Trong tiến trình chuyển đổi số của Hệ thống Thi hành án dân sự, vấn đề trọng tâm không chỉ là số hóa hồ sơ, biểu mẫu hay báo cáo, mà là xây dựng được dữ liệu nghiệp vụ đúng, đủ, sạch, sống. Khi dữ liệu được sinh ra từ chính hoạt động nghiệp vụ, công tác thống kê mới có thể chuyển từ tổng hợp cuối kỳ sang phản ánh theo thời gian thực, phục vụ hiệu quả công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành.

1. Yêu cầu mới từ quản lý, điều hành trên môi trường số

Trong bối cảnh Luật Thi hành án dân sự số 106/2025/QH15 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2026, cùng với các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành và quy định mới về hoạt động thống kê thi hành án dân sự, theo dõi thi hành án hành chính, yêu cầu đổi mới phương thức quản lý, chỉ đạo, điều hành trong Hệ thống Thi hành án dân sự đang đặt ra ngày càng cấp thiết.

Một trong những định hướng quan trọng hiện nay là xây dựng, quản lý, vận hành Nền tảng số thi hành án dân sự phục vụ hoạt động thi hành án dân sự, theo dõi thi hành án hành chính và các hoạt động quản lý có liên quan. Đây không chỉ là việc đưa các biểu mẫu, sổ sách, báo cáo từ môi trường giấy lên môi trường điện tử. Quan trọng hơn, đây là quá trình chuyển đổi phương thức quản trị: từ quản lý dựa nhiều vào hồ sơ, báo cáo thủ công sang quản lý dựa trên dữ liệu nghiệp vụ được chuẩn hóa, cập nhật thường xuyên và có khả năng phản ánh kịp thời diễn biến của từng việc thi hành án.

Nền tảng số vì vậy cần được nhìn nhận là công cụ quản trị nghiệp vụ, không đơn thuần là phần mềm nhập liệu. Nếu chỉ thay giấy bằng màn hình, thay sổ giấy bằng sổ điện tử, thay bảng tổng hợp thủ công bằng một giao diện nhập số liệu, thì chuyển đổi số mới dừng ở mức thay đổi phương tiện. Giá trị sâu hơn của chuyển đổi số nằm ở khả năng biến mỗi hoạt động nghiệp vụ hợp lệ thành một sự kiện dữ liệu có thể kiểm chứng, liên kết, tổng hợp và khai thác phục vụ điều hành.

2. Từ nhập số liệu báo cáo sang dữ liệu sinh ra từ hoạt động nghiệp vụ

Trong phương thức truyền thống, công tác thống kê thường được thực hiện theo kỳ báo cáo. Đến thời điểm khóa sổ, các đơn vị tổng hợp số liệu, rà soát, đối chiếu và lập báo cáo theo biểu mẫu. Cách làm này có ưu điểm là quen thuộc, phù hợp với điều kiện quản lý trong thời gian dài, nhưng cũng bộc lộ những hạn chế nhất định khi yêu cầu quản lý ngày càng cao, khối lượng việc ngày càng lớn và nhu cầu khai thác số liệu ngày càng đa chiều.

Trong môi trường số, thống kê không nên được hiểu là một công đoạn nhập số liệu riêng biệt ở cuối kỳ. Thống kê cần được hình thành từ chính quá trình thực hiện nghiệp vụ hằng ngày. Khi cơ quan thi hành án dân sự tiếp nhận bản án, quyết định, hệ thống phải ghi nhận được thông tin nguồn thi hành. Khi tiếp nhận đơn yêu cầu thi hành án, hệ thống phải ghi nhận được người yêu cầu, nội dung yêu cầu, thời điểm yêu cầu và điều kiện xử lý. Khi ban hành quyết định thi hành án, hệ thống phải ghi nhận được số, ngày quyết định, loại quyết định, đương sự và nghĩa vụ phải thi hành.

