THADS tỉnh Gia Lai: Kiến nghị bổ sung các chức năng trên nền tảng số THADS

Thực hiện hướng dẫn của Bộ Tư pháp về cập nhập dữ liệu thi hành án dân sự trên Nền tảng số thi hành án dân sự, Thi hành án dân sự tỉnh (THADS) Gia Lai đã chỉ đạo, triển khai việc cập nhập dữ liệu hồ sơ thi hành án lên Nền tảng số THADS đảm bảo theo yêu cầu về chất lượng, tiến độ hoàn thành. Đến nay, các đơn vị thuộc Thi hành án dân sự sự trong tỉnh đã tiến hành phân tích số liệu, cập nhật đầu vào, rà soát hạch toán, đối chiếu, chỉnh sửa trạng thái hồ sơ, tiếp tục làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu trên hệ thống theo yêu cầu của Cục Quản lý THADS. Quá trình cập nhật, hạch toán, chuẩn hóa dữ liệu, hiện đã phát sinh một số vướng mắc. Mới đây, tại đợt tập huấn Nền tảng số THADS do Công ty FPT IS (FPT) phối hợp Thi hành án dân sự tỉnh Gia Lai tổ chức, các đơn vị thuộc Thi hành án dân sự tỉnh Gia Lai đã đề nghị Cục Quản lý THADS phối hợp Công ty FPT sớm tháo gỡ những vướng mắc, bất cập, bổ sung các chức năng trên phần mềm để vận hành thông suốt trên Nền tảng số, đảm bảo đúng trình tự, thủ tục và thực tế THADS. 

Đối với Phân hệ eTCTHA: Việc hạch toán chi tiết đối với một khoản nghĩa vụ phải thi hành nhưng có nhiều trạng thái khác nhau ở các thời điểm khác nhau (ví dụ: một nghĩa vụ tiền trong thời gian tự nguyện thi hành án, Chấp hành viên (CHV) chọn trạng thái trong thời gian gian tự nguyện, đến hết thời gian tự nguyện, nghĩa vụ không tự động chuyển sang đang thi hành, khi CHV muốn chuyển sang trạng thái đang thi hành thì phải xóa nghĩa vụ thi hành án (ngoài mục 6) rồi sau đó thêm nghĩa vụ, hạch toán lại trạng thái đang thi hành. Hoặc một nghĩa vụ tiền, năm 2023 chọn trạng thái hoãn, năm 2024 chọn trạng thái chưa điều kiện, năm 2025 chọn chuyển sổ theo dõi riêng, nhưng mỗi lần muốn hạch toán một loại trạng thái thì phải xóa việc hạch toán nghĩa vụ trước đó rồi hạch toán lại trạng thái mới. Điều này hoàn toàn không phù hợp với bản chất, trình tự, thủ tục pháp luật qui định và diễn biến của hồ sơ thi hành án. Ngoài ra, nếu CHV lần lượt hạch toán số tiền thi hành án theo diễn biến trạng thái hồ sơ ở từng thời điểm như trên thì số tiền hạch toán sẽ được ghi nhận vào mỗi lần hạch toán (hạch toán Hoãn, tiền sẽ vào mục hoãn trong báo cáo thông kê (BCTK), hạch toán chưa điều kiện, tiền tiếp tục ghi nhận vào mục chưa có điều kiện, hạch toán chuyển sổ theo dõi riêng tiền sẽ lại vào mục chuyển sổ theo dõi riêng), cùng một số tiền phải thi hành án nhưng sẽ vào 3 mục trong biểu BCTK, dẫn đến sai số liệu báo cáo. Do đó, đề nghị Cục quản lý THADS làm việc với đơn vị FPT về nội dung này, nghiên cứu hoàn thiện theo hướng CHV hạch toán chi tiết theo đúng diễn biến hồ sơ thi hành án và hướng tới việc chuyển trạng thái hồ sơ sẽ căn cứ vào văn bản được ban hành theo tác nghiệp trên phần mềm. (Ví dụ: hết thời gian tự nguyện, tiền sẽ chuyển sang  đang thi hành, có quyết định (QĐ) hoãn thì sẽ chuyển sang trạng thái hoãn, có QĐ chưa điều kiện chuyển sang thái chưa có điều kiện…). Về số tiền hạch toán ghi nhận trong Báo cáo thống kê sẽ căn cứ vào ngày thực hiện hạch toán cuối cùng (Ví dụ: 01 nghĩa vụ có 3 lần hạch toán thì số tiền hạch toán ở trạng thái cuối cùng sẽ được ghi nhận vào BCTK chứ không phải cộng 3 lần hạch toán như hiện nay). Vướng mắc trong cập nhật hồ sơ thi hành xong các năm trước (hồ sơ hoàn trả tiền, đã thông báo trả tiền nhưng đương sự chưa đến nhận, đang gửi tiết kiệm) theo hướng dẫn của Cục Quản lý THADS (Công văn 959 ngày 25/3/2026), khi CHV cập nhật đúng theo hướng dẫn, chọn trạng thái hồ sơ thi hành xong, ngày xong trước thời điểm 30/9/2025, hạch toán tiền xong và giai đoạn gửi tiết kiệm thì loại hồ sơ này vẫn đang được tính vào báo cáo thống kê năm 2026, chưa phù hợp theo quy định về BCTK. Đề nghị điều chỉnh phần mềm theo hướng căn cứ vào ngày thi hành xong mà Chấp hành viên hạch toán để xác định hồ sơ xong trước kỳ hoặc trong kỳ, từ đó thể hiện đúng bản chất diễn biến hồ sơ và đảm bảo số liệu báo cáo thống kê theo kỳ được chính xác.

