I. Giới thiệu về ISO và ISO 9001:2008

- ISO (/ˈaɪsəʊ/) là Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa, bao gồm các đại diện từ các tổ chức tiêu chuẩn các quốc gia, được thành lập năm 1947, trụ sở tại Geneva. Các bộ tiêu chuẩn về thương mại và công nghiệp do Tổ chức này ban hành được áp dụng ở hơn 150 nước. Việt Nam đã trở thành thành viên của Tổ chức này từ năm 1977 và hiện nay đã được bầu vào Ban chấp hành ISO.

 - Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 nằm trong Bộ tiêu chuẩn về quản lý chất lượng ISO 9000 phiên bản năm 2008. Bộ tiêu chuẩn này đưa ra các nguyên tắc về quản lý, đưa ra các yêu cầu cần đáp ứng trong quá trình quản lý, tập trung vào việc phòng ngừa, cải tiến. Bộ tiêu chuẩn này được áp dụng cho tất cả các loại hình tổ chức không phân biệt quy mô. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm 4 hệ thống tiêu chuẩn và có các phiên bản gồm:

- ISO 9001:2008 được áp dụng tại Việt Nam thông qua Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 do Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN/TC 176 Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố. TCVN ISO 9001:2008 hoàn toàn tương đương với ISO 9001:2008.

II. Giới thiệu về Hệ thống văn bản, quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 ban hành theo Quyết định 634/QĐ-BTP ngày 16/4/2012 của Bộ Tư pháp

1. Cơ sở pháp lý để ban hành và thực hiện Hệ thống văn bản, quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại Bộ Tư pháp

Ngày 20/6/2006, Thủ tướng Chính phủ có Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Tiếp theo, ngày 30/9/2012, Thủ tướng Chính phủ có Quyết định số 118/QĐ-TTg về việc sửa đổi, bổ sung Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg nêu trên, trong đó thay thế tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg bằng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 cho phù hợp với phiên bản mới nhất. Hai Quyết định này có các vấn đề cơ bản liên quan đến Bộ Tư pháp và Tổng cục Thi hành án dân sự (là cơ quan ngành dọc đóng tại địa phương trực thuộc Bộ Tư pháp) cần lưu ý như sau:

1, Việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCNV ISO 9001:2008 bắt buộc thực hiện tại Bộ Tư pháp, các đơn vị thuộc Bộ nói chung và hệ thống cơ quan Thi hành án dân sự nói riêng; bao gồm các nội dung liên quan đến việc xây dựng HTQLCL, thực hiện và đánh giá, cấp giấy chứng nhận.

2, Bộ Tư pháp phải thực hiện việc xây dựng và áp dụng HTQLCL đối với toàn bộ hoạt động liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức.

3, Mục tiêu: thông qua việc xây dựng và thực hiện hệ thống quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ của cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công.

4, Kế hoạch thực hiện:

- Bộ Tư pháp thực hiện việc xây dựng và áp dụng HTQLCL cho cá nhân, tổ chức. Danh mục các thủ tục hành chính phải áp dụng HTQLCL căn cứ vào kết quả của Đề án đơn giản hóa thủ tục hành chính trong các lĩnh vực quản lý nhà nước giai đoạn 2007 - 2010 ban hành kèm theo Quyết định số 30/QĐ-TTg ngày 10 tháng 01 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ (Đề án 30).

- Tổng cục Thi hành án dân sự thực hiện việc xây dựng và áp dụng HTQLCL theo mô hình khung HTQLCL do Bộ Tư pháp xây dựng và công bố.

5, Tiến độ thực hiện:

+ Căn cứ kết quả của Đề án 30, Bộ Tư pháp, đến ngày 31 tháng 12 năm 2012, phải hoàn thành việc xây dựng và áp dụng HTQLCL đối với toàn bộ hoạt động liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức.

+ Tổng cục Thi hành án dân sự, đến ngày 31 tháng 12 năm 2012, phải hoàn thành việc xây dựng và áp dụng HTQLCL theo mô hình khung do Bộ Tư pháp xây dựng và công bố.

