1. Chức năng của công tác văn phòng
Văn phòng là tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo và bảo đảm hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức đó.
Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan.  Trong các cơ quan nhà nước văn phòng là đơn vị tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý, điều hành của lãnh đạo. Do đó, xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức thực hiện phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức chỉ huy hiệu quả công việc của cơ quan, đơn vị.
Công tác văn phòng bao gồm công tác tác nghiệp đầu vào và đầu ra với những đặc thù nhất định. Ở đầu vào là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, khai thác và sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về các lĩnh vực chính trị, kinh tế - xã hội, hành chính, môi trường… theo các phương án khác nhau nhằm thu được những kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan. Ở đầu ra đó là hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác tổ chức điều hành thông tin trong cơ quan tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức đạt tới mục tiêu của tổ chức.
Công tác văn phòng còn luôn gắn với việc quản lý, sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật, tài sản, tài chính được giao để phục vụ và duy trì hoạt động bình thường của cơ quan, đơn vị.
Về cơ bản, mỗi tổ chức văn phòng có các nhiệm vụ cơ bản sau:
- Tổng hợp, xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chương trình trình, kế hoạch công tác.
- Phối hợp với các tổ chức của cơ quan để tập hợp và phân tích tình hình hoạt động của cơ quan ở trong và ngoài cơ quan. Thực hiện công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo cơ quan.
-Điều hòa, phối hợp hoạt động của các đơn vị thuộc cơ quan, các đơn vị trực thuộc và quan hệ với các cơ quan, đơn vị khác có liên quan trong việc thực hiện chương trình, nhiệm vụ của cơ quan mình.
- Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị và tài chính (bao gồm công tác tài vụ, tài sản, an ninh, trật tự vệ sinh môi trường, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách, cung cấp các dịch vụ công cộng trong nội bộ cơ quan).
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo đảm chế độ và nâng cao đời sống cho công chức, người lao động.
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là cầu nối giữa cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan, tổ chức khác, cũng như với nhân dân và chính quyền địa phương.
2. Một số nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn phòng
2.1. Tổ chức thông tin
Trong hoạt động quản lý nhà nước và hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước nói chung, “thông tin là những quy phạm luật pháp và những điều được nhận thức, ghi nhận từ thực tiễn; cần tổ chức thu thập, xử lý để tạo ra cơ sở cho việc lựa chọn phương án hành động, ban hành các quyết định quản lý”.
Thông tin cần cho việc hình thành nên các quyết định nói chung và quyết định quản lý nói riêng. Đối với hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động quản lý và điều hành cơ quan nhà nước, thông tin cần được tổ chức thu thập, xử lý để có thể trở thành cơ sở cho sự ra đời của các quyết định quản lý. Việc tổ chức thu thập, xử lý đó cần dựa trên kết, quả phân loại thông tin.
Thông tin sau khi thu thập cần được xử lý: kiểm tra độ chính xác, tính hợp lý; phân tích tổng hợp số liệu, tài liệu qua đó xác định đúng bản chất của các vấn đề, các sự việc. Trên cơ sở xử lý thông tin, văn phòng có thể đưa ra những giải pháp, những phương án cho các quyết định quản lý dưới các hình thức kiến nghị, đề xuất. Đó chính là nội dung của nhiệm vụ “Tham mưu”.
2.2. Lập Chương trình, kế hoạch công tác
Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác là một chức năng cơ bản của hoạt động lãnh đạo, quản lý. Trên cơ sở các dự đoán về tương lai và yêu cầu của thực tiễn, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu chung đã được xác định, người lãnh đạo, quản lý ở khu vực nhà nước cần tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch hành động. Với vai trò của người lãnh đạo, quản lý văn phòng, trách nhiệm tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch côngtác cho văn phòng và tham gia vào hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch cho cơ quan thuộc về người phụ trách văn phòng.
Chương trình, kế hoạch công tác là một phương tiện quan trọng để quản lý và điều hành các hoạt động của tổ chức, đảm bảo cho những hoạt động đó được tiến hành theo đúng định hướng và thống nhất với nhau.    
