Công tác thống kê bao gồm ba mảng công việc chính: thu thập thông tin; xử lý và tổng hợp kết quả; phân tích và dự báo số liệu. Trong cả ba mảng công việc trên, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thống kê trong công tác thi hành án dân sự có thể thâm nhập và phát huy vai trò của mình.
Thông tin thống kê được thu thập từ các nguồn cơ bản sau đây
Từ hệ thống báo cáo hành chính: Báo cáo hành chính là một nguồn thông tin quan trọng của thống kê. Theo định kỳ, các Cục THADS địa phương báo cáo kết quả THADS về cho Trung tâm Thống kê, Quản lý dữ liệu và Ứng dụng công nghệ thông tin (Trung tâm), Tổng cục THADS (THADS) để thống kê tổng hợp. Trên cơ sở các kết quả báo cáo gửi về từ các cơ quan THADS địa phương, Trung tâm đã thống kê tổng hợp chung cho toàn quốc. Với tính chất công việc như vậy có thể ứng dụng công nghệ thông tin để "Tự động hoá" hoạt động này. Phương pháp làm chỉ đơn giản là xây dựng và chuẩn hoá các biểu mẫu báo cáo điện tử để các Cục THADS địa phương điền thông tin và gửi về cho Trung tâm để xử lý các thông tin đó và tổng hợp thành các biểu thống kê cần thiết.
Từ báo cáo trực tiếp của các đơn vị qua thư điện tử: Tương tự như ở hệ thống báo cáo hành chính, các Cục THADS địa phương báo cáo trực tiếp kết quả hoạt động của đơn vị mình cho Trung tâm, đây là cơ sở để có được các thông tin thống kê cần thiết. Đây cũng là cơ sở để áp dụng tư tưởng "Máy tính hoá" công tác thu thập thông tin thống kê, trên cơ sở các biểu mẫu báo thống kê điện tử áp dụng cho các đơn vị và theo định kỳ các đơn vị báo cáo (qua thư điện tử) phục vụ cho việc báo cáo được nhanh chóng, kịp thời. Thông thường các báo cáo thu được không đầy đủ, vì vậy các cơ quan thống kê cần đánh giá mức độ đầy đủ của các báo cáo dạng này trên cơ sở đó áp dụng các hình thức thu thập thông tin thống kê khác (ví dụ như điều tra thống kê) để bổ sung phần còn thiếu. Với cách thức làm như vậy sẽ có số liệu thống kê thường xuyên với chất lượng tương đối cao. Cách làm này đã được cơ quan thống kê các nước đang phát triển trên thế giới ứng dụng có kết quả tốt.
Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác xử lý và tổng hợp số liệu thống kê
Công nghệ thông tin không chỉ làm giảm thời gian và tiền của trong khâu lập dàn bài điều tra mà còn có thể tham gia vào khâu chọn mẫu. Cán bộ lập trình cùng với cán bộ thiết kế mẫu lập ra một chương trình chuẩn cho phép sử dụng máy tính để chọn các đơn vị vào mẫu. Trong các cuộc điều tra mức sống dân cư và điều tra y tế quốc gia đã sử dụng máy tính để chọn các đơn vị vào mẫu. Cách làm lúc đó tương đối đơn giản song cũng đã tiết kiệm được khá nhiều công sức trong khâu chọn, đồng thời cũng giúp cho việc chọn khách quan hơn và không bị nhầm lẫn.
Trước đây, khi công nghệ thông tin chưa phát triển, việc xử lý, tổng hợp kết quả điều tra thống kê được tiến hành thủ công, tốn nhiều công sức, tiền của và thời gian. Không những thế kết quả tổng hợp thu được lại thấp. Từ khi áp dụng công nghệ thông tin trong khâu xử lý và tổng hợp số liệu thống kê, thời gian xử lý và tổng hợp cho một cuộc điều tra được rút ngắn đáng kể. Hơn thế nữa, sử dụng các chương trình máy tính trong khâu xử lý và tổng hợp số liệu còn cho phép nâng cao được chất lượng số liệu thống kê thông qua các chương trình kiểm tra logic và sửa lỗi.
Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong khâu phân tích và dự báo thống kê
Khi tiến hành phân tích kết quả báo cáo thống kê cần tính toán nhiều chỉ tiêu thống kê. Ngoài các chỉ tiêu thống kê mô tả tổng thể, còn cần tính các chỉ tiêu thống kê phản ánh mối quan hệ giữa các yếu tố với nhau. Khi công nghệ thông tin chưa được ứng dụng vào công tác thống kê việc tính toán các chỉ tiêu thống kê mô tả (như chỉ tiêu về tiền, việc,…) và các chỉ tiêu thống kê phản ánh mối quan hệ mất nhiều thời gian. Ngày nay nhờ có các thuật toán phân tích thống kê việc tính toán đó trở nên rất dễ dàng.
