Trước đó, Tổng cục Thi hành án dân sự đã ban hành Công văn số 1330/TCTHADS-VP ngày 19/4/2018 gửi Thủ trưởmg các đơn vị thuộc Tổng cục; Cục trưởng Cục THADS các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nêu rõ thời gian qua, để triển khai việc áp dụng chữ ký số và vận hành phần mềm Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành trên toàn hệ thống các cơ quan Thi hành án dân sự, Tổng cục đã phối hợp với Cục Công nghệ thông tin tổ chức tập huấn, cấp phát đầy đủ chữ ký số; đồng thời, ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn cụ thế làm căn cứ pháp lý thực hiện.
Tuy nhiên, trong thực tế hiện nay tại các đơn vị thuộc Tổng cục cũng như các cơ quan Thi hành án dân sự địa phương, việc áp dụng chữ ký số và vận hành phần mềm Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành trong xử lý, giải quyết công việc còn nhiều tồn tại, hạn chế. Các đơn vị thuộc Tổng cục, các cơ quan thi hành án dân sự địa phương chưa thực hiện nghiêm túc việc ban hành văn bản thuộc Danh mục các văn bản thông tin chính thức bằng hình thức văn bản điện tử; việc luân chuyển văn bản qua phần mềm Hệ thống Quản lý văn bản còn hạn chế, chưa hình thành luồng thông tin xuyên suốt phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc chung của cơ quan.
Để sớm khắc phục tình trạng trên và thực hiện chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ Tư pháp trong việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử và vận hành đồng bộ phần mềm Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tại Tổng cục và các cơ quan Thi hành án dân sự địa phương, Tổng cục yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị thuộc Tổng cục, Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quán triệt và thực hiện một số nội dung sau:
Thứ nhất, thực hiện nghiêm túc việc áp dụng chữ ký số đối với các văn bản thuộc Danh mục các văn bản thông tin chính thức bằng hình thức văn bản điện tử và áp dụng chữ ký số trong hệ thống tổ chức Thi hành án dân sự (ban hành theo Quyết định số 735/QĐ-TCTHADS ngày 30/9/2015 của Tổng Cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự) và quy trình ký số thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 1188/TCTHADS-VP ngày 05/4/2017 của Tổng cục Thi hành án dân sự về việc hướng dẫn thực hiện ký số tại cơ quan Tống cục.
Từ ngày 20/4/2018 tại Tổng cục Thi hành án dân sự và các cơ quan Thi hành án dân sự địa phương, Văn thư cơ quan không đóng dấu và phát hành văn bản giấy đối với các văn bản thông tin chính thức bằng hình thức văn bản điện tử.
Thứ hai, thực hiện vận hành đồng bộ Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành từ Thủ trưởng cơ quan, Lãnh đạo đơn vị đến các công chức, viên chức và người làm công tác văn thư tại đơn vị. Đề nghị Thủ trưởng các đơn vị, Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự các tỉnh quán triệt đến toàn bộ công chức, viên chức Quy chế quản lý, cập nhật, sử dụng, khai thác Hệ thống quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ của Bộ Tư pháp (ban hành theo Quyết định số 2217/QĐ-BTP ngày 29/9/2014 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp), thực hiện nghiêm trách nhiệm của mình trong quá trình cập nhật, sử dụng và khai thác đối với phân hệ quản lý văn bản và điều hành.
Từ ngày 15/5/2018, toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức các đơn vị thuộc Tổng cục và các cơ quan Thi hành án dân sự địa phương phải thực hiện vận hành và tham gia đầy đủ vào quy trình luân chuyển, xử lý, giải quyết văn bản trên , Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.
Thứ ba, giao Văn phòng Tổng cục làm đầu mối giúp Lãnh đạo Tổng cục, Văn phòng Cục Thi hành án dân sự các tỉnh làm đầu mối giúp Lãnh đạo Cục đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện áp dụng chữ ký số và vận hành Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tại đơn vị mình.
Nhận được Công văn này, đề nghị Thủ trưởng các đơn vị thuộc Tổng cục, Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương kịp thời, nghiêm túc triển khai thực hiện.