng cầu giám định và tiến hành các biện pháp cần thiết khác.

Thứ ba, người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại có thể tự mình trưng cầu giám định, chi phí do Ngân sách nhà nước chi trả. Trường hợp người khiếu nại yêu cầu giám định, giám định lại thì phải chịu chi phí.

Bước 3: Soạn thảo, xem xét, chỉnh sửa, ký quyết định giải quyết khiếu nại

Theo Điều 14 Quy chế giải quyết khiếu nại, tố cáo quy định việc soạn thảo quyết định giải quyết khiếu nại như sau:

Trong thời hạn 01 ngày làm việc đối với trường hợp giải quyết khiếu nại lần đầu, trừ trường hợp giải quyết khiếu nại lần đầu về áp dụng biện pháp cưỡng chế và trường hợp giải quyết khiếu nại lần hai thì thời hạn là 05 ngày làm việc, kể từ ngày báo cáo kết quả xác minh, đối thoại, công chức được giao tham mưu giải quyết khiếu nại phải hoàn thành việc soạn thảo Quyết định giải quyết khiếu nại, trình Lãnh đạo Vụ (Phòng, Chi cục). Việc soạn thảo thực hiện theo khoản 1 Điều 11 Quy chế này. Đồng thời, quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định Điều 151 Luật Thi hành án dân sự[5].

Tiếp đó, việc xem xét, chỉnh sửa, ký quyết định giải quyết khiếu nại được thực hiện như sau:

1. Trường hợp giải quyết khiếu nại đối với quyết định, hành vi về áp dụng biện pháp bảo đảm thi hành án:

Trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo, Lãnh đạo Vụ (Phòng, Chi cục) xem xét, cho ý kiến. Trường hợp phải chỉnh sửa dự thảo thì việc chỉnh sửa phải tiến hành ngay trong ngày làm việc. Trường hợp dự thảo quyết định không cần chỉnh sửa thì Lãnh đạo Vụ (Phòng) ký trách nhiệm vào dự thảo và trình Lãnh đạo Tổng cục (Cục).

Trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo, Lãnh đạo Tổng cục (Cục) phải xem xét việc ký ban hành.

Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo, Lãnh đạo Chi cục phải xem xét việc ký ban hành.

2. Trường hợp giải quyết khiếu nại lần đầu đối với quyết định, hành vi trước khi áp dụng biện pháp bảo đảm, biện pháp cưỡng chế; quyết định, hành vi sau khi áp dụng biện pháp cưỡng chế:

Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo, Lãnh đạo Vụ (Phòng, Chi cục) phải xem xét, cho ý kiến. Trường hợp phải chỉnh sửa dự thảo thì việc chỉnh sửa phải tiến hành ngay trong ngày làm việc. Trường hợp dự thảo không cần chỉnh sửa thì Lãnh đạo Vụ (Phòng) ký trách nhiệm vào dự thảo và trình Lãnh đạo Tổng cục (Cục).

Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo, Lãnh đạo Tổng cục (Cục) phải xem xét việc ký ban hành.

Trong thời hạn 04 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo, Lãnh đạo Chi cục phải xem xét việc ký ban hành.

3. Trường hợp giải quyết khiếu nại lần đầu đối với quyết định, hành vi áp dụng biện pháp cưỡng chế:

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo, Lãnh đạo Vụ (Phòng, Chi cục) phải hoàn tất việc xem xét, cho ý kiến. Trường hợp phải chỉnh sửa dự thảo thì việc chỉnh sửa phải tiến hành ngay trong ngày làm việc. 

Trường hợp dự thảo quyết định không cần chỉnh sửa thì Lãnh đạo Vụ (Phòng) ký trách nhiệm vào dự thảo và trình Lãnh đạo Tổng cục (Cục).

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo, Lãnh đạo Tổng cục (Cục) phải xem xét việc ký ban hành.

Trong thời hạn 06 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo, Lãnh đạo Chi cục phải xem xét việc ký ban hành.

4. Trường hợp giải quyết khiếu nại lần hai

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, trừ trường hợp giải quyết khiếu nại đối với quyết định, hành vi áp dụng biện pháp cưỡng chế thì thời hạn là 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo, Lãnh đạo Vụ (Phòng) phải xem xét, cho ý kiến. Trường hợp phải chỉnh sửa dự thảo thì việc chỉnh sửa phải tiến hành ngay trong ngày làm việc. 

Trường hợp dự thảo không cần chỉnh sửa thì Lãnh đạo Vụ (Phòng) ký trách nhiệm vào dự thảo và trình Lãnh đạo Tổng cục (Cục).

