Qua quá trình sử dụng, đã nảy sinh một số vấn đề vướng mắc cần được hướng dẫn. Trong bài viết này, chúng tôi nêu và trao đổi về một số vướng mắc cơ bản trong quá trình áp dụng phần mềm kế toán vào hoạt động kế toán nghiệp vụ thi hành án và biện pháp xử lý.
1. Không thể hiện sổ chi tiết tờ rời
Để xử lý vấn đề này, đơn vị phải chạy chức năng Bảo trì CSDL:
- Vào tệp
- Chọn bảo trì dữ liệu
- Chọn năm, tháng bảo trì
- Nhấn nút thực hiện
2. Xuất khẩu dữ liệu ra đĩa CD
- Vào Tệp;
- Chọn xuất khẩu cơ sở dữ liệu;
- Chọn xuất khẩu báo cáo tài chính;
- Chọn kỳ báo cáo là quý hoặc năm. Năm kế toán bắt đầu từ 01/10/2006 và kết thúc vào 30/09/2007 thì khi xuất khẩu báo cáo quý 1, quý 2... phải chọn là quý 1, quý 2 năm 2006;
- Chọn cáo báo cáo cần xuất khẩu;
- Chọn đường dẫn để lưu cơ sở dữ liệu xuất khẩu (chú ý tên cơ sở dữ liệu, đường dẫn đến cơ sở dữ liệu phải được chọn chính xác);
- Nhấn thực hiện.
3. Trong Báo cáo tổng hợp thi hành án ở mã số 3361, 3362 phần mềm chỉ nhẩy số liệu âm
Đối với trường hợp khi nhập số liệu không thấy lên các báo cáo thì phải Chạy lại chức năng Bảo trì CSDL như ở điểm 1 nên trên. Lưu ý, trước khi chạy chức năng này cần ghi lại các thao tác đã làm, thoát khỏi chương trình và vào lại.
4/ Lỗi font chữ
Nếu các menu trong chương trình không lên font tiếng Việt thì xử lý như sau:
- Vào Start;
- Chọn Programe;
- Chọn MISA Pand.Net 2006;
- Chọn Set font;
- Chọn MISA Vietsetting;
- Chọn chương trinh MISA Panda;
- Chọn font chữ Time New Romen;
- Nhấn Đồng ý và kết thúc.
5/ Báo lỗi không rõ ràng, bất kể lỗi nào cũng đều báo thiếu chứng từ phân phối
Báo lỗi thiếu chứng từ phân phối trong các trường hợp: khi chưa ghi Có TK 333, 336, 334..... mà đã ghi Nợ các TK này. Về nguyên tắc thì bao giờ cũng phải phân phối tiền trước sau đó mới chi ra nghĩa là ghi Có các TK trên trước rồi mới ghi Nợ cho các TK này. Nếu ghi Nợ trước thì chương trình sẽ báo lỗi này. Do đó, Kế toán cần kiểm tra lại cách ghi, nếu ghi sai thì phải điều chỉnh lại để chương trình không báo lỗi.
6/ Phần tài sản, tang vật không thể nhập chi tiết được
Để nhập được chi tiết tài sản, tang vật thì đầu tiên cần phải khai báo chi tiết các tài sản, tang vật này trong phần danh mục tài sản và có thể mô tả chi tiết nội dung của tài sản. Sau đó, khi nhập, xuất tài sản thì vào phiếu nhập xuất bình thường. Thực hiện như sau:
- Vào danh mục;
- Chọn phân loại tài sản, tang vật;
- Chọn thêm để khai báo;
- Khai báo mã tài sản, tên loại tài sản, loại tài sản (nhóm tài sản), diễn giải đối với loại hay nhóm tài sản;
- Chọn cất giữ (chú ý phải bỏ dấu tích ở mục "ngừng theo dõi" trước khi cất giữ);
- Quay trở lại Danh mục;
- Chọn danh mục kho;
- Chọn thêm để khai báo danh mục;
- Khai báo mã kho, Tài khoản, tên kho, địa chỉ...;
- Chọn cất giữ (chú ý phải bỏ dấu tích ở mục "ngừng theo dõi" trước khi cất giữ);
- Quay lại danh mục;
- Chọn danh mục tài sản tang vật;
- Chọn thêm để khai báo;
- Khai báo mã tài sản, nhóm tài sản, tên tài sản...;
- Chọn cất giữ (chú ý phải bỏ dấu tích ở mục "ngừng theo dõi" trước khi cất giữ).
