Một là, cần thành lập Ban biên tập dành riêng cho Trang thông tin điện tử của đơn vị mình

Có một thực tế khiến cho Trang thông tin điện tử các đơn vị hoạt động kém hiệu quả là vì không có đội ngũ Ban biên tập riêng mà phần lớn là do cán bộ phụ trách mảng công nghệ thông tin của đơn vị quản lý, duy trì hoạt động. Chính vì vậy, để Trang thông tin điện tử của các đơn vị phát triển, hoạt động tốt, phát huy hết tính năng của nó cần thành lập ban biên tập riêng với số lượng từ 02 đến 03 người được lựa chọn từ những cán bộ, công chức thường xuyên làm công tác tổng hợp, thống kê, báo cáo, có thể mạnh về công nghệ thông tin, biên tập, viết bài, cập nhật tin tức và phải do Lãnh đạo đơn vị làm Trưởng Ban biên tập…. Có như thế Trang thông tin điện tử của đơn vị mới có cơ sở phát triển tốt hơn, phong phú hơn, đa dạng hơn cả về hình thức lẫn nội dung. Tuy nhiên, tùy theo yêu cầu công việc mà các đơn vị có sự bố trí, sắp xếp hợp lý để các cán bộ, công chức kiêm nhiệm làm thêm mảng biên tập này nhưng vẫn đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ chuyên môn được giao.

Hai là, nên giao chỉ tiêu, trách nhiệm viết bài mới để đăng tải lên Trang thông tin điện tử đến từng phòng ban, bộ phận, đơn vị trực thuộc với những quy định cụ thể, phù hợp

-  Ban biên tập sẽ có trách nhiệm: Cập nhật các văn bản luật, văn bản dưới luật, văn bản hướng dẫn liên quan đến hoạt động của đơn vị lên Trang thông tin điện tử; thường xuyên đổi mới về nội dung, thể thức, giao diện trình bày sao cho đẹp mắt, phong phú, hấp dẫn người đọc; cập nhật những thông tin mới từ báo giấy, báo điện tử, internet có liên quan đến hoạt động của đơn vị (có ghi rõ nguồn cụ thể) chứ không chỉ nhất thiết là sử dụng các tin, bài do mình tự viết, tự tổng hợp; biên tập lại các tin, bài được các phòng ban, các đơn vị trực thuộc, cán bộ, công chức cung cấp một cách hiệu quả nhất, hấp dẫn người đọc nhất;

- Các phòng ban, bộ phận, đơn vị trực thuộc có trách nhiệm: Cung cấp tài liệu, văn bản liên quan đến hoạt động của phòng mình cần triển khai rộng rãi đến các đơn vị trực thuộc, các cán bộ, công chức cho Ban biên tập để đăng tải. Đồng thời tùy theo hoạt động của phòng mà có bài viết cung cấp cho Ban biên tập tối thiểu 03 bài/01 tháng;

- Các cán bộ, công chức có trách nhiệm: Tìm hiểu, tổng hợp, viết bài dựa trên những hiểu biết của mình về các lĩnh vực liên quan đến hoạt động của cơ quan đơn vị để đăng tải lên Trang thông tin điện tử, góp phần làm cho Trang thông tin điện tử phong phú, đa dạng hơn về mặt nội dung.

Ba là, có hình thức khen thưởng, khiển trách phù hợp đối với trách nhiệm viết tin, bài lên Trang thông tin điện tử của đơn vị.

Cần xác định rõ việc viết tin bài lên Trang thông tin điện tử của đơn vị là một hoạt động của cơ quan, là một nhiệm vụ thường xuyên của mỗi bộ phận, mỗi một cán bộ, công chức, chính vì vậy để phát huy hiệu quả và tác dụng cần có hình thức khen thưởng, khiển trách phù hợp đối với hoạt động này, cụ thể:

- Trích một khoản từ nguồn kinh phí hoạt động của cơ quan để hỗ trợ cho Ban biên tập và những bài viết được đăng tải, tất nhiên sự hỗ trợ này chỉ mang tính chất động viên nhưng chắc chắn nó sẽ có tác động thúc đẩy các cán bộ, công chức đối với việc viết bài gửi về Ban biên tập Trang thông tin điện tử của đơn vị rất nhiều;

