I. Tổng quan về phần mềm cơ sở dữ liệu điện tử về thông tin của người phải thi hành án chưa có điều kiện thi hành
Nội dung này được xây dựng nhằm hướng dẫn cho người sử dụng hiểu và biết cách thao tác tạo lập cơ sở dữ liệu điện tử về thông tin của người phải thi hành án chưa có điều kiện thi hành (sau đây gọi tắt là Phần mềm CSDL). Phần mềm CSDL được kết nối, đồng bộ cơ sở dữ liệu với phần mềm Quản lý quá trình thụ lý, tổ chức thi hành án và báo cáo thống kê THADS (sau đây gọi tắt là phần mềm Quản lý THADS) và liên kết với Cổng Thông tin điện tử THADS và các Trang Thông tin điện tử THADS địa phương.
1. Sơ đồ quy trình nghiệp vụ

2. Một số vấn đề cần lưu ý khi sử dụng phần mềm
Để tạo điều kiện thuận lợi cán bộ , công chức tham gia sử dụng phần mềm, Tổng cục hiện tại đang vận hành song song phiên bản chính thức và phiên bản thực hành (các chức năng giống nhau, dùng chung tài khoản với phiên bản chính thức), thông tin được công khai/chấm dứt công khai trên Cổng/Trang TTĐT THADS.
* Lưu ý:
Các thao tác trên phần mềm Quản lý THADS chính thức sẽ tác động, ảnh hưởng trực tiếp đến hồ sơ thi hành án đang tồn tại chính thức trên phần mềm Quản lý THADS. Do vậy, đề nghị cán bộ , công chức tham gia sử dụng phần mềm thận trọng, thực hiện chính xác các thao tác trên phần mềm Quản lý THADS cũng như trên Phần mềm CSDL (bản chính thức) như cập nhật đúng hồ sơ, biên bản xác minh, quyết định chưa có điều kiện, cập nhật tiền, tài sản… khai thác các dữ liệu trên phiên bản chính thức.
Để thực hành và thao tác được đầy đủ các chức năng của các phần mềm, đề nghị cán bộ , công chức tham gia sử dụng phần mềm thực hiện trên các phiên bản thực hành. Nếu người dùng (Chấp hành viên, lãnh đạo, cán bộ tổng hợp) chưa được phân quyền trên phiên bản thực hành đề nghị quản trị viên của Cục phân quyền hoặc liên hệ với quản trị viên của Tổng cục để được hướng dẫn, phân quyền giúp người dùng truy cập và thao tác được các chức năng trên phiên bản thực hành.
Về thời gian tự động đồng bộ và công khai thông tin: Để đảm bảo hiệu năng các phần mềm và không làm ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu của Phần mềm Quản lý THADS nên sau khi Chấp hành viên cập nhật các dữ liệu tại phần mềm Quản lý THADS phải có một khoảng thời gian để hệ thống tự động đồng bộ tích hợp sang phần mềm CSDL và đăng tải thông tin lên Cổng/Trang thông tin điện tử THADS.
II. Hướng dẫn cập nhật dữ liệu trên phần mềm Quản lý THADS
1. Cập nhật dữ liệu trên phần mềm Quản lý THADS, tự động đồng bộ cơ sở dữ liệu sang phần mềm CSDL và công khai thông tin trên Cổng/Trang thông tin điện tử THADS
1.1. Cập nhật thông tin Biên bản xác minh điều kiện thi hành án trên phần mềm quản lý THADS
Người thực hiện: Chấp hành viên
Bước 1: Vào menu Quản lý quá trình thi hành án/Tổ chức thi hành án/Danh sách hồ sơ phải thi hành --> Chọn hồ sơ cần cập nhật.
Bước 2: Người dùng chọn biểu tượng "Hình hồ sơ" (trong cột Bổ sung hồ sơ) để cập nhật thông tinBiên bản xác minh điều kiện thi hành án.

Người dùng chọn Loại văn bản “Biên bản về việc xác minh điều kiện thi hành án (D 36-THA)”. Lưu ý phải điền thông tin ngày xác minh (đây chính là thông tin phục vụ cho cơ sở dữ liệu), chọn thông tin người phải thi hành án.