7/ Số tiền trong tài khoản tạm thu (336) trong báo cáo tình hình thi hành án và tiền thanh toán tài sản thi hành án (339) trong bảng cân đối lên số âm.
Trường hợp này đỏi có thể là do kế toán nhập không đúng. Do đó, cần nhập lại cho chính xác, sau đó chạy bảo trì CSDL để chương trình tự động kiểm tra CSDL.
8/ Không xem và in được các loại phiếu chi khi đã khóa sổ
Để xem và in được các loại phiếu chi khi đã khóa sổ thì cần thực hiện bỏ khóa sổ trước, thực hiện như sau:
- Vào nghiệp vụ;
- Chọn sổ cái;
- Chọn bỏ khóa sổ;
- Chọn ngày bỏ khóa (đặt về ngày khóa sổ cũ);
- Nhấn thực hiện.
9/ Việc tổng hợp báo cáo của các đơn vị cấp huyện chưa thực hiện được
Để tổng hợp báo cáo tài chính của các đơn vị, cần xuất khẩu cơ sở dữ liệu từ các đơn vị cấp dưới. Thực hiện như sau:
- Đối với Thi hành án cấp huyện:
Vào tệp;
Chọn xuất khẩu báo cáo;
Chọn kỳ báo cáo;
Chọn các báo cáo cần xuất khẩu và nơi lưu báo cáo xuất khẩu;
Nhấn thực hiện.
- Đối với Thi hành án dân sự cấp tỉnh:
Vào tệp;
Chọn nhập khẩu báo cáo;
Chọn tên báo cáo cần nhập (chú ý báo cáo cần nhập nằm trên đĩa CD đã được xuất khẩu từ máy của Thi hành án dân sự cấp huyện trước đó);
Chọn nơi lưu báo cáo cần nhập (cơ sở dữ liệu trên máy của Thi hành án dân sự cấp tỉnh);
Nhấn thực hiện (trước khi nhấn thực hiện phải chọn chế độ nhập khẩu dữ liệu bằng cách đánh dấu tích vào chế độ cần chọn).
- Xem tổng hợp tất cả các báo cáo của các huyện sau khi tổng hợp
Vào tệp;
Chọn in báo cáo;
Chọn tổng hợp báo cáo tài chính;
Chọn kỳ báo cáo;
Chọn xem báo cáo để xem.
10/ Việc lập số dư chi tiết đã hoàn thành, song khi thực hiện nghiệp vụ phát sinh mới có liên quan đến số dư ban đầu như việc kết chuyển từ tài khoản 336 sang tài khoản 316 đồng thời ghi nợ các tài khoản liên quan ở một số đơn vị gặp khó khăn cho việc kết chuyển, phân phối.
Để thực hiện được việc kết chuyển từ tài khoản 336 sang tài khoản 316 đồng thời thực hiện phân phối nợ tài khoản 512, có tài khoản liên quan cần chú ý đến phần chọn đối tượng.
