Thực hiện lộ trình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của hệ thống các cơ quan thi hành án dân sự, ngày 30/9/2015, Tổng Cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự đã ký ban hành Quyết định số 735/QĐ-TCTHADS về việc ban hành Quy trình quản lý văn bản và điều hành trong môi trường mạng và Quyết định số 736/QĐ-TCTHADS về việc ban hành Danh mục các văn bản thông tin chính thức bằng hình thức văn bản điện tử và áp dụng chữ ký số trong hệ thống tổ chức thi hành án dân sự.

Để triển khai thực hiện các văn bản trên, Tổng cục yêu cầu các đơn vị thực hiện một số nội dung sau:

1. Quy trình quản lý văn bản và điều hành trong môi trường mạng áp dụng thống nhất đối với các cơ quan trực thuộc Tổng cục từ ngày 01/11/2015. Khuyến khích Cục Thi hành án dân sự các tỉnh, thành phố trực thuộc TW triển khai áp dụng từ năm 2016. Đối với Chi cục Thi hành án dân sự các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, lộ trình triển khai áp dụng theo tiến độ triển khai cài đặt phần mềm Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành của Cục Công nghệ thông tin – Bộ Tư pháp.

2. Văn bản điện tử khi sử dụng hình thức thông tin qua Thư điện tử để thực hiện nhiệm vụ phải sử dụng hộp thư tên miền @moj.gov.vn.

3. Văn bản điện tử áp dụng chữ ký số phải thể hiện dưới dạng PDF, chữ ký số có hình ảnh con dấu của cơ quan, chữ ký của người ký văn bản gốc và các thông tin về cơ quan, đơn vị hoặc chữ ký số của người ký văn bản.

4. Văn bản quy định tại các điểm 1, 2, 5, 17, 18, 19, 31 của Danh mục các văn bản thông tin chính thức bằng hình thức văn bản điện tử và áp dụng chữ ký số chỉ được thông tin chính thức bằng hình thức văn bản điện tử sau khi các văn bản đó được người có thẩm quyền ký, lấy số công văn, đóng dấu và lưu theo quy định của pháp luật.

Đối với các văn bản điện tử áp dụng chữ ký số không phát hành bằng bản giấy, trừ trường hợp cần thiết phục vụ giải quyết công việc.

Nhận được Công văn này, đề nghị Thủ trưởng các cơ quan trực thuộc Tổng cục, Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự các tỉnh, thành phố trực thuộc TW nghiêm túc triển khai thực hiện. Việc áp dụng Quy trình quản lý văn bản và điều hành trong môi trường mạng và sử dụng văn bản điện tử áp dụng chữ ký số là một tiêu chí đánh giá kết quả công tác cải cách hành chính và là căn cứ xét thi đua, khen thưởng cuối năm tại các cơ quan thi hành án dân sự.

Quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị phản ánh về Tổng cục Thi hành án dân sự (qua Văn phòng) để tháo gỡ, xử lý kịp thời./.