Tương tự, khi phân công Chấp hành viên, xác minh điều kiện thi hành án, áp dụng biện pháp bảo đảm, cưỡng chế, thu tiền, chi tiền, xử lý tài sản, đình chỉ, ủy thác, hoãn, tạm đình chỉ hoặc xác nhận thi hành xong, mỗi hoạt động nghiệp vụ đó phải trở thành một sự kiện dữ liệu có cấu trúc. Người sử dụng không nhập “số liệu thống kê” theo nghĩa thủ công; người sử dụng thực hiện đúng hoạt động nghiệp vụ trên hệ thống. Từ các hoạt động nghiệp vụ đó, hệ thống tự động hình thành dữ liệu, cập nhật trạng thái và tổng hợp thành chỉ tiêu thống kê.

Đây là điểm khác biệt căn bản giữa phần mềm báo cáo và Nền tảng số quản trị nghiệp vụ.

3. Dữ liệu nghiệp vụ là gốc, biểu mẫu thống kê là đầu ra

Biểu mẫu báo cáo, chỉ tiêu thống kê và dashboard điều hành là công cụ rất quan trọng phục vụ công tác quản lý. Tuy nhiên, về mặt thiết kế hệ thống, biểu mẫu thống kê phải được xác định là lớp đầu ra, không phải là cấu trúc dữ liệu gốc.

Nếu xây dựng dữ liệu theo hình dạng của một biểu mẫu cụ thể, hệ thống sẽ phụ thuộc vào biểu mẫu đó. Khi chế độ báo cáo thay đổi, chỉ tiêu thống kê thay đổi hoặc yêu cầu quản lý phát sinh thêm tiêu chí mới, hệ thống sẽ phải điều chỉnh dữ liệu đầu vào, làm phát sinh nguy cơ không thống nhất, khó truy vết và khó khai thác dữ liệu lịch sử.

Ngược lại, nếu dữ liệu được xây dựng theo bản chất pháp lý và nghiệp vụ của việc thi hành án, hệ thống có thể linh hoạt đáp ứng nhiều yêu cầu quản lý khác nhau. Cùng một bộ dữ liệu gốc, nhà quản lý có thể khai thác theo loại án, loại việc, loại nghĩa vụ, địa bàn, cơ quan thi hành án, Chấp hành viên, nhóm án tín dụng ngân hàng, nhóm án tham nhũng, kinh tế, án hành chính, án có điều kiện thi hành, án chưa có điều kiện thi hành, án tồn đọng, án trọng điểm hoặc các tiêu chí quản lý khác.

Do đó, nguyên tắc cần được quán triệt là: không xây dựng dữ liệu theo biểu mẫu; phải xây dựng biểu mẫu, báo cáo và chỉ tiêu thống kê từ dữ liệu nghiệp vụ chuẩn hóa.

4. Phân loại án cần gắn với mô hình dữ liệu nhiều chiều

Việc thống nhất phân loại án trên Nền tảng số thi hành án dân sự là yêu cầu cần thiết. Hiện nay, các nhóm phân loại như dân sự, hình sự, kinh doanh thương mại, hành chính, phá sản, quyết định xử lý vụ việc cạnh tranh, phán quyết trọng tài thương mại, quyết định áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời và các tiêu chí khác đang được đặt ra để phục vụ quản lý, thống kê. Riêng đối với án hình sự, còn có yêu cầu theo dõi nhóm dân sự trong bản án, quyết định hình sự về tham nhũng, kinh tế, án thuộc diện Ban Chỉ đạo Trung ương hoặc cấp có thẩm quyền theo dõi.

Tuy nhiên, trong thiết kế dữ liệu, cần phân biệt rõ các lớp thông tin khác nhau. Không phải mọi tiêu chí quản lý đều là “loại án” theo nghĩa dữ liệu gốc. Có tiêu chí phản ánh lĩnh vực pháp lý, như dân sự, hình sự, hành chính, kinh doanh thương mại, phá sản. Có tiêu chí phản ánh nguồn văn bản thi hành, như bản án, quyết định của Tòa án, phán quyết trọng tài thương mại, quyết định xử lý vụ việc cạnh tranh, quyết định áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời. Có tiêu chí phản ánh nhóm quản lý chuyên đề, như tín dụng ngân hàng, tham nhũng, kinh tế, chức vụ. Có tiêu chí phản ánh mức độ theo dõi, chỉ đạo, như vụ việc thuộc diện Ban Chỉ đạo Trung ương về phòng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực hoặc Ban chỉ đạo cấp tỉnh theo dõi, chỉ đạo. Có tiêu chí phản ánh loại nghĩa vụ, như án phí, phạt tiền, truy thu, tịch thu, bồi thường, trả lại tài sản, giao tài sản, buộc thực hiện hoặc không thực hiện công việc.