3. Công tác tiếp khách 
Hoạt động tiếp khách (tiếp những người đến cơ quan liên hệ và giải quyết công việc) là một trong những hoạt động quan trọng và thường xuyên mà văn phòng có trách nhiệm tổ chức, tiến hành. Khách đến cơ quan liên hệ, giải quyết công việc có thể là cá nhân công dân, cũng có thể là đại diện của một tổ chức cụ thể nào đó.
Trách nhiệm tiếp khách của cơ quan không chỉ là nhiệm vụ của những người có trách nhiệm trực tiếp giải quyết công việc cho khách, mà còn là nhiệm vụ chung của cán bộ, công chức trong cơ quan; là nhiệm vụ cụ thể của lãnh đạo và nhân viên văn phòng như nhân viên bảo vệ, nhân viên lễ tân, nhân viên tạp vụ, nhân viên thuộc các chuyên môn có liên quan.
Công tác tiếp khách của cơ quan được văn phòng tiến hành trên cơ sở các quy định của luật pháp, với các nội dung: (1) Tổ chức cơ chế tiếp khách; (2) Tổ chức nhân lực, cơ sở vật chất và thời gian để thực hiện việc tiếp khách; (3) Tiếp xúc trực tiếp với khách để giải quyết các công việc.
Để việc tiếp khách của cơ quan có hiệu quả, cán bộ và nhân viên văn phòng cần được trang bị những kiến thức cơ bản, những kỹ năng thiết yếu để thực hiện hoạt động này như cần  Hiểu biết về văn hóa, về các quy phạm văn hóa là điều kiện để cán bộ, nhân viên văn phòng tiến hành hoạt động tiếp khách của cơ quan một cách hiệu quả.
Ben cạnh đó những hiểu biết về tâm lý nói chung và trạng thái tâm lý nói riêng rất có ích cho hoạt động giao tiếp giữa con người với con người.
4. Tổ chức cuộc họp, hội nghị
Cuộc họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo những nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin tổng kết các hoạt động hoặc tìm các biện pháp giải quyết các vấn đề, nhiệm vụ mà những người dự họp đều quan tâm. Hội nghị thường là các cuộc họp mang các nội dung và phạm vi lớn, có chủ đề và tên gọi rõ ràng.
Các cuộc họp muốn đạt hiệu quả phải bảo đảm các điều kiện sau:
- Điều kiện pháp lý
Việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị là một hoạt động có tổ chức của công tác quản lý, cuộc họp, hội nghị chỉ có giá trị khi nó được tổ chức theo đúng trình tự, thủ tục và thẩm quyền.. Khi cơ quan hành chính nhà nước tổ chức các cuộc họp, hội nghị phải tuân thủ các nguyên tắc tổ chức cuộc họp sau:
+ Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp trên giải quyết.
+ Chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng. Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyết định quản lý, điều hành.
+ Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước.
+ Theo chương trình, kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hoá quy định thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức, phô trương.
+ Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý.
+ Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước.
Việc tổ chức các loại cuộc họp khác nhau phải tuân theo và theo đúng các quy định cụ thể của nhà nước về cả nguyên tắc, trình tự, thủ tục và các chế độ chi tiêu tài chính cho các cuộc họp khác nhau.
- Điều kiện con người
Tổ chức cuộc họp, hội nghị là hoạt động quan trọng của công tác quản lý của bất cứ cơ quan nào. Chất lượng cuộc họp, hội nghị trước hết phụ thuộc vào phẩm chất năng lực của người quản lý, điều đó thể hiện trước hết ở việc quyết định tổ chức cuộc họp, hội nghị. Nếu mục đích của cuộc họp, hội nghị không rõ ràng, không trong sáng, nội dung nghèo nàn, thành phần dự họp không phù hợp thì không thể có kết quả tốt dù công tác phục vụ hoàn hảo. Mỗi cuộc họp, hội nghị đều phụ thuộc vào những người tổ chức mà trực tiếp là những người chủ trì, chủ tọa và sau đó là phụ thuộc vào bản thân những người dự họp.