​Về việc hạch toán nghĩa vụ tài sản: Trong phần hạch toán nghĩa vụ tài sản của phân hệ eTCTHA hiện tại chỉ cho CHV hạch toán giá trị khi ở trạng thái thi hành xong và dù được hạch toán giá trị nhưng phần giá trị tài sản này không được ghi nhận vào báo cáo thống kê, trong khi ở BCTK trước đây việc hạch toán giá trị tài sản được tính, do đó sẽ có sự chênh lệch về tiền giữa BCTK trên eTCTHA và BCTK cũ. Việc CHV tổ chức thi hành một vụ việc giao tài sản hoặc thu hồi tài sản trong các vụ án kinh tế tham nhũng thường rất khó khăn, phức tạp; nếu thi hành xong chỉ được tính việc xong mà không được xác định giá trị tài sản xong thì tỷ lệ giải quyết xong về tiền của CHV sẽ không phản ánh đúng, đầy đủ kết quả về giá trị thực tế thi hành án. Về nội dung này đề nghị điều chỉnh phần mềm theo hướng xác định giá trị tài sản khi thi hành xong và giá trị hạch toán này được tính vào BCTK của Chấp hành viên. Về việc hạch toán nghĩa vụ loại tiền Ngoại tệ: Trong eTCTHA, mục 6 cập nhật về nghĩa vụ thi hành án, nghĩa vụ về tiền có cấu hình chọn loại tiền là tiền Đồng Việt Nam và các loại tiền ngoại tệ khác. Tuy nhiên, khi vào cập nhật chi tiết các khoản thu để hạch toán thì phân hệ không cho chọn loại tiền và không cấu hình tỷ giá quy đổi, do đó đối với các quyết định thi hành án trả lại tiền ngoại tệ (đa số là tiền USA) hiện tại Chấp hành viên chưa hạch toán được vào nghĩa vụ tiền, đề nghị đơn vị FPT nghiên cứu, bổ sung, hoàn thiện phần hạch toán này. Về chức năng chia sẻ, phân quyền các tài liệu từ CHV sang tài khoản của Kế toán: Hiện nay, sau khi CHV chia sẻ văn bản, tài liệu cho kế toán thì tại eWorkspace của kế toán sẽ xem được các tài liệu chia sẻ. Tài liệu được chia sẻ sẽ tồn tại trên bàn làm việc của Kế toán cho đến khi hết thời hạn chia sẻ chứ kế toán không thể xóa khi xử lý xong, với số lượng lớn các chứng từ chia sẻ, chứng từ đã được xử lý và chưa xử lý xen lẫn với nhau, dẫn đến việc xử lý các chứng từ CHV chia sẻ dễ bị thiếu, bị sót. Nội dung này đề nghị nghiên cứu bổ sung cấu hình chọn thêm tên Kế toán trong các tác nghiệp tạo văn bản, chứng từ cần gửi cho kế toán làm các thủ tục thu chi, như vậy văn bản sau khi phát hành chuyển về tài khoản của kế toán, kế toán vào xử lý và báo giao dịch hoàn thành mà không cần thực hiện qua chức năng chia sẻ tạo sự hoàn thiện trong quy trình xử lý. Việc gửi văn bản trên phân hệ eTCTHA, khi soạn thảo văn bản, CHV chọn phương thức gửi qua báo phát, nhưng sau khi ban hành văn bản muốn gửi qua trục liên thông thì hiện tại phần mềm chưa cho chọn bổ sung, đề nghị bổ sung cấu hình chọn phương thức gửi sau khi văn bản đã được ban hành. Hiện tại trên phần mềm đối với hồ sơ trong tổ chức thì không có chức năng cho xem được hạch toán khoản thu và trong hạch toán khi CHV chọn sai ngày thực hiện (trước ngày ban hành quyết định thi hành án hoặc vượt quá ngày hiện tại) phần mềm vẫn ghi nhận mà không có cảnh báo, dẫn đến kết quả hạch toán bị sai, đề nghị tạo thông báo cảnh báo ngày để CHV nhập đúng. Ngoài các nội dung trên, THADS tỉnh Gia Lai đề xuất hoàn thiện phân hệ eTCTHA cấu hình thêm chức năng Thông báo, để người dùng mỗi lần đăng nhập vào sẽ thấy được các Thông báo mới như: Trưởng phòng nhận các QĐ thi hành án mới được ban hành cần phân công, tiếp nhận hồ sơ mới từ đơn vị khác chuyển tiếp, hoặc CHV có án mới được phân công. Vì số lượng hồ sơ thi hành án nhiều, nếu không có mục Thông báo hiện lên các Trưởng phòng và CHV đôi khi sẽ bỏ lỡ hồ sơ mới dẫn đến vi phạm các thời hạn theo quy định.