Nếu tất cả các tiêu chí này được đưa vào một trường dữ liệu duy nhất, hệ thống sẽ khó bảo đảm tính chính xác khi khai thác, thống kê. Vì vậy, cần thiết kế dữ liệu theo hướng nhiều chiều, trong đó mỗi nhóm tiêu chí được đặt đúng vị trí: loại án, loại văn bản nguồn, nhóm quan hệ pháp luật, nhóm tội danh, loại nghĩa vụ, chủ thể liên quan, tài sản, trạng thái nghiệp vụ và cờ quản lý đặc biệt. Cách tiếp cận này giúp dữ liệu có khả năng thích ứng khi yêu cầu thống kê, chỉ đạo, điều hành thay đổi theo từng giai đoạn.

5. Phân rã dữ liệu đến cấp nghĩa vụ thi hành án

Trong thi hành án dân sự, hồ sơ là đơn vị quản lý nghiệp vụ quan trọng. Tuy nhiên, nếu xét dưới góc độ dữ liệu, chỉ quản lý ở cấp hồ sơ là chưa đủ.

Một bản án, quyết định có thể làm phát sinh nhiều quyết định thi hành án. Một hồ sơ có thể liên quan đến nhiều người phải thi hành án, nhiều người được thi hành án, nhiều khoản nghĩa vụ, nhiều loại tài sản và nhiều trạng thái xử lý khác nhau. Một bản án hình sự có thể đồng thời có án phí, phạt tiền, truy thu, tịch thu, bồi thường, trả lại tài sản, xử lý vật chứng, …. Một hồ sơ có thể đã thi hành xong một số nghĩa vụ nhưng còn tiếp tục tổ chức thi hành đối với nghĩa vụ khác.

Vì vậy, để phục vụ thống kê chính xác và quản trị thực chất, dữ liệu cần được phân rã đến cấp nghĩa vụ thi hành án. Mỗi nghĩa vụ cần xác định rõ căn cứ phát sinh, người phải thi hành, người được thi hành, loại nghĩa vụ, giá trị phải thi hành, giá trị đã thi hành, giá trị còn phải thi hành, trạng thái điều kiện thi hành, trạng thái tổ chức thi hành và căn cứ nghiệp vụ làm phát sinh thay đổi trạng thái.

Khi dữ liệu được phân rã đến cấp nghĩa vụ, hệ thống có thể trả lời chính xác hơn các câu hỏi quản lý: khoản nào đã thi hành xong, khoản nào còn phải thi hành, khoản nào có điều kiện, khoản nào chưa có điều kiện, khoản nào thuộc ngân sách nhà nước, khoản nào thuộc tổ chức tín dụng, khoản nào là bồi thường cho cá nhân, khoản nào liên quan đến tài sản đang xử lý. Đây là cơ sở quan trọng để bảo đảm số liệu thống kê không chỉ đúng về tổng số, mà còn đúng về bản chất nghiệp vụ.

6. Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ là điều kiện để dữ liệu tự sinh

Để dữ liệu có thể sinh ra từ hoạt động nghiệp vụ, trước hết hoạt động nghiệp vụ phải được chuẩn hóa. Đơn vị kỹ thuật có thể xây dựng hệ thống, thiết kế giao diện, tạo lập bảng dữ liệu, kết nối chức năng và lập trình logic xử lý. Tuy nhiên, đơn vị kỹ thuật không thể thay cơ quan quản lý xác định bản chất nghiệp vụ của từng bước thi hành án.

Cơ quan quản lý cần xác định rõ: bước nghiệp vụ nào là bắt buộc; bước nào làm phát sinh hồ sơ; bước nào làm thay đổi trạng thái; bước nào làm tăng, giảm số phải thi hành; bước nào làm phát sinh số đã thi hành; bước nào làm thay đổi điều kiện thi hành án; bước nào là căn cứ tính thi hành xong, đình chỉ, ủy thác, hoãn, chưa có điều kiện, tạm đình chỉ, tạm dừng để giải quyết khiếu nại, đang trong thời hạn tự nguyện, trở ngại khác quan hoặc chuyển sổ theo dõi riêng.