- Điều kiện vật chất
Điều kiện cơ sở vật chất có quyết định rất lớn đến chất lượng cuộc họp, hội nghị. Đối với mỗi loại cuộc họp, hội nghị khác nhau có những yêu cầu về cơ sở vật chất khác nhau. Những nơi tổ chức cuộc họp, hội nghị phải đảm bảo các yêu cầu cần thiết về vị trí, chỗ ngồi, âm thanh, ánh sáng, đảm bảo các tiêu chuẩn về tiếng ồn, không khí, phòng tránh cháy nổ...
Các cuộc họp, hội nghị nếu được chuẩn bị chu đáo về tài liệu, phương tiện kỹ thuật hỗ trợ, tạo môi trường làm việc thuận lợi, thoải mái, an toàn thì chất lượng cuộc họp được nâng cao.
5. Công tác hậu cần
Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức.
Công tác hậu cần nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau đây:
- Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ.
- Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục.
- Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do Nhà nước quy định.
- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơquan.
- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò chiếc cầu nối của đơn vị với các cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dưới và với nhân dân.
- Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa, tạo lập được diện mạo cơ quan trang nghiêm, văn minh, hiện đại.
3. Công tác văn phòng tại Cục và các Chi cục THADS
3.1. Công tác văn phòng tại các Cục THADS
Văn phòng Cục Thi hành án dân sự là đơn vị thuộc Cục Thi hành án dân sự có chức năng tham mưu, giúp Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, quản lý và kiểm tra hoạt động của Cục, các Chi cục Thi hành án dân sự thuộc địa bàn quản lý; xây dựng, tổng hợp, đôn đốc, theo dõi tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Cục, các Chi cục; quản lý công tác thông tin, báo chí; tổ chức thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính; công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; ứng dụng công nghệ thông tin; báo cáo thống kê; tài chính-kế toán; quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động của Cục và công tác quản trị nội bộ theo quy định.
Văn phòng Cục có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Xây dựng, trình Cục trưởng chương trình, kế hoạch công tác dài hạn và hàng năm của Văn phòng; tham gia xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn và hàng năm của Hệ thống tổ chức thi hành án dân sự.
- Chủ trì hoặc tham gia xây dựng các đề án, dự thảo văn bản trong các lĩnh vực thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng; tham gia thẩm định, góp ý các dự thảo văn bản, đề án do Cục trưởng giao.
- Tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch, văn bản, đề án thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng.
- Về xây dựng, tổng hợp, đôn đốc và theo dõi tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Cục, Chi cục, bao gồm:
+ Xây dựng, trình Cục trưởng quyết định chương trình, kế hoạch công tác năm, quý và tháng của Cục; chương trình, kế hoạch làm việc của Lãnh đạo Cục; hướng dẫn các Chi cục xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng năm;
+ Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và việc xây dựng văn bản, đề án của Cục, tổng hợp kết quả và kiến nghị các giải pháp bảo đảm thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Cục, Chi cục;
+ Trình Cục trưởng quyết định việc điều chỉnh, thay đổi chương trình, kế hoạch công tác của Cục;
+ Tổ chức thực hiện công tác báo cáo, sơ kết, tổng kết định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của Cục, Chi cục theo quy định của pháp luật và của Tổng cục;
+ Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Cục xây dựng nội dung thông tin, quản lý, khai thác, sử dụng thông tin về tình hình công tác thi hành án dân sự tại địa phương.
- Giúp Cục trưởng, các Phó Cục trưởng điều hành và quản lý các hoạt động của Cục, bao gồm:
+ Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu trình Cục trưởng, các Phó cục trưởng (sau đây gọi chung là Lãnh đạo Cục); kiểm tra và tham gia ý kiến về hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của Lãnh đạo Cục trước khi trình Lãnh đạo Cục xem xét, giải quyết;
+ Thẩm tra và đề xuất ý kiến về nội dung, chương trình của các đơn vị thuộc Cục trình Lãnh đạo Cục tại các phiên họp giao ban Lãnh đạo Cục;
+ Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Cục đến các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo đó; theo dõi, điều phối lịch làm việc của Lãnh đạo Cục;
+ Làm đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ giữa Cục với các cơ quan cấp trên, các cơ quan Thi hành án dân sự trong Hệ thống, các Ngành, các cấp tại địa phương và các cơ quan, tổ chức khác;
+ Tổ chức các cuộc họp, làm việc của Lãnh đạo Cục với các đơn vị; chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu để lãnh đạo Cục đi công tác hoặc tham dự các hội nghị, hội thảo.