Riêng trường thông tin Nội dung (biên bản xác minh) - được đánh dấu vàng trên hình: Đây là chức năng nhằm giúp hỗ trợ Chấp hành viên lập và in các văn bản bổ sung trong quá trình tác nghiệp thi hành án (phần mềm cung cấp sẵn các biểu mẫu và đã tự động cập nhật một số thông tin lấy được từ phần mềm, chỉ cần bổ sung một số thông tin ở những mục còn thiếu có dấu… Tuy nhiên, nếu trước đó đã thực hiện ban hành các văn bản này thì người dùng có thể copy nội dung trong file biên bản/thông báo/quyết định… đã ban hành sau đó dán đè (paste) vào vùng nội dung này mà không cần khai lại toàn bộ các thông tin trong mục này. Đối với Biên bản xác minh cũng thực hiện tương tự.
Tuy nhiên, đối với một số văn bản (như Quyết định về việc chưa có điều kiện thi hành, quyết định sửa đổi, bổ sung quyết định thi hành án…) thì cần lưu ý cập nhật một số nội dung thông tin bắt buộc (sẽ có hướng dẫn chi tiết phía dưới) để phục vụ cơ sở dữ liệu và thông tin công khai tại Cổng/Trang thông tin điện tử THADS.
Bước 3: Chọn nút "Lưu" để lưu thông tin biên bản xác minh.
1.2. Cập nhật tiền, tài sản trên phần mềm Quản lý THADS
Người thực hiện: Chấp hành viên
Bước 1: Vào menu Quản lý quá trình thi hành án/Tổ chức thi hành án/Danh sách hồ sơ phải thi hành --> Chọn hồ sơ cần cập nhật.
Bước 2: Người dùng chọn biểu tượng (trong cột Tiền và tài sản) để cập nhật tiền tài sản cho người phải thi hành án chưa có điều kiện thi hành (chú ý cập nhật đúng tình trạng).

Sau đó cập nhật khoản tiền, tài sản chưa có điều kiện thi hành, chọn mục Áp dụng cho là Người phải thi hành án, click chọn vào tên người cần cập nhật chưa có điều kiện thi hành ở danh sách như hình:

Bước 3: Chọn "Lưu" để lưu thông tin tiền tài sản
1.3. Cập nhật quyết định chưa có điều kiện trên phần mềm Quản lý THADS
Người thực hiện: Chấp hành viên
Bước 1: Vào menu Quản lý quá trình thi hành án/Tổ chức thi hành án/Danh sách hồ sơ phải thi hành è Chọn hồ sơ cần cập nhật.
Bước 2: Người dùng chọn biểu tượng (trong cột Bổ sung hồ sơ) để bổ sung quyết định chưa có điều kiện thi hành án
Người dùng chọn Loại văn bản “Quyết định về việc chưa có điều kiện thi hành án (mẫu B05-THA hoặc C05-THA)”.

Trong phần này lưu ý cập nhật đầy đủ số văn bản, ngày ban hành văn bản, chọn người phải thi hành án và lý do chưa có điều kiện thi hành. Riêng trong trường thông tin Nội dung quyết định chưa có điều kiện thi hành án lưu ý phải cập nhật đầy đủ thông tin tại phần các khoản chưa có điều kiện (ví dụ ở đây là Án phí 1.000.000đ) vì đây là những thông tin phục vụ cho cơ sở dữ liệu và công khai đăng tải trên Cổng/Trang thông tin điện tử THADS.
Bước 3: Chọn "Lưu" để lưu thông tin quyết định chưa có điều kiện thi hành
1.4. Đồng bộ dữ liệu sang phần mềm CSDL và công khai thông tin người phải thi hành án chưa có điều kiện thi hành
Nội dung này các phần mềm tự động xử lý.
Sau khi người dùng thêm mới quyết định người phải THA chưa có điều kiện thi hành trên phần mềm quản lý THADS --> Hệ thống sẽ tự động đồng bộ dữ liệu sang phần mềm CSDL và tự động công khai thông tin người phải thi hành án chưa có điều kiện thi hành lên trang thông tin điện tử THADS của Cục, đồng thời tự động đăng tải lên Cổng thông tin điện tử Tổng cục THADS.
Công chức cơ quan THADS, người dân, doanh nghiệp có thể truy cập vào địa chỉ đường link đã cung cấp tại Phần 1 để theo dõi, tìm kiếm thông tin về người phải thi hành án chưa có điều kiện thi hành.
2. Cập nhật thông tin quyết định sửa đổi, bổ sung quyết định thi hành án, thông tin miễn, giảm nghĩa vụ thi hành án
2.1. Cập nhật thông tin quyết định sửa đổi, bổ sung quyết định thi hành án có liên quan đến thông tin của người phải thi hành án chưa có điều kiện thi hành
Người thực hiện: Chấp hành viên.
Thực hiện các bước tương tự tiểu mục 1.3 của mục 1, phần 2 hướng dẫn này.
Bước 1: Vào menu Quản lý quá trình thi hành án/Tổ chức thi hành án/Danh sách hồ sơ phải thi hành --> Chọn hồ sơ cần cập nhật.
Bước 2: Người dùng chọn biểu tượng (trong mục Bổ sung hồ sơ) đối với hồ sơ cần bổ sung quyết định sửa đổi, bổ sung quyết định thi hành án có liên quan đến thông tin của người phải thi hành án chưa có điều kiện thi hành.
Người dùng chọn Loại văn bản “Quyết định sửa đổi, bổ sung quyết định thi hành án (mẫu B10-THA,B10a-THA, C10-THA hoặc C10a-THA)”.

