Nghị định số 30/2020/NĐ-CP là nghị định quy định chi tiết về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư theo nguyên tắc công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật có hiệu lực từ ngày 05/3/2020.
1. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
- Màu chữ: màu chữ trình bày trong văn bản hành chính phải là màu đen.
- Vị trí đánh số trang văn bản: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định số trang được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, khác với quy định trước đây là vị trí đánh số trang văn bản tại góc phải ở cuối trang giấy.
- Về căn cứ ban hành văn bản: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành). Căn cứ ban hành văn hành được trình bày kiểu chữ nghiêng, sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.). Đối với căn cứ cuối cùng của quyết định, thay từ “Xét đề nghị” bằng từ “Theo đề nghị”.
- Về bố cục của văn bản: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định bố cục của văn bản hành chính có thêm “tiểu mục”. Từ “Tiểu mục” và số thứ tự của tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của tiểu mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
- Về ký ban hành văn bản:
+ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định rõ: “Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng” và trong trường hợp ký thừa ủy quyền thì “Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền”.
+ Đối với văn bản giấy: Khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
- Nơi nhận văn bản:
+ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định rõ nơi nhận văn bản gồm: Nhận để thực hiện, nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết, nơi nhận để lưu văn bản. Tại Điểm d, Khoản 9, Mục II, Phần I, Phụ lục I kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: Dòng cuối cùng của nơi nhận bao gồm chữ “Lưu”, sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấy phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận soạn thảo) và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm (.).
+ Đối với tờ trình, báo cáo (cơ quan cấp dưới gửi cơ quan cấp trên) và công văn phải có phần kính gửi và đặt dưới trích yếu văn bản.
2. Hình thức chữ ký số của cơ quan
a) Hình thức chữ ký số của cơ quan trên văn bản
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan là hình ảnh dấu của cơ quan ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
b) Hình thức chữ ký số của cơ quan trên các văn bản kèm theo văn bản chính (phụ lục)
- Đối với phụ lục kèm theo cùng tập tin với nội dung văn bản điện tử: Văn thư chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên phụ lục kèm theo.
- Đối với phụ lục không cùng tập tin với nội dung văn bản điện tử, văn thư thực hiện ký số của cơ quan trên từng tập tin kèm theo như sau:
+ Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
+ Hình ảnh chữ ký số của cơ quan: Không hiển thị.
+ Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
c) Hình thức chữ ký số của cơ quan trên bản sao định dạng điện tử
Đối với trường hợp phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy và số hóa bản giấy văn bản đến, thực hiện ký số của cơ quan như sau:
- Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản, phía trên quốc hiệu.
- Hình ảnh chữ ký số của cơ quan: Không hiển thị.
- Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
3. Quản lý văn bản đi
a) Cấp số văn bản đi
- Số và ký hiệu văn bản của cơ quan là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
- Việc cấp số văn bản do người đứng đầu cơ quan quy định.
- Việc cấp số, thời gian ban hành đối với văn bản giấy được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.
- Việc cấp số, thời gian ban hành đối với văn bản điện tử được thực hiện bằng chức năng của hệ thống.
b) Đăng ký văn bản đi
- Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc hệ thống. Văn bản được đăng ký bằng hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý. Theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP mẫu Sổ đăng ký văn bản đi gồm các nội dung: Số, ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; người ký; nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận bản lưu; số lượng bản; ngày chuyển; ký nhận; ghi chú. Như vậy, mẫu Sổ đăng ký văn bản đi hiện nay bổ sung thêm 02 nội dung là “Ngày chuyển” và “Ký nhận” so với quy định trước đây.
- Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
c) Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan ban hành văn bản.
- Thu hồi văn bản:
+ Đối với văn bản giấy: Trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.
+ Đối với văn bản điện tử: Trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.
- Phát hành văn bản:
+ Trường hợp phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu cơ quan để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
+ Trường hợp phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử theo quy định tại Điểm c, Khoản 1, Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
d) Lưu văn bản đi
- Lưu văn bản giấy: Bản gốc văn bản được lưu tại văn thư và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.
- Lưu văn bản điện tử: Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên hệ thống của cơ quan ban hành văn bản. Cơ quan có hệ thống đáp ứng các quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên hệ thống và thay cho văn bản giấy. Cơ quan có hệ thống chưa đáp ứng các quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật liên quan thì văn thư tạo bản chính văn bản giấy (thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu cơ quan để tạo bản chính văn bản giấy) để lưu tại văn thư và hồ sơ công việc.
4. Quản lý văn bản đến
a) Mẫu dấu “Đến”
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP điều chỉnh mẫu dấu “ĐẾN” có thông tin về “Số và ký hiệu HS” thay cho thông tin “Lưu hồ sơ số”. Cơ quan thực hiện việc khắc lại mẫu dấu “ĐẾN” theo đúng mẫu quy định.
b) Đăng ký văn bản đến
- Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
- Văn bản đến được đăng ký bằng sổ hoặc bằng hệ thống. Văn bản đến được đăng ký vào hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.
- Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến: Theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP mẫu Sổ đăng ký văn bản đến gồm các nội dung: Ngày đến; số đến; tác giả; số, ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; đơn vị hoặc người nhận; ngày chuyển; ký nhận; ghi chú. Như vậy, mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hiện nay bổ sung thêm 01 nội dung là “Ngày chuyển” so với quy định trước đây.
- Chuyển giao văn bản đến: Khoản 3, Điều 23 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định khi chuyển giao văn bản giấy cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản. Tuy nhiên, tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP không quy định mẫu sổ chuyển giao văn bản đến, vì vậy, đơn vị, cá nhân nhận văn bản giấy phải ký nhận vào Sổ đăng ký văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Khoản 1, Điều 24 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: “Người đúng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến”. Mẫu sổ theo dõi giải quyết văn bản đến thực hiện theo theo Mục VIII, Phụ lục VI ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
5. Sao văn bản
a) Hình thức bản sao gồm sao y, sao lục và trích sao.
b) Bản sao y, sao lục và trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có giá trị pháp lý như bản chính.
c) Thẩm quyền sao văn bản do người đứng đầu cơ quan quyết định sao văn bản do cơ quan ban hành và do các cơ quan khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
d) Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản sang định dạng điện tử
- Tiêu chuẩn của văn bản: Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên; ảnh màu; độ phân giải tối thiểu 200 dpi, tỷ lệ số hóa 100%.
- Hình thức chữ ký số của cơ quan trên bản sao định dạng điện tử thực hiện theo Khoản 3, Mục I, Phần II, Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và được Sở Nội vụ trích dẫn lại tại Điểm c, Khoản 2 Công văn này.
Văn phòng Cục