​Đối với phân hệ eQĐTHA nhìn chung đã thực hiện tương đối ổn định, tuy nhiên một số thời điểm vẫn còn tình trạng Quyết định không trả về tài khoản của người xét duyệt bước tiếp theo, phải nhờ hỗ trợ đẩy quyết định về để xử lý, dẫn đến chậm thời hạn ban hành Quyết định thi hành án. Đề nghị FPT khắc phục dứt điểm lỗi này, để việc ban hành quyết định thi hành án trên phân hệ đúng thời hạn theo quy định. Đối với việc quản lý và xuất dữ liệu các loại Sổ trong phân hệ eQĐTHA và eTCTHA chưa đảm bảo, thiết kế các loại sổ chưa đầy đủ các trường thông tin theo Thông tư số 04/2023/BTP của Bộ Tư pháp, dữ liệu trả về sổ lộn xộn, không đầy đủ thông tin, không sắp xếp theo thứ tự, có dữ liệu bị sai thông tin so với nội dung Quyết định thi hành án. Các văn bản tài liệu sau khi văn thư ký đóng dấu được phần mềm tự động cấp số và vào sổ, nhưng việc tìm văn bản đó vừa được vào sổ nào thì rất khó, công chức quản lý sổ phải mất rất nhiều thời gian để xuất sổ, chỉnh sửa thủ công mới lưu được sổ. Đề nghị FPT nghiên cứu, hoàn thiện nội dung này để việc quản lý sổ và dữ liệu đảm bảo nhanh chóng, kịp thời. Đối với các sổ sửa đổi, bổ sung quyết định về thi hành án, không nhất thiết cứ mỗi sổ ra Quyết định về thi hành án là phải có một sổ ra Quyết định sửa đổi, bổ sung, đề nghị chỉ ban hành 01 sổ để phục vụ cho việc sửa đổi, bổ sung chung các quyết định về  thi hành án nhằm giảm tải việc kiểm tra, theo dõi các loại sổ ra Quyết định về thi hành án.

​Đối với eKNTC: Việc phân loại đơn trong trường hợp đơn thuộc trường hợp lưu đơn, hiện nay trên phân hệ eKNTC chỉ cho chọn Đơn trùng để Lưu đơn, nhưng theo quy định có nhiều trường hợp không phải đơn trùng vẫn lưu đơn, đề nghị FPT nghiên cứu, bổ sung cấu hình phù hợp theo quy định. Đồng thời, đề nghị điều chỉnh lại quy trình tiếp nhận và xử lý đơn thư theo 4 bước: Văn thư - Lãnh đạo THADS tỉnh - Lãnh đạo Phòng KT&GQ KNTC - Chuyên viên xử lý. Vì hiện tại phân hệ eKNTC đang thực hiện theo 3 bước Văn thư - Lãnh đạo phòng - Chuyên viên là chưa phù hợp với quy định về công tác văn thư và khó quản lý, vì theo quy định mọi văn bản, đơn thư đến phải được vào sổ và chuyển cho Lãnh đạo THADS phê duyệt trước, tránh trường hợp đơn thư chưa được phê duyệt mà văn thư chuyển cho Phòng chuyên môn, phòng khu vực thì lãnh đạo không quản lý, theo dõi được kết quả xử lý, tránh phát sinh hậu quả ýsau này.                                                                 Văn phòng THADS tỉnh