Nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ, ngày 24/8/2015 Cục Thi hành án dân sự tỉnh đã ban hành Công văn số 367/CTHADS-VP triển khai quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong hệ thống tổ chức thi hành án dân sự đến các đơn vị trực thuộc, trong đó chỉ ra một số công việc cụ thể cần tập trung thực hiện.
Một là, Đối với Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ, các đơn vị triển khai đến cán bộ, công chức thực hiện việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đúng theo định kỳ quy định. Công chức làm công tác lưu trữ phải tổ chức tiếp nhận, sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ gọn gàng, ngăn nắp, thuận tiện cho việc tra cứu cũng như kịp thời báo cáo Thủ trưởng đơn vị về trường hợp cán bộ chậm nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
Hai là, Đối với Quy trình chỉnh lý tài liệu, khi xây dựng kế hoạch và lập kinh phí chỉnh lý, các đơn vị cần nghiên cứu kỹ quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật: Thông tư 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy; Thông tư 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ về quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Quyết định số 128/QD-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước về ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2000.
Ba là, Đối với Quy trình khai thác và sử dụng tài liệu, lưu ý việc lập, ghi chép đầy đủ nội dung vào Phiếu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ và Sổ xuất tài liệu lưu trữ để theo dõi, quản lý việc mượn, trả hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ theo quy định.
Bốn là, Đối với Quy trình huỷ tài liệu hết giá trị, công chức làm công tác lưu trữ phải thường xuyên rà soát để đề xuất Thủ trưởng đơn vị trong việc lập kế hoạch huỷ hồ sơ, tài liệu hết giá trị theo quy định.
Bên cạnh đó, Cục Thi hành án dân sự tỉnh Thừa Thiên Huế cũng yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc phải bám sát nội dung được nêu tại Quyết định số 613/QĐ-TCTHADS ngày 07/8/2015 của Tổng cục thi hành án dân sự về ban hành quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong hệ thống tổ chức thi hành án dân sự để triển khai thực hiện nhằm góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác này trên địa bàn toàn tỉnh./.
Văn phòng Cục