- Về quản lý công tác báo chí:
+ Giúp việc cho Người phát ngôn của Cục theo quy định của pháp luật và của Tổng cục. Làm đầu mối liên hệ, cung cấp thông tin cho các phương tiện thông tin đại chúng, các tổ chức, cá nhân và thực hiện công tác truyền thông báo chí theo quy định của pháp luật và phân công của Cục trưởng.
+ Điểm tin báo chí hàng ngày phục vụ công tác quản lý, điều hành của Lãnh đạo Cục.
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Cục, các cơ quan, tổ chức có liên quan thực hiện hoạt động tuyên truyền về hoạt động thi hành án dân sự trên địa bàn địa phương.
- Theo dõi, tổng hợp, báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính; đề xuất và tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của cơ quan theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính nhà nước của Bộ Tư pháp và Tổng cục Thi hành án dân sự.
- Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ:
+ Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin liên lạc và bảo mật thông tin, tài liệu theo quy định của pháp luật và của Tổng cục;
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo mật thông tin, tài liệu và việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, điều hành của các đơn vị thuộc Cục;
- Triển khai các nhiệm vụ về ứng dụng công nghệ thông tin tại Cục và các Chi cục trực thuộc theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Tổng cục.
- Thực hiện công tác lễ tân của Cục, tiếp đón hoặc phối hợp tiếp đón các đoàn khách; sắp xếp, bố trí địa điểm họp cho các đơn vị thuộc Cục.
- Đề xuất việc điều phối các sự kiện, hội nghị, hội thảo, tọa đàm của Cục, Chi cục; chủ trì tổ chức các sự kiện, hội nghị cấp Cục, Tổng cục theo sự phân công của Lãnh đạo Cục, Tổng cục.
- Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo thống kê thi hành án theo quy định.
- Quản lý tài sản, cơ sở vật chất; bảo đảm phương tiện đi lại và điều kiện làm việc của cơ quan Cục theo phân cấp; thực hiện công tác y tế, vệ sinh môi trường, bảo vệ an ninh trật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ, công tác quốc phòng, dân quân tự vệ tại cơ quan Cục.
- Quản lý nguồn kinh phí nhà nước giao và các nguồn kinh phí khác, thực hiện công tác kế toán - tài chính theo phân cấp của Tổng cục và quy định của pháp luật.
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong cơ quan Cục và việc thực hiện Quy chế làm việc, Quy chế dân chủ, Quy chế văn hóa công sở và các Quy chế khác của Cục theo quy định.
- Sơ kết, tổng kết; thực hiện chế độ báo cáo về các lĩnh vực công tác của Văn phòng theo quy định của pháp luật.
- Kiểm tra, tham gia thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật và phân cấp của Cục.
- Tham gia nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, phổ biến giáo dục pháp luật theo quy định của pháp luật và phân cấp của Cục.
- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và quản lý công chức, người lao động theo quy định của pháp luật và phân cấp của Tổng cục.
- Phối hợp với các tổ chức chính trị - xã hội cơ quan Cục chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho công chức và người lao động; thực hiện việc thăm hỏi, thăm viếng, tang lễ theo phân cấp và chỉ đạo của Cục trưởng.
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật hoặc do Cục trưởng giao.
Thông tư số 02/2017/TT-BTP ngày 23/3/2017 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn một số nội dung quản lý công chức, viên chức, người lao động thuộc Hệ thống tổ chức thi hành án dân sự quy địnhChánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng Cục, có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành Văn phòng Cục thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao theo quy định; chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự và trước pháp luật đối với các hoạt động của Văn phòng. Chánh Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Tổ chức quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của Văn phòng;
- Phân công công việc đối với các Phó Chánh Văn phòng, công chức, người lao động thuộc Văn phòng; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ được giao đối với công chức, người lao động thuộc quyền quản lý;
- Tổ chức phối hợp công tác với các phòng chuyên môn hoặc tương đương thuộc Cục, các Chi cục Thi hành án dân sự trên địa bàn;
- Tham mưu giúp Cục trưởng phối hợp công tác với các cơ quan, ban, ngành hữu quan; đôn đốc, chỉ đạo tổng hợp việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, nội quy, quy chế của Cục;
- Kiểm soát việc chấp hành và tuân thủ các quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước đối với công chức, người lao động thuộc Văn phòng trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị;
- Giúp Cục trưởng quản lý việc chấp hành thời gian làm việc và nội quy, quy chế của cơ quan;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Thủ trưởng đơn vị.
