1. Hiện nay, thông báo về thi hành án dân sự được quy định cụ thể tại Điều 39 đến Điều 43 Luật Thi hành án dân sự, Điều 2 Nghị định số 62/2015/NĐ-CP và Điều 2 Thông tư liên tịch số 11/2016/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC ngày 01/8/2015 của Bộ Tư pháp, Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao quy định một số vấn đề về thủ tục thi hành án dân sự và phối hợp liên ngành trong thi hành án dân sự, Quy trình tổ chức thi hành án trong nội bộ cơ quan thi hành án dân sự ban hành kèm theo Quyết định số 273/QĐ-TCTHADS ngày 22/02/2017 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự, với nhiều việc phải thông báo, như: Thông báo cưỡng chế thi hành án. Thông báo về việc kê biên tài sản. Thông báo bán đấu giá tài sản (kể cả thông báo đấu giá quyền sử dụng đất). Thông báo về việc giao nhận tài sản (theo văn bản bán đấu giá hoặc biên bản thoả thuận của đương sự). Thông báo về việc giải toả kê biên tài sản (theo Điều 105 Luật Thi hành án dân sự). Thông báo về việc nhận tiền, tài sản…nhằm đảm bảo các quyền của đương sự được thực hiện một cách công khai, minh bạch.
2. Xác định đúng, đầy đủ người được nhận văn bản thông báo về thi hành án dân sự: Tùy từng trường hợp cụ thể để xác định cho chính xác, đó có thể là cơ quan kiểm sát (cùng cấp và cấp trên trực tiếp với cơ quan thi hành án dân sự), Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chwusc hữu quan; với đương sự và người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến việc thi hành án; trường hợp có uỷ quyền thì việc thông báo các văn bản về thi hành án được thực hiện đối với người được uỷ quyền.
3. Thực hiện đúng thời hạn thông báo về thi hành án dân sự: Việc thông báo phải thực hiện trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày ra văn bản, trừ trường hợp cần ngăn chặn đương sự tẩu tán, hủy hoại tài sản, trốn tránh việc thi hành án. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả thẩm định giá, Chấp hành viên thông báo cho chủ sở hữu chung quyền ưu tiên mua phần tài sản của người phải thi hành án theo quy định tại khoản 3 Điều 74 Luật Thi hành án dân sự. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả thẩm định giá, Chấp hành viên thông báo cho đương sự quyền yêu cầu định giá lại theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 99 Luật Thi hành án dân sự.
4. Lựa chọn hình thức thông báo phù hợp là thông báo trực tiếp hoặc qua cơ quan, tổ chức, cá nhân khác theo quy định của pháp luật; niêm yết công khai hoặc thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng. Trường hợp đương sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan yêu cầu được nhận thông báo bằng điện tín, fax, email hoặc hình thức khác thì việc thông báo trực tiếp có thể được thực hiện theo hình thức đó nếu không gây trở ngại cho cơ quan thi hành án dân sự. Trường hợp này, Chấp hành viên phải lưu vào hồ sơ thi hành án văn bản thể hiện yêu cầu, văn bản cần thông báo và văn bản thể hiện kết quả thông báo như bức điện tín, thư điện tử, báo cáo bản fax đã được gửi.
Riêng đối với thông báo về thông tin về tên, địa chỉ, nghĩa vụ phải thi hành của người phải thi hành án chưa có điều kiện thi hành thì cơ quan thi hành án dân sự đăng tải công khai thông tin về tên, địa chỉ, nghĩa vụ thi hành án của người phải thi hành án trên Trang thông tin điện tử của Cục Thi hành án dân sự và tích hợp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp; gửi quyết định về việc chưa có điều kiện thi hành án cho Ủy ban nhân dân cấp xã nơi xác minh để niêm yết công khai (cơ quan thi hành án dân sự không trực tiếp niêm yết nhưng cần chứng kiến việc niêm yết của Ủy ban nhân dân cấp xã và lưu tài liệu mà Ủy ban nhân dân cấp xã niêm yết quyết định về việc chưa có điều kiện thi hành án vào hồ sơ thi hành án); thời gian niêm yết công khai quyết định về việc chưa có điều kiện thi hành án là 03 tháng, kể từ ngày niêm yết.
5. Thực hiện đúng thủ tục thông báo về thi hành án dân sự với 03 cấp độ:
Một là, thông báo trực tiếp: Thủ tục thông báo trực tiếp cho cá nhân thì văn bản thông báo cho cá nhân phải được giao trực tiếp và yêu cầu người đó ký nhận hoặc điểm chỉ. Trường hợp người được thông báo vắng mặt thì văn bản thông báo được giao cho một trong số những người thân thích có đủ năng lực hành vi dân sự cùng cư trú với người đó, bao gồm vợ, chồng, con, ông, bà, cha, mẹ, bác, chú, cô, cậu, dì, anh, chị, em của đương sự, của vợ hoặc chồng của đương sự. Việc giao thông báo phải lập thành biên bản. Ngày lập biên bản là ngày được thông báo hợp lệ. Trường hợp người được thông báo không có người thân thích có đủ năng lực hành vi dân sự cùng cư trú hoặc có nhưng người đó từ chối nhận văn bản thông báo hoặc người được thông báo vắng mặt mà không rõ thời điểm trở về thì người thực hiện thông báo phải lập biên bản về việc không thực hiện được thông báo, có chữ ký của người chứng kiến và thực hiện việc niêm yết công khai. Trường hợp người được thông báo đã chuyển đến địa chỉ mới thì phải thông báo theo địa chỉ mới của người được thông báo. Trường hợp người được thông báo là cơ quan, tổ chức thì văn bản thông báo phải được giao trực tiếp cho người đại diện theo pháp luật hoặc người chịu trách nhiệm nhận văn bản của cơ quan, tổ chức đó và phải được những người này ký nhận; trường hợp cơ quan, tổ chức được thông báo có người đại diện tham gia việc thi hành án hoặc cử người đại diện nhận văn bản thông báo thì những người này ký nhận văn bản thông báo; ngày ký nhận là ngày được thông báo hợp lệ.