VD: trước đây đã ghi có cho tài khoản 336 đối tượng là Ông Nguyễn Văn A thì khi ghi nợ tài khoản 336 đối tượng phải chọn là Ông Nguyễn Văn A
11/ Số dư ban đầu tài khoản 336 chi tiết cho từng tài khoản không thể hiện số liệu trong Mục F số tạm thu chưa xử lý ở báo cáo tình hình thi hành án
Để xử lý vấn đề này cần chạy chức năng bảo trì cơ sở dữ liệu
12/ Không chi tiết được số tiền đã thu theo chủ động hay phần theo đơn yêu cầu
Để chọn phần chủ động hay theo đơn thì khi khai báo quyết định thi hành án đã phải chọn phần này, thì khi có phát sinh liên quan đến quyết định nào số liệu sẽ tự động vào các cột tương ứng. Cụ thể:
- Vào danh mục;
- Chọn quyết định thi hành án;
- Chọn thêm;
- Khai báo các thông tin về quyết định thi hành án như thông tin chung trong đó phải lựa chọn loại quyết định thi hành án là chủ động hay theo đơn, hoặc yêu cầu thu; thông tin bản án và đối tượng có liên quan...;
- Chọn cất giữ.
13/ Phiếu thu tiền, chứng từ nghiệp vụ khác khi lập bút toán đồng thời nhưng không thể hiện lên chứng từ để tiện theo dõi
Khi thu được tiền: Nợ TK 111/Có TK 316 nếu nhấn vào Tiện ích/lập bút toán ghi đồng thời thì sẽ sinh ra chứng từ nghiệp vụ khác hoặc phiếu kết chuyển ghi Nợ TK 512/ Có TK 334,335...
14/ Khi ra phiếu chi máy gặp khó khăn trong việc xác định bảng phân phối tiền thu thi hành án
Nếu khi chi tiền chương trình báo thiếu Bảng phân phối thì nguyên nhân là do đang chọn sai đối tượng hoặc quyết định. Do đó, phải chọn lại đối tượng và quyết định thi hành án cho chính xác.
15/ Tìm kiếm chứng từ không nhanh
Để thực hiện tìm kiếm thì có thể nhấn vào nút Tìm kiếm trên Menu khi cần tìm kiếm các chứng từ. Đối với các màn hình nhập liệu khi muốn tìm kiếm Đối tượng thì chỉ cần nhấn vào hình ống nhòm sau đó nhập các điều kiện tìm kiếm.
16/ Một chứng từ ghi sổ có nhiều dòng, kế toán muốn hủy bỏ một dòng nhập sai thì không được
Muốn xóa một dòng chứng từ chỉ cần nhấn chuột phải vào dòng chứng từ đó chọn dòng xóa mục.
17/ Khi hạch toán kết chuyển tài khoản thì TK 512 ghi âm
Hiện tượng này là do Kế toán đã chọn sai đối tượng, khi ghi Có TK 512 cho một đối tượng nhưng khi ghi Nợ TK 512 cho đối tượng khác nên TK 512 sẽ bị âm. Do đó, cần phải chọn lại đối tượng cho chính xác.
18/ Phiếu xuất kho không có mục ký nhận của người nhận
Vấn đề này đã được xử pý trong phiên bản R09. Do đó, các đơn vị chưa cái đặt phiên bản R09 cần cập nhật R09 để nâng cấp phần mềm (phiên bản này đã được gửi đến tất cả các đơn vị sử dụng).
19/ Khi nhâp số phải thi hành án theo quyết định, nếu kết chuyển thu hoặc thu chi ngay trong ngày thì không ghi sổ được
Hiện tượng này là do Kế toán khi cập nhật dữ liệu đã nhập sai các thông tin có liên quan. Vì vậy cần phải nhập đúng, đủ và chính xác các thông tin, thì khi ghi sổ vẫn cho cất giữ bình thường.
20/ Trên danh mục quyết định thi hành án nên phân biệt đến ngày ra quyết định, hiện nay chỉ phân biệt mã quyết định thực tế cho thấy trong cùng một năm có nhiều quyết định cùng số
Khi khai báo một quyết định thì có phần khai báo ngày ra quyết định, đây cũng là một chỉ tiêu để phân biệt các quyết định thi hành án. Phần lớn ở các đơn vị thì trong năm ít xảy ra tình trạng có các quyết định cùng số phát sinh vào các ngày khác nhau, nếu xảy ra trường hợp này thì có thể thêm ngày ra quyết định vào sau mã quyết định để phân biệt.
Châu Anh