Nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, phát huy giá trị thông tin tài liệu lưu trữ trong hệ thống thi hành án dân sự; đồng thời để thực hiện thống nhất các trình tự, thủ tục về việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ tại các cơ quan thuộc hệ thống tổ chức thi hành án dân sự; Ngày 28/8/2015 Cục Thi hành án dân sự tỉnh Quảng Ngãi đã ban hành Công văn số 430/CTHADS triển khai thực hiện Quyết định số 613/QĐ-TCTHADS ngày 07/8/2015 của Tổng Cục Thi hành án dân sự về ban hành các Quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong hệ thống tổ chức thi hành án dân sự đến các đơn vị trực thuộc, trong đó cần tập trung thực hiện một số nội dung sau:
Một là, Đối với Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ, các đơn vị triển khai đến cán bộ, công chức thực hiện việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đúng theo định kỳ quy định. Công chức làm công tác lưu trữ phải lập kế hoạch thu thập, thông báo nộp hồ sơ, tài liệu; Tài liệu giao nộp phải được sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc; hồ sơ, tài liệu lưu trữ gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu cũng như kịp thời báo cáo Thủ trưởng đơn vị về trường hợp cán bộ chậm giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ theo đúng quy trình và thời hạn quy định.
Hai là, Đối với Quy trình chỉnh lý tài liệu, khi xây dựng kế hoạch và lập kinh phí chỉnh lý, các đơn vị cần nghiên cứu kỹ quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật: Thông tư 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy; Thông tư 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ về quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước về ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2000.
Ba là, Đối với Quy trình khai thác và sử dụng tài liệu, lưu ý việc lập, ghi chép đầy đủ nội dung vào Phiếu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ và Sổ xuất tài liệu lưu trữ để theo dõi, kiểm soát hồ sơ và quản lý việc mượn, trả hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ theo quy định.
Bốn là, Đối với Quy trình huỷ tài liệu hết giá trị, công chức làm công tác lưu trữ phải có trách nhiệm thống kê, lập danh mục tài liệu hết giá trị để đề xuất Thủ trưởng đơn vị trong việc ra quyết định hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.
Bên cạnh đó, Cục Thi hành án dân sự tỉnh Quảng Ngãi cũng yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc phải bám sát nội dung được nêu tại Quyết định số 613/QĐ-TCTHADS ngày 07/8/2015 của Tổng cục thi hành án dân sự về ban hành quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong hệ thống tổ chức thi hành án dân sự để triển khai thực hiện nhằm góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác lưu trữ trong hệ thống thi hành án dân sự trên địa bàn toàn tỉnh./.
BBT