Trên cơ sở quy trình nghiệp vụ chuẩn, đơn vị kỹ thuật mới có thể hiện thực hóa thành cấu trúc dữ liệu, quan hệ giữa các bảng, quy tắc tự động sinh dữ liệu, quy tắc kiểm tra hợp lệ, quy tắc khóa dữ liệu, quy tắc lưu vết thay đổi và quy tắc tổng hợp thống kê.

Có thể khái quát chuỗi vận hành như sau: quy định pháp luật tạo cơ sở cho quy trình nghiệp vụ; quy trình nghiệp vụ được số hóa thành sự kiện dữ liệu; sự kiện dữ liệu làm thay đổi trạng thái hồ sơ, nghĩa vụ, tài sản, khoản tiền; trạng thái dữ liệu được tổng hợp theo logic thống kê; logic thống kê tạo ra báo cáo, dashboard và công cụ điều hành. Nếu một trong các mắt xích này chưa rõ, số liệu thống kê thời gian thực sẽ khó bảo đảm độ tin cậy.

7. Bảo đảm dữ liệu “đúng, đủ, sạch, sống”

Một yêu cầu quan trọng trong vận hành Nền tảng số thi hành án dân sự là chất lượng dữ liệu. Dữ liệu cần đạt bốn yêu cầu: đúng, đủ, sạch, sống.

“Đúng” là đúng bản chất pháp lý, đúng nghiệp vụ, đúng chủ thể, đúng nghĩa vụ, đúng trạng thái và đúng thời điểm hiệu lực. “Đủ” là không thiếu các trường thông tin cốt lõi phục vụ quản lý và thống kê, nhất là thông tin về bản án, quyết định, quyết định thi hành án, đương sự, nghĩa vụ, số tiền, tài sản, trạng thái và căn cứ thay đổi trạng thái. “Sạch” là dữ liệu không trùng lặp, không nhập tùy tiện, không sử dụng một trường cho nhiều ý nghĩa, không để các nhóm “khác” trở thành nơi chứa dữ liệu không được chuẩn hóa. “Sống” là dữ liệu được cập nhật thường xuyên từ hoạt động nghiệp vụ thực tế, có lịch sử thay đổi, có căn cứ nghiệp vụ, có người chịu trách nhiệm và có thể truy vết.

Dữ liệu “sống” khác với dữ liệu được nhập chỉ để hoàn thành báo cáo. Dữ liệu sống phản ánh quá trình vận động của việc thi hành án, từ khi tiếp nhận nguồn thi hành đến khi kết thúc hoặc chuyển sang trạng thái quản lý khác. Đây là điều kiện để báo cáo thống kê không còn là công việc dồn vào cuối kỳ, mà trở thành công cụ theo dõi, cảnh báo, chỉ đạo, điều hành thường xuyên.

8. Từ thống kê báo cáo đến thống kê điều hành

Khi dữ liệu được chuẩn hóa và cập nhật từ hoạt động nghiệp vụ, công tác thống kê sẽ chuyển từ vai trò tổng hợp sau kỳ báo cáo sang vai trò phục vụ điều hành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Nhà quản lý không chỉ cần biết đến cuối kỳ đã thi hành xong bao nhiêu việc, bao nhiêu tiền, còn tồn bao nhiêu việc, bao nhiêu tiền. Nhà quản lý còn cần biết trong quá trình tổ chức thi hành án: đơn vị nào có số việc tăng bất thường; hồ sơ nào chậm xác minh; khoản tiền nào đã thu nhưng chưa chi; tài sản nào đã kê biên nhưng chưa xử lý; nghĩa vụ nào có điều kiện nhưng chưa được tổ chức thi hành; hồ sơ nào sắp quá hạn; Chấp hành viên nào đang có khối lượng việc lớn; nhóm án nào có nguy cơ ảnh hưởng đến chỉ tiêu chung.

Đó là giá trị của thống kê thời gian thực. Thống kê không chỉ để báo cáo, mà còn để phát hiện điểm nghẽn, dự báo rủi ro và hỗ trợ quyết định quản lý. Để đạt được điều này, Nền tảng số phải được xây dựng trên nền tảng dữ liệu nghiệp vụ chuẩn hóa, có logic thống kê minh bạch, có khả năng truy vết và có cơ chế kiểm soát chất lượng dữ liệu thường xuyên.

