Bén duyên với nghề văn thư - lưu trữ
Sinh ra và lớn lên tại huyện Đức Trọng, tỉnh Lâm Đồng, sau khi tốt nghiệp trung học phổ thông, năm 2005 chị đăng ký vào trường Trung cấp Kỹ thuật tỉnh (nay là Trường Cao đẳng Kỹ thuật Lâm Đồng) với chuyên ngành Trung cấp Kế toán. Tháng 7/2007, cô sinh viên mới ra trường được tuyển vào làm ở Phòng Văn thư của Chi cục THADS huyện Đức Trọng.
Thời gian thấm thoát trôi, giờ chị đã 10 năm làm việc tại môi trường thân yêu này. Nhớ lại ngày đầu vào công tác, chị Huệ chia sẻ: “Làm văn thư không phải là chuyên ngành học của tôi, tôi nghĩ không biết mình có duyên với nó từ khi nào, những ngày đầu vào làm việc tôi hết sức bỡ ngỡ, được sự chỉ dạy của cán bộ đi trước, tôi bớt đi sự lo lắng”.
Công việc hàng ngày của chị là lưu trữ hồ sơ, chủ yếu là hồ sơ thi hành án. Chị Huệ cho biết: “Ban đầu lưu trữ hồ sơ theo án kết thúc gồm hình sự, kinh tế, dân sự và án hôn nhân... Qua một thời gian làm, tôi thấy lưu hồ sơ như vậy rất bất cập. Khi cần khai thác thì mình lấy hồ sơ ra tìm rất vất vả, chẳng hạn khi cơ quan công an xuống xác minh án hình sự, họ chỉ cung cấp cho mình bản án, mình phải lên bản án đó tìm xem nó kết thúc vào ngày tháng năm nào và của chấp hành viên nào”.
Chị Lê Thị Huệ cho biết thêm: hàng năm trên Cục THADS tỉnh Lâm Đồng xuống kiểm tra, yêu cầu lấy theo chấp hành viên chứ không phải lấy theo từng loại án. Bắt buộc chị phải phân tập hồ sơ thành nhiều chấp hành viên nên có thể dẫn đến thất lạc, khó tìm và mất nhiều thời gian.
Từ việc kiểm kê và lấy số liệu khó khăn nên chị đã nghĩ ra cách để việc làm của mình ngày một nhanh hơn lại đơn giản, dễ tìm. Tháng 9/2013, chị Huệ có sáng kiến là lưu theo chấp hành viên chứ không phải lưu theo từng loại án hồ sơ kết thúc, mỗi đợt có đoàn kiểm tra đến thì chị đã dễ dàng tìm kiếm hơn. Hiện tại cách làm đó đã thực hiện có hiệu quả cho Chi cục THADS huyện Đức Trọng từ ngày ấy đến bây giờ.
Ông Mai Văn Hưng - Chi cục trưởng THADS huyện Đức Trọng cho biết: “Đồng chí Lê Thị Huệ là một cán bộ trẻ. Ngoài công việc là văn thư thì đơn vị còn giao cho chị làm thủ quỹ và thủ kho nhưng chị rất nhiệt tình và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, nhiều năm liền đạt thành tích xuất sắc được Cục THADS tỉnh Lâm Đồng tặng giấy khen”.
Trước đó, để nâng cao nghiệp vụ, năm 2007-2012 chị Huệ đã đăng ký học khóa lưu trữ của Trường Nội vụ Hà Nội, chi nhánh tại Lâm Đồng.
Những thuận lợi từ sáng kiến
Là người gắn bó với công việc văn thư lâu năm, chị Huệ không ngừng tìm mọi phương pháp giúp cho việc quản lý hồ sơ án kết thúc thuận lợi mà không mất nhiều thời gian tìm kiếm, thất lạc.
Chị Huệ nói: “Đầu năm 2017, Cục THADS tỉnh Lâm Đồng yêu cầu mỗi Chi cục THADS huyện phải đăng ký đề tài sáng kiến, tôi liền nảy sinh ý tưởng trong đầu, đồng thời tham khảo ý kiến tư vấn của Chi cục trưởng THADS huyện Đức Trọng để cho ra đề tài này”.
Nghĩ là làm, cuối tháng 5/2017 đề tài “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập và quản lý hồ sơ lưu trữ cơ quan THADS” hoàn thành, đề tài này chị chỉ làm vẻn vẹn trong 2 ngày, chị phải thức trắng đêm để viết những phương pháp, cách thức thực hiện của nội dung đề tài.
Theo chị Huệ, khó khăn nhất khi thực hiện đề tài là chị không biết viết và giải thích như thế nào để người đọc hiểu về lưu trữ, chính vì vậy đôi lúc chị cảm thấy nản chí, niềm an ủi cho chị khi đề tài dẫn vào thực tế thì đơn giản hơn rất nhiều so với lý thuyết trên giấy. Thông qua đề tài này chị muốn trao đổi kinh nghiệm với đồng nghiệp làm công tác lưu trữ và chọn ra giải pháp phù hợp đưa công tác lưu trữ tại Chi cục mình đi vào nền nếp, góp phần nâng cao hiệu quả công việc và bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ.
“Qua nhiều năm làm công tác văn thư - lưu trữ trên cơ sở vận dụng các giải pháp lưu trữ theo từng bộ phận chấp hành viên, tôi thấy công tác bảo quản hồ sơ an toàn, vệ sinh kho, chống ẩm mốc, côn trùng cắn phá, hồ sơ lưu trữ được sắp xếp, phân loại một cách khoa học đảm bảo phục vụ tốt cho công tác khai thác hồ sơ lưu trữ một cách nhanh chóng, kịp thời. Nâng cao hiệu xuất, chất lượng hơn”, chị Huệ chia sẻ.
Ông Vũ Ngọc Thành - Phó Cục trưởng Cục THADS tỉnh Lâm Đồng cho biết: Nhằm đưa ra những giải pháp cải tiến lề lối làm việc, cải tiến quy trình thi hành án, đẩy nhanh tiến độ thi hành án, nâng cao chất lượng hiệu quả công việc, đầu năm 2017, Cục THADS tỉnh có phát động phong trào thi đua hàng năm về những sáng kiến mới trong công tác THADS, tính đến thời điểm hiện tại Ban tổ chức đã nhận được 19 đề tài của toàn ngành. Riêng Chi cục THADS huyện Đức Trọng tham gia 3 đề tài.
Sau quá trình xem xét, nghiên cứu, Phó Cục trưởng đánh giá sơ bộ 19 đề tài trên đều khá tốt, trong đó đề tài của chị Lê Thị Huệ, công tác tại Chi cục THADS huyện Đức Trọng được đánh giá cao bởi tính chặt chẽ, khoa học, tính mới mẻ của đề tài nhất là việc chị Huệ thuyết minh được tính thực tiễn, hiệu quả.
Ông Vũ Ngọc Thành cho biết thêm: nếu đề tài của chị Huệ được chọn thì sẽ áp dụng đề tài đó cho toàn bộ Chi cục THADS huyện trong tỉnh Lâm Đồng. Dự kiến, hội đồng khen thưởng sẽ công bố kết quả vào đầu tháng 9/2017.
Theo Gia Hân