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, trừ trường hợp giải quyết khiếu nại đối với quyết định, hành vi áp dụng biện pháp cưỡng chế thì thời hạn là 04 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo, Lãnh đạo Tổng cục (Cục) phải xem xét việc ký ban hành. Nội dung quyết định giải quyết khiếu nại lần hai phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định Điều 153 Luật Thi hành án dân sự[6].

Bước 4: Phát hành, công khai, đôn đốc, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện kết quả giải quyết khiếu nại

Việc phát hành, công khai, đôn đốc, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện kết quả giải quyết khiếu nại được thực hiện theo quy định tại Điều 15 Quy chế giải quyết khiếu nại, tố cáo như sau:

1. Sau khi dự thảo được ký, Văn thư chịu trách nhiệm phát hành đến nơi nhận theo đúng quy định về phát hành văn bản.

Sau khi văn bản giải quyết khiếu nại đã được phát hành, Văn thư có trách nhiệm chuyển lại Vụ (Phòng) hoặc công chức được giao giải quyết vụ việc (đối với Chi cục) 02 bản để  lưu.

2. Công khai quyết định giải quyết khiếu nại       

Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày có quyết định giải quyết khiếu nại, người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai có trách nhiệm công khai quyết định giải quyết khiếu nại theo một trong các hình thức dưới đây:

a) Công bố tại cuộc họp cơ quan, tổ chức nơi người bị khiếu nại công tác

Trường hợp công bố tại cuộc họp cơ quan nơi người bị khiếu nại công tác thì thành phần tham dự cuộc họp phải bao gồm: người ra quyết định giải quyết khiếu nại, người khiếu nại hoặc người đại diện, người bị khiếu nại và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan (nếu có). Trường hợp cần thiết, thì người ra quyết định giải quyết khiếu nại có thể ủy quyền cho người khác thực hiện các thủ tục công bố công khai;

 b) Thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng

Việc thông báo được thực hiện trên báo nói, báo hình, báo viết, báo điện tử. Người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại có trách nhiệm lựa chọn một trong các phương tiện thông tin đại chúng để thực hiện việc thông báo. Trường hợp cơ quan của người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại có Cổng thông tin điện tử hoặc Trang thông tin điện tử thì phải công khai trên Cổng thông tin điện tử hoặc Trang thông tin điện tử.

Số lần thông báo trên báo nói ít nhất 02 lần phát sóng; trên báo hình ít nhất 02 lần phát sóng; trên báo viết ít nhất 02 số phát hành; thời gian đăng tải trên báo điện tử, trên Cổng thông tin điện tử hoặc trên Trang thông tin điện tử ít nhất là 15 ngày, kể từ ngày đăng thông báo.

c) Niêm yết tại trụ sở làm việc hoặc nơi tiếp công dân của cơ quan đã giải quyết khiếu nại

Trường hợp niêm yết tại trụ sở làm việc hoặc nơi tiếp công dân của cơ quan đã giải quyết khiếu nại, thời gian niêm yết quyết định giải quyết khiếu nại ít nhất là 15 ngày, kể từ ngày niêm yết.

3. Đôn đốc, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện quyết định giải quyết khiếu nại có hiệu lực pháp luật.

Quyết định giải quyết khiếu nại có hiệu lực pháp luật thì người giải quyết khiếu nại có trách nhiệm đôn đốc, theo dõi, kiểm tra cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan tổ chức thực hiện quyết định giải quyết khiếu nại có hiệu lực pháp luật; kịp thời xử lý hoặc kiến nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện.

Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự được giao tổ chức thực hiện quyết định giải quyết khiếu nại có hiệu lực pháp luật phải áp dụng các biện pháp cần thiết để bảo đảm quyết định được chấp hành nghiêm chỉnh; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện; báo cáo với người có thẩm quyền xử lý kịp thời những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

Cơ quan quản lý công chức có quyết định, hành vi bị khiếu nại trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm thực hiện quyết định giải quyết khiếu nại có hiệu lực pháp luật; hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra công chức trong việc thực hiện; xử lý hoặc báo cáo kịp thời để xử lý công chức có sai phạm; báo cáo những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện quyết định giải quyết khiếu nại có hiệu lực pháp luật.

Việc người giải quyết khiếu nại, thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự được giao tổ chức thực hiện quyết định giải quyết khiếu nại và cơ quan quản lý công chức có quyết định, hành vi bị khiếu nại thực hiện quyết định giải quyết khiếu nại theo quy định trên đảm bảo việc quyết định đã ban hành ra phải được thực thi và có giá trị pháp lý, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của người khiếu nại đúng, kịp thời xử lý công chức có sai phạm.