9. Một số yêu cầu đặt ra trong thời gian tới

Để Nền tảng số thi hành án dân sự thực sự trở thành công cụ quản trị hiện đại, cần tập trung thực hiện một số nhiệm vụ trọng tâm.

Thứ nhất, tiếp tục chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ theo quy định của Luật Thi hành án dân sự, các nghị định, thông tư hướng dẫn, làm rõ từng bước nghiệp vụ, căn cứ pháp lý, chủ thể thực hiện, thời điểm phát sinh và hệ quả dữ liệu của từng bước.

Thứ hai, xây dựng từ điển dữ liệu dùng chung cho toàn Hệ thống Thi hành án dân sự, trong đó xác định rõ từng trường dữ liệu, kiểu dữ liệu, giá trị hợp lệ, trường bắt buộc, trường tự động sinh, trường được phép cập nhật và trường phải lưu lịch sử.

Thứ ba, thiết kế dữ liệu theo hướng phân rã đến cấp nghĩa vụ, bảo đảm liên kết giữa bản án, quyết định, quyết định thi hành án, hồ sơ, đương sự, nghĩa vụ, tài sản, khoản thu, khoản chi, sự kiện nghiệp vụ và trạng thái xử lý.

Thứ tư, xây dựng logic thống kê trên cơ sở dữ liệu nghiệp vụ, bảo đảm mỗi chỉ tiêu thống kê đều xác định rõ nguồn dữ liệu, điều kiện tính, thời điểm tính, phạm vi tính và phương pháp xử lý các trường hợp đặc thù.

Thứ năm, tăng cường kiểm soát chất lượng dữ liệu, bảo đảm dữ liệu được cập nhật đúng, đủ, sạch, sống; hạn chế tối đa việc nhập số liệu báo cáo thủ công độc lập với hoạt động nghiệp vụ.

Thứ sáu, phát huy vai trò phối hợp giữa đơn vị nghiệp vụ, đơn vị thống kê, đơn vị chuyển đổi số và đơn vị kỹ thuật. Nghiệp vụ phải xác định đúng yêu cầu; thống kê phải xác định đúng phương pháp tính; kỹ thuật phải hiện thực hóa đúng quy trình và dữ liệu; người sử dụng phải thực hiện đúng thao tác nghiệp vụ trên hệ thống.

10. Kết luận

Xây dựng Nền tảng số thi hành án dân sự là nhiệm vụ có ý nghĩa quan trọng trong tiến trình hiện đại hóa công tác thi hành án dân sự. Giá trị của Nền tảng số không chỉ nằm ở việc số hóa hồ sơ, biểu mẫu hay báo cáo, mà còn nằm ở khả năng hình thành một hệ thống dữ liệu nghiệp vụ thống nhất, tin cậy, có thể khai thác theo thời gian thực để phục vụ quản lý, chỉ đạo, điều hành.

Muốn vậy, dữ liệu phải được sinh ra từ hoạt động nghiệp vụ; hoạt động nghiệp vụ phải được chuẩn hóa theo pháp luật; cấu trúc dữ liệu phải được thiết kế đúng bản chất; logic thống kê phải minh bạch, ổn định và có khả năng thích ứng với yêu cầu quản lý mới.

Khi mỗi quyết định, mỗi biên bản, mỗi lần xác minh, mỗi khoản thu, mỗi lần chi trả, mỗi thay đổi trạng thái đều trở thành dữ liệu có giá trị, công tác thống kê thi hành án dân sự sẽ không còn chỉ là nhiệm vụ tổng hợp số liệu cuối kỳ, mà trở thành công cụ quản trị thường xuyên, kịp thời và hiệu quả.

Đó cũng là cơ sở để Hệ thống Thi hành án dân sự từng bước chuyển từ quản lý bằng hồ sơ, biểu mẫu sang quản trị bằng dữ liệu; từ báo cáo thủ công sang thống kê thời gian thực; từ xử lý thông tin sau sự việc sang chỉ đạo, điều hành trên nền tảng dữ liệu sống.

Cao Trường Vũ