6, Các bước thực hiện việc áp dụng HTQLCL

7, Nhiệm vụ của Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị là đối tượng thực hiện việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải thiện hệ thống quản lý chất lượng:

- Xác định việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị là một nội dung bắt buộc của chương trình cải cách hành chính. Nghiên cứu, áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách thủ tục hành chính.

- Bảo đảm toàn bộ hoạt động liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức được áp dụng hệ thống quản lý chất lượng; triển khai áp dụng đối với các hoạt động nội bộ, hoạt động khác của cơ quan, đơn vị nếu xét thấy cần thiết.

- Kiểm soát quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng; chịu trách nhiệm về hiệu lực, hiệu quả của việc xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.

- Trên cơ sở hướng dẫn của Bộ Tài chính, dự trù kinh phí đối với hoạt động xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại cơ quan, đơn vị.

-  Tổ chức đào tạo nâng cao nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng cho đội ngũ cán bộ, công chức.

2. Tình hình triển khai áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại Bộ Tư pháp

- Ngày 16/4/2012, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quyết định 634/QĐ-BTP Phê duyệt và đưa vào áp dụng Hệ thống văn bản, quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 vào hoạt động của cơ quan Bộ Tư pháp (xong Bước 1).

- Việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 được bắt đầu triển khai từ 16/4/2012 đến nay (Bước 2).

- Cuối tháng 11/2012, Tổ thư ký Ban điều hành Đề án, Tổ chức tư vấn tổ chức rà soát, đánh giá nội bộ việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 tại các đơn vị thuộc Bộ để phục vụ cho việc đánh giá, cấp giấy chứng nhận HTQLCL vào đầu tháng 12/2012 (Bước 3).

3. Nội dung cơ bản của Hệ thống văn bản, quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 ban hành theo Quyết định 634/QĐ-BTP

Hệ thống văn bản, quy trình ban hành theo Quyết định 634/QĐ-BTP gồm:

1, Chính sách chung và mục tiêu chất lượng của Bộ: Chính sách chất lượng; Mục tiêu chất lượng năm 2012; Kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng năm 2012.

2, Mục tiêu chất lượng của các đơn vị (trong đó có Tổng cục Thi hành án dân sự ).

3, Các văn bản, quy trình để áp dụng, gồm 77 văn bản, quy trình:

- 05 tài liệu do Tổ thư ký Ban điều hành Đề án soạn thảo - áp dụng chung cho tất cả các đơn vị: Sổ tay chất lượng; Quy trình kiểm soát tài liệu; Quy trình kiểm soát hồ sơ; Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ; Quy trình khắc phục, phòng ngừa và cải tiến (có các biểu mẫu kèm theo).

- 06 quy trình do Tổng cục Thi hành án dân sự soạn thảo - áp dụng riêng đối với các đơn vị thuộc Tổng cục (và sẽ áp dụng đối với các cơ quan thi hành án dân sự địa phương): Quy trình giải quyết khiếu nại tố cáo liên quan đến thi hành án dân sự; Quy trình hướng dẫn nghiệp vụ thi hành án dân sự; Quy trình bổ nhiệm chấp hành viên, thẩm tra viên thi hành án dân sự; Quy trình miễn nhiệm chấp hành viên, thẩm tra viên thi hành án dân sự; Quy trình xử lý kỷ luật các chức danh; Quy trình báo cáo thống kê trong công tác thi hành án dân sự.

- Tài liệu do các đơn vị thuộc Bộ khác ban hành: gồm 66 quy trình khác - trong đó có nhiều quy trình liên quan đến hoạt động của hệ thống cơ quan Thi hành án dân sự như quy trình về quản lý văn bản đi - đến; công tác văn phòng; tổ chức cán bộ; kế hoạch tài chính, xây dựng VBPL, vv...

III. Áp dụng hệ thống văn bản, quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của Tổng cục Thi hành án dân sự

1. Thực hiện Mục tiêu chất lượng của Tổng cục Thi hành án dân sự

Ban hành kèm theo Quyết định 634/QĐ-BTP có Mục tiêu chất lượng của Tổng cục Thi hành án dân sự như sau:

Để thực hiện các mục tiêu trên, ngày 23/11/2012, Tổng cục đã có Công văn số 2561/CV-TCTHADS yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị chủ động tổ chức quán triệt, phổ biến cho 100% cán bộ, công chức của đơn vị mình về Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng của Bộ và của Tổng cục, các Quy trình đã được phê duyệt, đưa vào áp dụng tại đơn vị và triển khai thực hiện các nội dung thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình.