Việc thông báo trực tiếp cho đương sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan do Chấp hành viên, công chức làm công tác thi hành án giao văn bản cần thông báo cho người được thông báo hoặc do bưu tá; người được cơ quan thi hành án ủy quyền; tổ trưởng tổ dân phố; trưởng thôn, làng, ấp, bản, khóm, buôn, phum, sóc; Ủy ban nhân dân, công an cấp xã; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị; Giám thị trại giam, trại tạm giam, Thủ trưởng cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện nơi người được thông báo có địa chỉ, cư trú, công tác, chấp hành hình phạt tù giao văn bản cần thông báo cho người được thông báo.
Trường hợp do đường sá xa xôi, giao thông không thuận tiện; người được thông báo có nhiều địa chỉ liên lạc, nơi ở không cố định, thường vắng mặt ở nhà vào giờ hành chính; đương sự đang bị giam, tạm giam; người được thi hành án chưa yêu cầu thi hành án quy định tại khoản 1 Điều 49 Nghị định số 62/2015/NĐ-CP; các trường hợp khác mà việc thông báo trực tiếp có khó khăn thì việc thông báo được thực hiện qua dịch vụ bưu chính bằng thư bảo đảm. Ngày gửi thư bảo đảm là ngày thông báo hợp lệ.
Thông báo đối với người đang bị giam, tạm giam được thực hiện theo địa chỉ nơi người đó đang bị giam, tạm giam. Giám thị trại giam, tạm giam có trách nhiệm giao văn bản thông báo cho người được thông báo.
Trường hợp có uỷ quyền thì việc thông báo các văn bản về thi hành án được thực hiện đối với người được uỷ quyền.
Trường hợp giao thông báo qua người khác nhận thay thì người thông báo phải lập biên bản ghi rõ họ tên, chức vụ, địa chỉ của người nhận thay; ngày, giờ nhận thay; quan hệ giữa họ với người được thông báo; cam kết giao tận tay hoặc thông báo ngay cho người được thông báo. Biên bản có chữ ký của người nhận và người giao thông báo.
Trường hợp đương sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan từ chối không nhận thông báo thì người thực hiện thông báo trực tiếp phải lập biên bản, có chữ ký của người chứng kiến và việc thông báo được coi là hợp lệ.
Hai là, niêm yết công khai: Việc niêm yết công khai văn bản thông báo chỉ được thực hiện khi không rõ địa chỉ của người được thông báo hoặc không thể thực hiện được việc thông báo trực tiếp, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Cơ quan thi hành án dân sự trực tiếp hoặc ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú hoặc nơi cư trú cuối cùng của người được thông báo hoặc cá nhân, tổ chức có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật thực hiện việc niêm yết.
Việc niêm yết được thực hiện theo thủ tục sau đây: Niêm yết văn bản thông báo tại trụ sở cơ quan thi hành án dân sự, trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú hoặc nơi cư trú cuối cùng của người được thông báo; việc xác định nơi cư trú được thực hiện theo pháp luật về cư trú. Lập biên bản về việc niêm yết công khai, trong đó ghi rõ ngày, tháng, năm niêm yết; số, ngày, tháng, năm, tên của văn bản thông báo; có chữ ký của người chứng kiến. Trường hợp niêm yết để bán đấu giá tài sản thì nơi niêm yết thực hiện theo quy định của pháp luật về bán đấu giá. Thời gian niêm yết công khai văn bản thông báo là 10 ngày, kể từ ngày niêm yết. Ngày niêm yết là ngày được thông báo hợp lệ.
Ba là, thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng chỉ được thực hiện khi pháp luật có quy định hoặc khi đương sự có yêu cầu. Trường hợp xác định đương sự đang có mặt tại địa phương nơi đương sự cư trú thì việc thông báo được thực hiện trên báo ngày trong hai số liên tiếp hoặc trên đài phát thanh, đài truyền hình của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương của địa phương đó hai lần trong 02 ngày liên tiếp. Trường hợp xác định đương sự không có mặt tại địa phương nơi đương sự cư trú thì việc thông báo được thực hiện trên báo ngày trong hai số liên tiếp hoặc trên đài phát thanh, đài truyền hình của trung ương hai lần trong 02 ngày liên tiếp. Ngày thực hiện việc thông báo lần hai trên phương tiện thông tin đại chúng là ngày được thông báo hợp lệ.
Việc thông báo về thi hành án trên phương tiện thông tin đại chúng có thể được công khai trên Trang thông tin điện tử của Cục Thi hành án dân sự, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp.
6. Thực hiện việc thông báo theo quy định của pháp luật: Giao trực tiếp cho người được nhận văn bản thông báo; lập biên bản về việc giao nhận, từ chối, nhận thay thông báo về thi hành án. Ủy quyền hoặc đề nghị các cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan thực hiện thông báo về thi hành án (
Bưu điện, Giám thị trại giam, tạm giam,...). Niêm yết tại Trụ sở cơ quan thi hành án dân sự, Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú hoặc nơi cư trú cuối cùng của người được thông báo và lập biên bản về việc niêm yết khi không thực hiện được thông báo trực tiếp. Thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng: Thực hiện theo quy định của pháp luật và dự thảo văn bản đăng tải thông tin trình Thủ trưởng cơ quan ký ban hành, chuyển cho Văn thư phát hành.
7. Lưu kết quả thông báo vào hồ sơ thi hành án theo đúng quy định.