Chánh Văn phòng Cục phải có trình độ cử nhân luật trở lên;Đang ở ngạch Chuyên viên hoặc tương đương trở lên;Có trình độ trung cấp lý luận chính trị hoặc tương đương trở lên;Có chứng chỉ ngoại ngữ với trình độ tương đương bậc 2 khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định hiện hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo.Đối với những công chức đang làm việc ở vùng dân tộc thiểu số, có văn bằng, chứng chỉ đào tạo, bồi dưỡng tiếng dân tộc thiểu số do cơ sở đào tạo cấp theo thẩm quyền hoặc công chức là người dân tộc thiểu số đang làm việc ở vùng dân tộc thiểu số thì không bắt buộc phải có tiêu chuẩn ngoại ngữ nêu trên;Có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định hiện hành của Bộ Thông tin và Truyền thông;Có năng lực nổi trội và đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt trong quy hoạch chức danh lãnh đạo Cục Thi hành án dân sự hoặc trong quy hoạch chức danh Chi cục trưởng Chi cục Thi hành án dân sự của đơn vị có số lượng việc lớn trong địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đó.
Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách một số lĩnh vực công tác theo sự phân công của Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về các lĩnh vực công tác được phân công. Phó Chánh Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Tổ chức thực hiện các công việc chuyên môn, nghiệp vụ theo phân công hoặc ủy quyền của Chánh Văn phòng;
- Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc công chức, người lao động thuộc Văn phòng trong việc thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách;
- Tham mưu, đề xuất với Chánh Văn phòng các biện pháp, giải pháp trong tổ chức, điều hành công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công hoặc ủy quyền của Chánh Văn phòng.
Phó Chánh Văn phòng phải có trình độ cử nhân luật trở lên hoặc cử nhân, sau đại học chuyên ngành phù hợp với công tác văn phòng; Đang ở ngạch Chuyên viên hoặc tương đương trở lên; Có trình độ trung cấp lý luận chính trị hoặc tương đương trở lên; Có chứng chỉ ngoại ngữ với trình độ tương đương bậc 2 khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định hiện hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Đối với những công chức đang làm việc ở vùng dân tộc thiểu số, có văn bằng, chứng chỉ đào tạo, bồi dưỡng tiếng dân tộc thiểu số do cơ sở đào tạo cấp theo thẩm quyền hoặc công chức là người dân tộc thiểu số đang làm việc ở vùng dân tộc thiểu số thì không bắt buộc phải có tiêu chuẩn ngoại ngữ nêu trên; Có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định hiện hành của Bộ Thông tin và Truyền thông.
3.2. Công tác văn phòng tại Chi cục THADS
Nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng tại Chi cục, bao gồm:
- Là đầu mối tiếp nhận thông tin, văn bản, bảo đảm sự thông suốt trong công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành từ Tổng cục đến Cục, từ Cục đến Chi cục;
- Là đầu mối duy trì quan hệ, liên hệ công tác giữa Chi cục với các cơ quan cấp trên (Cục, Tổng cục...), với các Chi cục Thi hành án dân sự khác trên địa bàn và các cơ quan, tổ chức liên quan;
- Xây dựng, ban hành và đôn đốc, kiểm tra triển khai tổ chức thực hiện Chương trình, Kế hoạch công tác hàng năm, quý, tháng của Chi cục;
- Xây dựng Báo cáo kết quả công tác thi hành án theo định kỳ (Báo cáo giao ban, Báo cáo sơ, tổng kết) hoặc đột xuất theo yêu cầu của Cục, của cơ quan cấp trên;
- Là đầu mối liên hệ, cung cấp thông tin cho các phương tiện thông tin đại chúng; thực hiện công tác truyền thông báo chí theo quy định;
- Thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ;
- Triển khai các nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin;
- Tổ chức thực hiện chế độ thống kê thi hành án dân sự;
- Thực hiện công tác lễ tân và hậu cần; tổ chức và phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức các sự kiện, hội nghị, cuộc họp;
- Thực hiện quản lý tài sản, cơ sở vật chất theo phân cấp quản lý;
- Quản lý nguồn kinh phí nhà nước giao, các nguồn kinh phí khác và thực hiện công tác kế toán - tài chính theo phân cấp;
- Thực hiện các quy định về thi đua-khen thưởng, các chế độ, chính sách đối với công chức, người lao động;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác được Chi cục trưởng giao.
