Theo đó, người có yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ Cục Thi hành án dân sự tỉnh Bình Định phải có Giấy đề nghị của Thủ trưởng đơn vị; nếu tổ chức, cá nhân đề nghị mượn là cơ quan khác thì trong giấy đề nghị có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị và kèm theo các giấp tờ khác có liên quan (Giấy giới thiệu, thẻ công chức..). Trong Giấy đề nghị phải ghi rõ họ, tên, chức vụ, đơn vị công tác, mục đích, thời gian khai thác, thời gian hoàn trả hồ sơ; ghi rõ số hồ sơ, tên hồ sơ cần khai thác, sử dụng; số bản án, quyết định, ngày tháng năm của Tòa án; quyết định thi hành án, họ tên người được thi hành án, người phải thi hành án và một số thông tin cần thiết khác…. Nếu là công dân thì phải có đơn xin khai thác, sử dụng tài liệu có xác nhận của chính quyền địa phương. Đối với cán bộ, công chức trong cơ quan Cục khi có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cũng phải có Giấy đề nghị mượn hồ sơ, tài liệu và có ý kiến của thủ trưởng đơn vị.

Việc ban hành Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm triển khai, thực hiện các qui định của Luật Lưu trữ, đồng thời đảm bảo cho công tác quản lý hồ sơ lưu trữ được chặt chẽ, đúng qui định.

Công Hoàng