2. Áp dụng Hệ thống văn bản, quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 ban hành theo Quyết định 634/QĐ-BTP

Việc áp dụng Hệ thống văn bản, quy trình quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 tại Bộ Tư pháp nói chung và Tổng cục Thi hành án dân sự nói riêng cần tập trung vào các văn bản, quy trình sau:

2.1 Các văn bản, quy trình do Tổ thư ký Ban điều hành đề án xây dựng

- Sổ tay chất lượng của Bộ Tư pháp: là tập tài liệu thể hiện toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng của Bộ dưới dạng văn bản, công bố các cam kết của Lãnh đạo Bộ nhằm đáp ứng sự mong đợi của các cơ quan, tổ chức và công dân, giới thiệu các quá trình và mối quan hệ giữa chúng trong toàn bộ hệ thống, tham chiếu tới các thủ tục và quy trình có liên quan của hệ thống quản lý chất lượng. Cần nghiên cứu Sổ tay chất lượng để nắm được mục đích, ý nghĩa và mối liên hệ giữa các quy trình quản lý chất lượng.

- Quy trình kiểm soát tài liệu: tài liệu này quy định thống nhất trình tự soạn thảo, sửa đổi, xem xét, phê duyệt, ban hành, phân phối và quản lý các tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Bộ Tư pháp, nhằm đảm bảo mọi tài liệu đều được kiểm soát chặt chẽ, được cập nhật thường xuyên và luôn sẵn có để sử dụng khi cần thiết, trên cơ sở đó quản lý hiệu quả mọi quá trình hoạt động tại các đơn vị trực thuộc Bộ. Theo Quy trình này, Tổng cục THADS cần cử một đầu mối cập nhật, phân phối, quản lý và theo dõi các tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng thông qua Danh mục tài liệu nội bộ, Danh mục tài liệu bên ngoài, Sổ phân phối và thu hồi tài liệu; hướng dẫn cho cán bộ công chức về việc yêu cầu tài liệu bằng Phiếu yêu cầu tài liệu; cung cấp cho 100% cán bộ công chức tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng (nên cung cấp bằng bản mềm).

- Quy trình kiểm soát hồ sơ chất lượng: tài liệu này quy định thống nhất phương pháp xác định, thu thập, phân loại, lưu trữ, bảo quản, sử dụng và hủy bỏ các hồ sơ chất lượng của cơ quan Bộ Tư pháp, nhằm cung cấp đầy đủ những bằng chứng khách quan để đánh giá kết quả các hoạt động, cũng như mức độ phù hợp và tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Quy trình này được áp dụng cho tất cả các loại hồ sơ có liên quan đến các hoạt động trong hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan Bộ Tư pháp.

Tất cả cán bộ nhân viên các đơn vị trong cơ quan Bộ Tư pháp đều phải có trách nhiệm lưu hồ sơ chất lượng theo đúng quy định của quy trình này đối với tất cả các loại hồ sơ chất lượng trong phạm vi mình phụ trách, được quy định cụ thể trong các thủ tục, quy trình và hướng dẫn công việc có liên quan của hệ thống quản lý chất lượng. Mỗi cán bộ công chức quản lý hồ sơ cần thực hiện việc lập Sổ về danh mục hồ sơ do mình quản lý (VD: hồ sơ hướng dẫn nghiệp vụ: danh mục hồ sơ các vụ việc do mình phụ trách; hồ sơ về tổ chức cán bộ: danh mục hồ sơ về các CHV, TTV/địa bàn... do mình phụ trách); mỗi hồ sơ có thể được lập 01 phiếu lập hồ sơ (nếu cần thiêt); theo dõi việc mượn/ trả hồ sơ của mình qua Sổ theo dõi hồ sơ, theo dõi việc hủy hồ sơ. Có thể tham khảo thêm mẫu Phiếu đề nghị mượn hồ sơ, Phiếu theo dõi quá trình giải quyết hồ sơ công việc (nếu cần).