Về cơ cấu công chức làm công tác văn phòng tại các Chi cục, Chi cục trưởng trực tiếp phụ trách hoặc phân công 01 Phó Chi cục trưởng phụ trách công tác văn phòng, đảm bảo các nhiệm vụ của công tác văn phòng được triển khai đầy đủ, nghiêm túc, kịp thời.Trên cơ sở biên chế được phân bổ, Lãnh đạo Chi cục phụ trách công tác văn phòng bố trí ít nhất 01 công chức làm đầu mối chuyên trách về công tác văn phòng và một số công chức, người lao động của Chi cục kiêm nhiệm, hỗ trợ công chức đầu mối chuyên trách.
3.3. Tiếp tục nâng cao công tác văn phòng tại Cục, Chi cục THADS
Thực hiện Luật Thi hành án dân sự số 26/2008/QH12 ngày 14 tháng 11 năm 2008 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 64/2014/QH13 ngày 25 tháng 11 năm 2014, Nghị định số 62/2015/NĐ-CP ngày 18 tháng 7 năm 2015 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thi hành án dân sự, Quyết định số 61/2014/QĐ-TTg ngày 30 tháng 10 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thi hành án dân sự trực thuộc Bộ Tư pháp, Hệ thống tổ chức thi hành án dân sự được tổ chức thành hệ thống dọc từ Trung ương đến địa phương theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Cùng với đó, Quyết định số 2785/QĐ-BTP ngày 25/10/2012 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Phê duyệt cơ cấu tổ chức Cục Thi hành án dân sự, số lượng Lãnh đạo Cục Thi hành án dân sự, Lãnh đạo Phòng Chuyên môn thuộc Cục Thi hành án dân sự và Lãnh đạo Chi cục Thi hành án dân sự và Thông tư số 13/2013/TT-BTP ngày 13/9/2013 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Quy định tiêu chuẩn chức danh công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý thuộc Cục Thi hành án dân sự và Chi cục Thi hành án dân sự là những cơ sở pháp lý quan trọng, vững chắc để hình thành hệ thống văn phòng các cấp và xây dựng đội ngũ công chức làm công tác văn phòng trong toàn Hệ thống.
Để triển khai kịp thời, đầy đủ các nhiệm vụ của công tác văn phòng, ngay từ năm 2013, Tổng cục Thi hành án dân sự đã tổ chức tập huấn, hướng dẫn Cục Thi hành án dân sự các địa phương nghiêm túc triển khai các nhiệm vụ công tác văn phòng được giao trên địa bàn quản lý. Nhờ đó, công tác văn phòng của toàn Hệ thống đã từng bước đi vào nề nếp, tính chuyên môn, chuyên nghiệp ngày càng được nâng cao, bước đầu phục vụ có hiệu quả cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, qua theo dõi, đánh giá, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn phòng các cấp trong toàn Hệ thống, đặc biệt là tại các cơ quan thi hành án dân sự còn bộc lộ nhiều tồn tại, hạn chế, chậm cần được khắc phục để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại các Cục, Chi cục THADS, cụ thể như sau:
Thứ nhất, người đứng đầu cơ quan, đơn vị còn chưa quan tâm, nhận thức đúng đắn, đầy đủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng, cũng như vị trí, vai trò của công tác văn phòng; còn thuần túy coi văn phòng là bộ phận phục vụ, chưa quan tâm đúng mức đến một số nhóm nhiệm vụ quan trọng như: Công tác tham mưu-tổng hợp; Công tác xây dựng, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, kết luận của lãnh đạo; Công tác tổ chức thông tin phục vụ lãnh đạo; Công tác báo chí, phát ngôn. Bên cạnh đó, công tác chỉ đạo, lãnh đạo triển khai các nhiệm vụ của công tác văn phòng còn chưa có tính hệ thống, chưa có sự đổi mới, thiếu quyết liệt, chưa kiên trì, bền bỉ, đeo bám các mục tiêu, định hướng phát triển chung. Việc triển khai các nhiệm vụ công tác văn phòng tại các Chi cục còn chưa được quan tâm, hướng dẫn thực hiện cụ thể.