- Có hình thức động viên, khen thưởng đối với cán cán bộ, công chức có đóng góp tích cực vào Trang thông tin điện tử của đơn vị: Sử dụng hoạt động này làm tiêu chí tính điểm cộng để bình xét khen thưởng cuối năm hoặc có thể khen thưởng đột xuất đối với những cá nhân đặc biệt có những đóng góp quan trọng đối với sự phát triển của Trang thông tin điện tử của đơn vị;

- Bên cạnh các hình thức hỗ trợ, động viên, khen thưởng đối với những cán bộ, công chức đã có những đóng góp đối với Trang thông tin điện tử thì lãnh đạo các đơn vị cũng nên có biện pháp nhắc nhở, khiển trách, tính vào điểm trừ khi xét khen thưởng cuối năm đối với những cán bộ, công chức không nhiệt tình, không tham gia hoặc tham gia thiếu tích cực đối với việc viết tin, bài đăng tải lên Trang thông tin điện tử của đơn vị;

Áp dụng các hình thức khen thưởng, khiển trách phù hợp như thế sẽ có tác động lớn đến ý thức của các cán bộ, công chức dần dần hình thành nên thói quen cập nhật, tổng hợp nguồn tin, viết tin, bài để góp phần làm phong phú, đa dạng thêm Trang thông tin điện tử của các đơn vị.

Bốn là, tạo diễn đàn mở để các cán bộ, công chức, các đơn vị có thể trao đổi với nhau về các vấn đề chuyên môn giúp cho Trang thông tin điện tử phát triển tốt hơn.

Có như thế, Trang thông tin điện tử của đơn vị mới thật sự phát triển bền vững và phát huy hết tác dụng của nó, không chỉ đơn giản là một kênh thông tin mà còn là một diễn đàn mở để các cán bộ, công chức, các đơn vị có thể thường xuyên đăng nhập trao đổi các vấn đề về chuyên môn, nghiệp vụ, về những vấn đề còn vướng mắc hoặc chi sẻ những cách làm hay, những sáng kiến đã được áp dụng có hiệu quả để từ đó rút kinh nghiệm, học hỏi lẫn nhau và không ngừng phát triển, góp phần hoàn thành tốt hơn nữa nhiệm vụ chính trị được giao.

Một khi Trang thông tin điện tử của đơn vị đã thật sự phát triển, đã trở thành địa chỉ truy cập quen thuộc của các cán bộ, công chức để nắm bắt, cập nhật thông tin, trao đổi, học hỏi tại các diễn đàn mở thì đây chính là công cụ quản lý vô cùng hiệu quả của Lãnh đạo các đơn vị, đặc biệt là trong việc nâng tầm vị thế của đơn vị mình tại địa phương nói riêng và trên cả nước nói chung. Đơn vị hoạt động tích cực hay không? có đóng góp đối với sự phát triển của địa phương, của ngành hay không? có hoàn thành nhiệm vụ chính trị được giao hay không? có chấp hành đúng quy định pháp luật hay không? … tất cả sẽ được trả lời tại bức tranh toàn cảnh phong phú, đa dạng của Trang thông tin điện tử của đơn vị. Chính vì vậy, việc duy trì hoạt động, phát triển Trang thông tin điện tử của từng đơn vị đóng một vai trò rất quan trọng. Mỗi đơn vị sẽ tùy theo từng đặc điểm, tình hình để có phương thức quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động của Trang thông tin điện tử tuy nhiên những biện pháp trên đây chắc chắn sẽ góp phần phát huy tốt hiệu quả nếu được áp dụng đúng cách, đúng thời điểm và được duy trì trong một thời gian dài và chính điều đó sẽ góp phần nâng cap hơn nữa chất lương hoạt động, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao của từng đơn vị nói riêng và toàn ngành Tư pháp nói chung trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin như ngày nay.

Hạnh Nguyên