Ban hành các văn bản để quản lý công tác văn thư lưu trữ

Xác định công tác văn thư lưu trữ là công tác rất quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, Lãnh đạo Cục Thi hành án dân sự tỉnh đã chỉ đạo các đơn vị chuyên môn trực thuộc, Chi cục Thi hành án dân sự các huyện, thị xã, thành phố trong tỉnh quán triệt và thực hiện đúng các qui định về văn thư lưu trữ. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác hàng năm, Cục Thi hành án dân sự tỉnh đã kịp thời ban hành các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ để tổ chức thực hiện, như: Kế hoạch công tác văn thư lưu trữ; Qui chế công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Bảng danh mục hồ sơ lưu trữ; Bảng xác định giá trị, thời hạn hồ sơ lưu trữ và một số văn bản chỉ đạo khác. Sau khi Luật Lưu trữ năm 2011 có hiệu lực thi hành, Cục Thi hành án dân sự tỉnh đã kịp thời ban hành văn bản chỉ đạo các đơn vị trực thuộc quán triệt, triển khai thực hiện nghiêm túc Luật Lưu trữ; tổ chức tập huấn kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính theo qui định tại Thông tư số 01/2011/TT-BTP, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ; tập huấn công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử theo Chỉ thị số 02/2011/CT-UBND, ngày 20/5/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định.

Các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ được thực hiện nghiêm túc

Việc ban hành văn bản hành chính, văn bản nghiệp vụ của cơ quan được kiểm soát chặt chẽ về nội dung và hình thức, đảm bảo thực hiện đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Thông tư số 09/2011/TT-BTP, ngày 30 tháng 5 năm 2011 của Bộ Tư pháp. Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến được chú trọng đúng mức, tuân thủ theo qui định tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Quyết định số 34/2012/QĐ-UBND, ngày 29/9/2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định. Về công tác lưu trữ, Cục đã chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ công việc, theo dõi cập nhật đầy đủ các văn bản, giấy tờ có liên quan trong quá trình giải quyết công việc theo qui  của pháp luật về lưu trữ và Chỉ thị số 02/2011/CT-UBND, ngày 20/5/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định. Việc nộp hồ sơ công việc vào lưu trữ được thực hiện theo thời hạn qui định. Đối với hồ sơ thi hành án, định kỳ hàng quý, năm tổ chức thu thập, kiểm tra đưa vào lưu trữ hiện hành. Đối với hồ sơ hành chính, định kỳ vào Quý I hàng năm, Văn phòng Cục tiến hành thu thập từ các đơn vị chuyên môn, kiểm tra đưa vào lưu trữ theo quy định. Hồ sơ thi hành án, sau khi kết thúc việc thi hành án được sắp xếp, kiểm tra đưa vào lưu trữ theo qui định tại Thông tư số 22/2011/TT-BTP, ngày 02/12/2011 của Bộ Tư pháp; hồ sơ hành chính thực hiện việc sắp xếp, đưa vào lưu trữ theo qui định của Luật Lưu trữ. Đối với các tài liệu tích đống trước đây đã tổ chức sắp xếp, chỉnh lý đưa vào lưu trữ theo qui định. Cục Thi hành án dân sự tỉnh Bình Định đã bố trí phòng để làm kho lưu trữ tài liệu của cơ quan, đảm bảo gọn gàng, ngăn nắp, an toàn; công tác vệ sinh, kiểm tra kho được thực hiện thường xuyên. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được các cá nhân, tổ chức trong và ngoài cơ quan thực hiện đúng theo qui chế đã được ban hành, đáp ứng yêu cầu công tác. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn thư, lưu trữ từng bước được thực hiện; tài liệu lưu trữ (hồ sơ thi hành án) được quản lý trên máy vi tính, kết hợp quản lý bằng hệ thống sổ sách theo quy định của ngành. Về chế độ, chính sách đối với cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ được thực hiện theo qui định tại Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức.

Theo đánh giá của Đoàn Kiểm tra, mặc dù vẫn còn một số tồn tại nhất định, nhưng so với trước đây công tác văn thư lưu trữ của Cục Thi hành án dân sự tỉnh đã đi vào nề nếp, triển khai thực hiện đầy đủ các qui định về văn thư, lưu trữ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác chuyên môn, phục vụ tốt công tác quản lý, chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Cục. Với những kết qủa đã đạt được từ năm 2011-2013, Đoàn kiểm tra chéo công tác văn thư lưu trữ tỉnh đã đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định tặng Bằng khen về công tác văn thư lưu trữ cho Cục Thi hành án dân sự tỉnh Bình Định.

Võ Công Hoàng