Từ ngày 05/9/2023 đến 07/9/2023, Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Cục Thi hành án dân sự tỉnh Điện Biên theo Kế hoạch số 577/KH-UBND ngày 24/4/2023 của UBND tỉnh Điện Biên về công tác văn thư, lưu trữ năm 2023; Kế hoạch số 874/KH-SNV ngày 21/4/2023 của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên về Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2023; Quyết định số 261/QĐ-SNV ngày 08/5/2023 của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên về việc thành lập Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 và thông báo số 1546/TB-ĐKT, ngày 10/7/2023 của Sở Nội vụ về việc thông báo kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2023.
Đồng chí Bùi Thị Quế Anh - Phó Giám đốc Sở Nội vụ - Trưởng ban thi đua – Khen Thưởng Tỉnh - Trưởng đoàn kiểm tra tham dự buổi công bố Quyết định kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Cục Thi hành án dân sự. Tại buổi công bố, đồng chí Bùi Thị Quế Anh đã phát biểu ý kiến đánh giá khái quát chung về kết quả công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, về những khó khăn và thuận lợi trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao, sự quan tâm lãnh chỉ đạo chặt chẽ, kịp thời của Uỷ ban nhân dân tỉnh đối với công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời cũng đề nghị Đoàn kiểm tra qua công tác kiểm tra đánh giá khách quan kết quả đạt được cũng như những thiếu sót tồn tại để Cục Thi hành án dân sự tỉnh Điện Biên rút kinh nghiệm, tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ.
Đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; giai đoạn từ 01/01/2022 đến ngày 31/8/2023 theo nội dung theo Kế hoạch kiểm tra số 874/KH-SNV ngày 21/4/2023 của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên về Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2023. Nội dung kiểm tra chú trọng vào công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; công tác tổ chức, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng ban hành văn bản chỉ đạo, quản lý, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.
Qua quá trình kiểm tra tại Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Đoàn kiểm tra nhận thấy điểm nổi bật trong công tác văn thư, lưu trữ của Cục Thi hành án dân sự tỉnh Điện Biên là công tác chỉ đạo điều hành quyết liệt và có hiệu quả của Lãnh đạo Cục đối với các Chi cục; đã tổ chức thực hiện tốt công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành, văn bản quy pháp pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Chính phủ,các Bô,̣ ngành Trung ương, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ. Cục THADS tỉnh đã quán triệt, chỉ đạo Văn phòng và các Chi cục THADS cấp huyện trực thuộc chỉ đạo bộ phận văn thư, lưu trữ của đơn vị thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; tích cực nghiên cứu văn bản, thường xuyên tự bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ; đảm bảo nâng cao hiệu quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Cục và các Chi cục. Bộ phận văn thư đã được trang bị các trang thiết bị thiết yếu đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ hiện nay. Đơn vị đã chuẩn bị báo cáo và các tài liệu kiểm chứng phục vụ đoàn kiểm tra kịp thời, đầy đủ; cung cấp đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của Đoàn kiểm tra. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ góp phần hỗ trợ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Cục và hoạt động chuyên môn của các phòng và các đơn vị trực thuộc.
Tuy nhiên, kết quả kiểm tra cho thấy công tác văn thư, lưu trữ của Cục Thi hành án dân sự tỉnh còn một số tồn tại, hạn chế cần được khắc phục trong thời gian tới như sau: Về văn bản quản lý Nhà nước: Chưa xây dựng được Danh mục hồ sơ công việc và bảng thời hạn bảo quản.Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Đối với công văn: Phần kính gửi từ 02 cơ quan trở lên chưa thực hiện xuống dòng. Đối với Quyết định: Nhiều quyết định chưa có dấu hai chấm(:)sau quyết định.
Ngày 07/9/2023, Đoàn kiểm tra đã tiến hành tổ chức thống nhất kết quả kiểm tra tại Cục Thi hành án dân sự tỉnh Điện Biên đánh giá cao kết quả đã đạt được của Cục Thi hành án dân sự, những hạn chế, thiếu sót không lớn, không nghiêm trọng, cần rút kinh nghiệm. Cục Thi hành án dân sự tỉnh Điện Biên thực hiện một số nội dung như: Tiếp tục quan tâm chỉ đạo hơn nữa đối với các phòng ban, đơn vị trực thuộc trong việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ (Luật lưu trữ, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Thủ tướng Chính phủ về công tác văn thư; Chỉ thị số 35/2017/CT-TTg, ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; Chỉ thị số 04/CT-UBND ngày 11/3/2022 của UBND tỉnh Điện Biên về tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Điện Biên. Chỉ đạo công chức, viên chức các bộ phận chuyên môn khi soạn thảo và ban hành văn bản cần thực hiện thể thức văn bản theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Chỉnh lý khoa học hồ sơ tài liệu tích đống và giao nộp hồ sơ, tài liệu về lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử theo quy định. Tiếp tục xây dựng kế hoạch và lập dự trù kinh phí để chỉnh lý khoa học khối tài liệu còn tồn tại trong kho theo quy định, nhằm đáp ứng yêu cầu nộp tài liệu về Kho lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.