III. Thủ tục ra quyết định giải quyết khiếu nại theo trình tự rút gọn

Điểm đặc biệt so với các quy định về giải quyết khiếu nại khác, Quy chế giải quyết khiếu nại, tố cáo tại Điều 11 quy định người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại được phép ra quyết định giải quyết khiếu nại theo trình tự rút gọn như sau: 

1. Trường hợp nội dung đơn khiếu nại, các tài liệu gửi kèm theo của người khiếu nại và báo cáo giải trình cùng hồ sơ, tài liệu có liên quan do người bị khiếu nại cung cấp đã rõ ràng, có đủ căn cứ, cơ sở pháp lý để kết luận, giải quyết thì soạn thảo quyết định giải quyết khiếu nại theo trình tự rút gọn.

Quyết định phải đúng thể thức và có đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 51 hoặc Điều 53 Luật Thi hành án dân sự và theo Mẫu số A 01-THA (B 49-THA, C 46-THA) ban hành kèm theo Thông tư số 09/2011/TT-BTP ngày 30/5/2011 của Bộ Tư pháp.

Quyết định phải xác định đầy đủ nơi gửi theo đúng quy định của pháp luật. Trường hợp xử lý đơn do cơ quan, người có thẩm quyền chuyển đến thì phải gửi hoặc thông báo kết quả giải quyết cho cơ quan, người có thẩm quyền đã chuyển đơn. Trường hợp nhiều người cùng khiếu nại về một nội dung thì chỉ dự thảo 01 quyết định giải quyết khiếu nại kèm theo danh sách những người khiếu nại.

2. Thời hạn soạn thảo, xem xét, chỉnh sửa, ký quyết định giải quyết khiếu nại được thực hiện như sau:

a) Trường hợp giải quyết khiếu nại quyết định, hành vi về áp dụng biện pháp bảo đảm thi hành án:

Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày ra Thông báo thụ lý, công chức được giao tham mưu giải quyết khiếu nại phải dự thảo xong quyết định trình Lãnh đạo Vụ (Phòng, Chi cục).

Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo, Lãnh đạo Vụ (Phòng) phải xem xét, cho ý kiến. Trường hợp phải chỉnh sửa dự thảo thì việc chỉnh sửa phải tiến hành ngay trong ngày làm việc. Trường hợp dự thảo đã phù hợp thì Lãnh đạo Phòng ký trách nhiệm vào dự thảo và trình Lãnh đạo Cục. Trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo, Lãnh đạo Cục phải xem xét việc ký ban hành.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo, Lãnh đạo Chi cục phải xem xét việc ký ban hành.

b) Trường hợp giải quyết khiếu nại lần đầu về quyết định, hành vi trước khi áp dụng biện pháp bảo đảm, biện pháp cưỡng chế; quyết định, hành vi sau khi áp dụng biện pháp cưỡng chế:

Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ra Thông báo thụ lý, công chức tham mưu giải quyết khiếu nại phải dự thảo xong quyết định trình Lãnh đạo Vụ (Phòng, Chi cục).

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo, Lãnh đạo Vụ (Phòng) phải xem xét, cho ý kiến. Trường hợp phải chỉnh sửa dự thảo thì việc chỉnh sửa phải tiến hành ngay trong ngày làm việc. Trường hợp dự thảo quyết định đã phù hợp thì Lãnh đạo Vụ (Phòng) ký trách nhiệm vào dự thảo và trình Lãnh đạo Tổng cục (Cục).

Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo, Lãnh đạo Tổng cục (Cục) phải xem xét việc ký ban hành.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo, Lãnh đạo Chi cục phải xem xét việc ký ban hành.

c) Trường hợp giải quyết khiếu nại lần đầu đối với quyết định, hành vi về áp dụng biện pháp cưỡng chế:

Trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày ra Thông báo thụ lý, công chức tham mưu giải quyết khiếu nại phải dự thảo xong quyết định trình Lãnh đạo Vụ (Phòng Chi cục).

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo, Lãnh đạo Vụ (Phòng) phải xem xét, cho ý kiến. Trường hợp phải chỉnh sửa dự thảo thì việc chỉnh sửa phải tiến hành ngay trong ngày làm việc. Trường hợp dự thảo quyết định đã phù hợp thì Lãnh đạo Vụ (Phòng) ký trách nhiệm vào dự thảo và trình Lãnh đạo Tổng cục (Cục).

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo, Lãnh đạo Tổng cục (Cục) phải xem xét việc ký ban hành.

Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được dự thảo, Lãnh đạo Chi cục phải xem xét việc ký ban hành.

d) Trường hợp giải quyết khiếu nại lần hai:

Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày ra Thông báo thụ lý, công chức tham mưu giải quyết khiếu nại phải dự thảo xong quyết định trình Lãnh đạo Vụ (Phòng).

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo, Lãnh đạo Vụ (Phòng) phải xem xét, cho ý kiến. Đối với khiếu nại quyết định, hành vi áp dụng biện pháp cưỡng chế thì thời hạn để xem xét, cho ý kiến là 15 ngày, kể từ ngày nhận được dự thảo. Trường hợp phải chỉnh sửa dự thảo thì việc chỉnh sửa phải tiến hành ngay trong ngày làm việc. Trường hợp dự thảo không cần chỉnh sửa thì Lãnh đạo Vụ (Phòng) ký trách nhiệm vào dự thảo, trình Lãnh đạo Tổng cục (Cục).

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo, Lãnh đạo Tổng cục (Cục) phải xem xét việc ký ban hành. Đối với khiếu nại quyết định, hành vi áp dụng biện pháp cưỡng chế thì thời hạn để Lãnh đạo Tổng cục (Cục) xem xét việc ký ban hành là 10 ngày, kể từ ngày nhận được dự thảo.

Quy định về ra quyết định giải quyết khiếu nại theo trình tự rút gọn nêu trên cũng được nhiều cơ quan thi hành án dân sự địa phương quan tâm trong quá trình Tổng cục Thi hành án dân sự lấy ý kiến xây dựng Thông tư hướng dẫn quy trình xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, đề nghị, kiến nghị, phản ánh trong thi hành án dân sự (sau đây gọi tắt là Thông tư). Có hai quan điểm trái chiều, có ý kiến cho rằng nên bỏ quy định về giải quyết khiếu nại theo trình tự rút gọn vì thời hạn giải quyết khiếu nại thực hiện theo quy định tại Điều 146 Luật Thi hành án dân sự. Mặt khác, một số đơn vị có số lượng đơn khiếu nại phải giải quyết nhiều không đủ thời hạn để giải quyết khiếu nại theo trình tự rút gọn và pháp luật cũng không quy định cấm giải quyết khiếu nại trước thời hạn luật quy định (Hà Nội); đa số các ý kiến đề nghị giữ nguyên thời hạn như Điều 146 Luật Thi hành án dân sự (như Bình Dương, Ninh Thuận, Phú Yên, Bình Định, ...). Tổ soạn thảo Thông tư nhận thấy cần giữ nguyên quy định như hiện nay vì việc quy định này đảm bảo tính đặc thù trong thi hành án dân sự, có những nội dung khiếu nại người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại được ngay khi nhận hồ sơ, tài liệu liên quan đến khiếu nại nên sẽ không cần nhiều thời gian, việc giải quyết khiếu nại theo trình tự rút gọn thời gian cũng cần phải quy định ngắn hơn so với trường hợp bình thường, đảm bảo tăng cường trách nhiệm của người làm công tác giải quyết khiếu nại. Do đó, Dự thảo của Thông tư có quy định về giải quyết khiếu nại theo trình tự rút gọn[7].

Có thể thấy, sau khi người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại tiến hành các bước xử lý đơn khiếu nại theo quy trình trên thì hồ sơ giải quyết khiếu nại có các bút lục sau: 

Một là, đơn khiếu nại hoặc văn bản ghi nội dung khiếu nại;

Hai là, văn bản giải trình của người bị khiếu nại (như báo cáo giải trình của Chấp hành viên, Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự);

Ba là, Biên bản thẩm tra, xác minh, Thông báo kết luận cuộc họp, kết quả giám định (nếu có);

Bốn là, hồ sơ thi hành án, hồ sơ giải quyết khiếu nại lần 1 (nếu giải quyết khiếu nại lần 2) và các tài liệu khác có liên quan đến việc giải quyết khiếu nại;

Năm là, Quyết định giải quyết khiếu nại.             

Theo quy định tại Điều 149 Luật thi hành án dân sự thì hồ sơ giải quyết khiếu nại phải được đánh số bút lục và được lưu giữ theo quy định của pháp luật.     

Như vậy, theo quy định của Luật Thi hành án dân sự và các văn bản hướng dẫn thi hành hiện nay người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại, công chức được phân công làm công tác giải quyết khiếu nại cần nghiên cứu, thực hiện đúng trình tự, thủ tục giải quyết khiếu nại trong thi hành án dân sự nêu trên, tránh để xảy ra sai sót về mặt hình thức (thẩm quyền, thời hạn, thời hiệu giải quyết khiếu nại), cũng như sai sót về mặt nội dung (áp dụng sai quy định pháp luật khi giải quyết khiếu nại).