Dự báo thống kê thường được tiến hành dựa vào các chuỗi số liệu theo thời gian, trên cơ sở các chuỗi số liệu đã có cần phải ước lượng các thông số của mô hình, tiếp theo là đánh giá mức độ sát thực của mô hình. Nếu mô hình "đạt yêu câu" mới sử dụng nó để dự đoán. Khi chưa ứng dụng công nghệ thông tin việc làm này rất mất thời gian và dễ gây nhầm lẫn nếu không kiên trì thì không thể làm được. Từ khi công nghệ thông tin phát triển việc làm thống kê trở nên dễ dàng hơn.
Kết quả đạt được
Để việc thống kê số liệu được nhanh chóng, chính xác, thời gian qua Tổng cục THADS đã nghiên cứu, xây dựng và đưa vào sử dụng, khai thác nhiều phần mềm phục vụ công tác thống kê thi hành án dân sự, trong đó có phần mềm quản lý quá trình thụ lý, tổ chức thi hành án và báo cáo thống kê thi hành án dân sự ngoài việc phục vụ công tác quản lý quá trình tổ chức thi hành án, phần mềm còn phục vụ hiệu quả công tác thống kê THADS mục cách nhanh chóng, chính xác. Mục tiêu khi đưa vào sử dụng phần mềm nhằm giúp cán bộ Lãnh đạo từ Tổng cục đến Cục, các Chi cục có công cụ theo dõi, quản lý tình hình kết quả thi hành án, trên cơ sở đó kịp thời đưa ra các quyết định lãnh đạo, chỉ đạo phù hợp và hiệu quả; giúp các Chấp hành viên và công chức khác có công cụ theo dõi, quản lý hồ sơ quá trình thi hành án và hỗ trợ in ấn các mẫu sổ, trích xuất các báo cáo số liệu về THADS... sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý, điều hành, tạo sự công khai, minh bạch, đồng thời khắc phục được một số bất cập trong công tác phân tích số liệu, báo cáo thống kê hiện nay như còn có địa phương, chấp hành viên có biểu hiện chạy theo thành tích, số liệu thống kê chưa chính xác, còn phải chỉnh sửa nhiều lần, khó khăn và mất nhiều thời gian trong tổng hợp số liệu các kỳ báo cáo...
Một số kiến nghị để nâng cao việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thống kê
Trong những năm qua Tổng cục THADS đã ứng dụng công nghệ thông tin vào nhiều khâu công tác của mình và thu được nhiều kết quả khả quan, song khả năng ứng dụng của nó vào công tác của ngành vẫn còn lớn. Chúng tôi cho rằng trong thời gian tới để việc ứng dụng có hiệu quả hơn cần tiến hành một số công việc sau đây:
- Củng cố, hoàn thiện biểu mẫu thống kê nhằm theo dõi sự biến động về số lượng cũng như có được các thông tin cơ bản về số liệu báo cáo thống kê phục vụ cho công tác báo cáo thường xuyên. Cơ sở dữ liệu điện tử về thi hành án, trong cơ sở dữ liệu này có thông tin chi tiết của các Cục Thi hành án dân sự địa phương. Các thông tin này sẽ sử dụng làm cơ sở để ước lượng các chỉ tiêu thống kê hàng tháng, quý, năm, trên cơ sở đó có thể giao chỉ tiêu, nhiệm vụ cho các cơ quan THADS địa phương hàng năm.
- Phối hợp với các Bộ, Ngành khác xây dựng cơ sở dữ liệu liên ngành để có thông tin thường xuyên phục vụ nhu cầu công tác thống kê. Ví dụ, phối hợp với Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao…
- Trong thời gian qua Tổng cục Thi hành án dân sự đã mở nhiều lớp tập huấn về thống kê. Tuy nhiên, do việc đào tạo trong thời gian ngắn và không được chuyên sâu nên khả năng khai thác, sử dụng các phần mềm thống kê còn bị hạn chế vì vậy trong thời gian tới khi Tổng cục THADS có điều kiện mở các lớp tập huấn về các phần mềm thống kê nên có nhiều thời gian học tập, nghiên cứu và chuyên sâu hơn nữa.