Trong phần này lưu ý cập nhật đầy đủ số văn bản, ngày ban hành văn bản và cật nhập thông tin đầy đủ nội dung sửa đổi, bổ sung, lựa chọn người phải thi hành án và tình trạng thi hành án vì đây là những thông tin phục vụ cho cơ sở dữ liệu và cập nhật lên Cổng/Trang thông tin điện tử nội dung được sửa đổi, bổ sung này.
Bước 3: Chọn "Lưu" để lưu thông tin sửa đổi, bổ sung quyết định thi hành án có liên quan đến thông tin của người phải thi hành án chưa có điều kiện thi hành.
Bước 4. Cập nhật các thông tin liên quan đến tiền, tài sản (nếu có) tương tự như tiểu mục 1.2, mục 1 phần 2 Hướng dẫn này.
2.2. Cập nhật thông tin miễn, giảm nghĩa vụ thi hành án dân sự
Người thực hiện: Chấp hành viên.
Bước 1: Thực hiện cập nhật bổ sung thông tin biên bản xác minh điều kiện thi hành án tương tự hướng dẫn tại tiểu mục 1.1 thuộc mục 1, phần 2 Hướng dẫn này.
Bước 2: Thực hiện cập nhật bổ sung thông tin Quyết định về việc miễn, giảm nghĩa vụ thi hành án dân sự đối với người phải thi hành án tương tự hướng dẫn tại tiểu mục 1.3 thuộc mục 1, phần 2 Hướng dẫn này.
Bước 3: Vào menu Quản lý quá trình thi hành án/Tổ chức thi hành án/Danh sách hồ sơ phải thi hành --> Chọn hồ sơ cần cập nhật.
Bước 4: Người dùng chọn biểu tượng "Hình bút chì" (trong cột Cập nhật kết quả) đối với hồ sơ cần cập nhật thông tin miễn, giảm nghĩa vụ thi hành án dân sự.

Trong cửa sổ cập nhật, click chọn nút Miễn giảm

Bước 5. Cập nhật thông tin về việc miễn, giảm nghĩa vụ thi hành án

Bước 6. Cập nhật thông tin tiền, tài sản có liên quan theo hướng dẫn tại tiểu mục 1.2 thuộc mục 1, phần 2 Hướng dẫn này.
3. Chấm dứt công khai thông tin trên Cổng/Trang thông tin điện tử THADS
Trường hợp có quyết định về việc tiếp tục thi hành án hoặc có quyết định đình chỉ thi hành án hoặc có văn bản xác nhận về việc người phải thi hành án đã thực hiện xong nghĩa vụ thi hành án thì Chấp hành viên thực hiện cập nhật các thông tin liên quan trên phần mềm quản lý THADS để đồng bộ sang phần mềm CSDL, đồng thời chấm dứt công khai thông tin về người phải thi hành án chưa có điều kiện thi hành trên Cổng/Trang Thông tin điện tử THADS. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Thực hiện cập nhật bổ sung thông tin biên bản xác minh điều kiện thi hành án (nếu có) tương tự hướng dẫn tiểu mục 1.1 thuộc mục 1, phần 2 Hướng dẫn này.
Bước 2: Thực hiện cập nhật bổ sung thông tin Quyết định về việc tiếp tục thi hành án hoặc quyết định đình chỉ thi hành án hoặc văn bản xác nhận về việc người phải thi hành án đã thực hiện xong nghĩa vụ thi hành tương tự hướng dẫn tại tiểu mục 1.3 thuộc mục 1, phần 2 Hướng dẫn này.

Bước 3. Cập nhật thông tin tiền, tài sản có liên quan theo hướng dẫn tại tiểu mục 1.2 thuộc mục 1, phần 2 Hướng dẫn này.