Việc lưu giữ, sắp xếp và quản lý hệ thống tài liệu tại cơ quan, các tủ hồ sơ... cần được lưu giữ và sắp xếp theo một trật tự khoa học, có danh mục (sơ đồ) sắp xếp theo Danh mục tài liệu nội bộ, Danh mục tài liệu bên ngoài (của Quy trình kiểm soát tài liệu). Có thể tham khảo quy trình quản lý 5S của Nhật Bản vào việc sắp xếp hồ sơ tại đơn vị.

- Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ: Quy trình này thống nhất trình tự tiến hành các cuộc đánh giá nội bộ đối với các hoạt động và quá trình liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan Bộ Tư pháp, nhằm nhìn nhận một cách toàn diện và độc lập xem các hoạt động và kết quả thực hiện công việc có phù hợp với các yêu cầu đã quy định, cũng như hệ thống quản lý chất lượng có được thực hiện một cách đồng bộ, hiệu lực và thỏa đáng và đạt được những mục tiêu mong muốn hay không.

Các cán bộ công chức cần nghiên cứu tài liệu này để hiểu rõ việc đánh giá chất lượng nội bộ sẽ được tổ chức như thế nào nhằm chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, hồ sơ theo đúng yêu cầu và phục vụ đoàn đánh giá nội bộ trong quá trình đánh giá.

- Quy trình khắc phục, phòng ngừa và cải tiến: là tài liệu quy định thống nhất cách thức thực hiện các hành động khắc phục và phòng ngừa cần thiết, nhằm cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng, ngày càng đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan Bộ Tư pháp. Quy trình này được áp dụng cho việc thực hiện hành động khắc phục và phòng ngừa, nhằm xác định và loại bỏ những nguyên nhân phát sinh gây ra sự không phù hợp, hoặc những nguyên nhân tiềm ẩn có thể dẫn đến sự không phù hợp, đối với tất cả các hoạt động, sản phẩm, dịch vụ trong hệ thống quản lý chất lượng của Bộ Tư pháp.

Các cán bộ công chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, áp dụng hệ thống văn bản, quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của Bộ Tư pháp cần theo dõi, phát hiện và thống kê các sai sót, sự không phù hợp trong quá trình thực hiện công việc và báo cáo với thủ trưởng đơn vị; xử lý sự không phù hợp hoặc thực hiện hành động khắc phục/ phòng ngừa khi được phân công. Bên cạnh đó, đoàn đánh giá nội bộ trong quá trình đánh giá nếu phát hiện đơn vị được đánh giá có sự không phù hợp phải lập phiếu yêu cầu hành động khắc phục và kiểm tra xác nhận hành động khắc phục đã thực hiện.

2.2 Các văn bản, quy trình do Tổng cục Thi hành án dân sự xây dựng và các quy trình khác có liên quan

Các cán bộ công chức của Tổng cục cần nghiên cứu các quy trình liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị mình, xem xét các biểu mẫu để theo dõi và lưu giữ hồ sơ theo đúng yêu cầu.

Hiện nay, Tổng cục đã thành lập Tổ triển khai thực hiện Quy trình ISO theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 tại Tổng cục Thi hành án dân sự theo Quyết định số 800/QĐ-TCTHADS ngày 08/11/2012 (gọi tắt là Tổ triển khai ISO - TCTHADS) với các thành viên là đại diện của các đơn vị thuộc Tổng cục. Các thành viên sẽ làm đầu mối cung cấp tài liệu, hồ sơ và tham mưu lãnh đạo các đơn vị hướng dẫn cán bộ, công chức áp dụng quy trình ISO.

Dự kiến đầu tháng 12/2012, Bộ Tư pháp sẽ tổ chức việc đánh giá để phục vụ cho việc đề nghị cấp chứng nhận HTQLCL; do đó, cần kịp thời triển khai, rà soát việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo các yêu cầu của HTQLCL, góp phần để Bộ Tư pháp được cấp chứng nhận HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008./.

                                 Nguyễn Thị Ngân - Thư ký Tổ triển khai ISO - TCTHADS