Phần mềm quản lý văn bản, điều hành là phần mềm có chức năng hỗ trợ công tác cập nhật, quản lý, xử lý và điều hành của các đơn vị, cá nhân trong quá trình giải quyết công việc. Việc triển khai, vận hành phần mềm này sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị; nâng cao chất lượng tổ chức thông tin phục vụ công tác lãnh đạo; việc tổ chức, triển khai công việc được khoa học, thuận tiện, tiết kiệm; việc kiểm đếm, đôn đốc và cảnh báo tiến độ công việc được chặt chẽ, tránh hiện tượng “quên việc”, “sót việc”. Quán triệt việc triển khai phần mềm quản lý văn bản, điều hành và sử dụng chữ ký số tại buổi tập huấn, Phó Tổng cục trưởng Nguyễn Văn Sơn nhấn mạnh một số nội dung chính sau:
Thứ nhất, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Tổng cục tổ chức quán triệt đầy đủ các quy định của Quy chế quản lý, cập nhật, sử dụng, khai thác Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ của Bộ Tư pháp (ban hành kèm theo Quyết định số 2217/QĐ-BTP ngày 29/9/2014 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp) đến toàn thể công chức, người lao động của cơ quan, trong đó đặc biệt nhấn mạnh trách nhiệm của Lãnh đạo, công chức chuyên môn và công chức làm công tác văn thư tham gia Hệ thống quản lý.
 |
 |
Thứ hai, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Tổng cục chỉ đạo và tổ chức thực hiện nghiêm túc các quy định sử dụng phần mềm Quản lý văn bản, điều hành tại cơ quan. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Tổng cục phải theo dõi toàn bộ thông tin các văn bản đi/đến của cơ quan trên Phần mềm Quản lý văn bản, điều hành; Xử lý và phân công xử lý văn bản thuộc thẩm quyền theo đúng tiến độ; Giám sát, theo dõi và đôn đốc tiến độ xử lý văn bản trên Phần mềm và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Tổng cục về việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan mình trên Phần mềm. Công chức chuyên môn có trách nhiệm sử dụng các tính năng của Phần mềm Quản lý văn bản, điều hành để xử lý và phối hợp xử lý đối với những văn bản được giao. Công chức làm công tác văn thư tham mưu, giúp Thủ trưởng cơ quan triển khai nghiêm túc các quy định, đồng thời tuân thủ chặt chẽ quy trình xử lý văn bản theo Quy chế.
Thứ ba, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Tổng cục tổ chức rà soát, đề nghị cấp mới, khôi phục mật khẩu và thu hồi chữ ký số đối với công chức lãnh đạo của cơ quan mình; đồng thời, có biện pháp quyết liệt chỉ đạo công chức, người lao động của cơ quan sử dụng văn bản điện tử; nghiên cứu, rà soát việc tăng cường sử dụng, trao đổi văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ và giữa các cơ quan với nhau, hạn chế tối đa việc sử dụng văn bản giấy. Công chức, người lao động các cơ quan trực thuộc Tổng cục thực hiện nghiêm các quy định của Bộ, Tổng cục trong việc sử dụng văn bản điện tử trong công việc; thường xuyên sử dụng hộp thư điện tử với địa chỉ tên miền “.gov” được cấp phát để trao đổi văn bản điện tử trong công việc; thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, hiện đại, hiệu quả; chủ động đề xuất các sáng kiến nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao năng suất lao động, hiệu quả làm việc.
Thứ tư, đề nghị Cục Công nghệ thông tin phối hợp chặt chẽ, thường xuyên với Tổng cục Thi hành án dân sự tổ chức công tác tập huấn việc triển khai phần mềm quản lý văn bản, điều hành và sử dụng chữ ký số. Sau buổi tập huấn, đề nghị lãnh đạo, công chức các cơ quan trực thuộc Tổng cục tiếp tục nghiên cứu tài liệu hướng dẫn việc sử dụng phần mềm quản lý và chữ ký số đã được cấp phát; đề nghị Cục Công nghệ thông tin tiếp tục cử công chức về các cơ quan trực thuộc Tổng cục trực tiếp hướng dẫn triển khai, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và chữ ký số để tại nơi làm việc, sớm đưa những công nghệ này phục vụ đắc lực cho công tác chỉ đạo, điều hành của Tổng cục.
Thứ năm, Trong tháng 8/2015, Văn phòng Tổng cục chủ trì, phối hợp với các cơ quan trực thuộc Tổng cục tham mưu giúp Tổng Cục trưởng ban hành hướng dẫn thống nhất việc: Triển khai, sử dụng chữ ký số đối với các văn bản điện tử đi; Triển khai việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản, điều hành và ban hành Danh mục các văn bản thông tin chính thức bằng hình thức văn bản điện tử. Sau khi có hướng dẫn thống nhất triển khai tại Tổng cục thì thường xuyên có báo cáo hiệu quả của việc sử dụng, vận hành phần mềm này tại các buổi họp giao ban lãnh đạo.
 |
 |
Phó Tổng cục trưởng Nguyễn Văn Sơn nhấn mạnh việc triển khai Phần mềm quản lý văn bản, điều hành, sử dụng chữ ký số và tăng cường sử dụng văn bản điện tử là một trong những giải pháp quan trọng nhằm từng bước chuyển hoạt động chỉ đạo, điều hành từ phương thức làm việc trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử, qua đó từng bước nâng cao hiệu lực, hiệu quả của công tác chỉ đạo, điều hành của Tổng cục. Đây là một giải pháp có ý nghĩa thiết thực, cụ thể, đòi hỏi Lãnh đạo Tổng cục, Lãnh đạo các đơn vị thuộc Tổng cục và toàn thể công chức Tổng cục phải thay đổi lề lối, thói quen làm việc, chủ động, tích cực tìm hiểu các tính năng ứng dụng của sản phẩm công nghệ thông tin, kiên trì, bền bỉ, tham gia nghiêm túc và tuân thủ chặt chẽ quy trình quản lý mới. Thay mặt lãnh đạo Tổng cục, đồng chí yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan trực thuộc và toàn thể đội ngũ công chức, người lao động Tổng cục nhận thức sâu sắc và nghiêm túc trong quá trình triển khai thực hiện các nhiệm vụ nêu trên để góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của Tổng cục trong từng mặt, từng lĩnh vực.
Theo Văn phòng Tổng cục THADS