Thứ hai, một số nhiệm vụ công tác văn phòng chưa được quan tâm triển khai đầy đủ, nghiêm túc, dẫn đến chất lượng, hiệu quả nhiều mặt công tác văn phòng còn hạn chế như công tác đôn đốc thực hiện kế hoạch, cảnh báo đối với các nhiệm vụ chậm tiến độ; công tác chuẩn bị các cuộc họp chỉ đạo, điều hành công việc của lãnh đạo; công tác văn thư, lưu trữ; công tác tham mưu tổng hợp. Một số nhiệm vụ mới còn chưa được chú trọng quan tâm chỉ đạo thực hiện như công tác phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí, công tác đôn đốc, kiểm tra thực hiện các kết luận của Lãnh đạo. Nhiều Văn phòng còn hoạt động như một đơn vị hành chính - quản trị thông thường.
Thứ ba, tổ chức bộ máy thực hiện các nhiệm vụ công tác văn phòng còn chưa được quan tâm kiện toàn, chức năng nhiệm vụ của công tác văn phòng toàn quốc còn chưa được hướng dẫn, quy định thống nhất; mối quan hệ, cơ chế phối hợp, cơ chế thông tin trong công tác văn phòng còn thiếu khoa học, thiếu chặt chẽ, thậm chí có phần rời rạc, chưa tạo và phát huy được đầy đủ sức mạnh tổng hợp của công tác văn phòng toàn Hệ thống. Tính chuyên nghiệp trong công tác văn phòng chưa cao; công tác đào tạo nghiệp vụ văn phòng còn chưa được chú trọng đúng mức. Hầu hết các Lãnh đạo Văn phòng và công chức làm công tác văn phòng trong Hệ thống còn chưa được đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác văn phòng.   
Thứ tư, đội ngũ công chức làm công tác văn phòng không ổn định, phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ không thuộc chức năng, nhiệm vụ của công tác văn phòng nên thiếu thời gian tập trung cho công tác chuyên môn văn phòng, còn trường hợp do năng lực hạn chế nên bố trí về Văn phòng; trình độ chuyên môn nghiệp vụ không phù hợp với vị trí việc làm của công tác văn phòng. Việc thu hút công chức có trình độ năng lực về làm công tác văn phòng còn khó khăn do chế độ đãi ngộ thấp so với mặt bằng chế độ đãi ngộ chung của đội ngũ công chức làm công tác thi hành án dân sự; lao động văn phòng còn chưa thực sự được ghi nhận, tôn vinh xứng đáng.
Ths. Nguyễn Xuân Tùng
Chánh Văn phòng Tổng cục THADS
Tài liệu tham khảo:       
1. PGS.TS. Vũ Thị Phụng: Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nxb. Đại học Quốc gia Hà Nội.
2. TS. Văn Tất Thu: Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Nxb. Chinh trị quốc gia, năm 2011.
3. Học viện Hành chính: Giáo trình văn phòng, văn thư và lưu trữ trong cơ quan nhà nước, Nxb. Khoa học và kỹ thuật, năm 2008.
4. Công văn số 3424/TCTHADS-VP ngày 15 tháng 10 năm 2015 của Tổng cục Thi hành án dân sự về nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại các Cục, Chi cục Thi hành án dân sự.