Nâng cao hiệu quả công tác số hóa hồ sơ nghiệp vụ Thi hành án dân sự

Số hóa dữ liệu lưu trữ là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ thống bên ngoài thành dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ. Việc số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau. Số hóa hồ sơ nghiệp vụ THADS là phương pháp sử dụng thiết bị công nghệ để chuyển hóa các tài liệu trong hồ sơ thi hành án từ dạng vật chất (văn bản giấy, hình ảnh,….) thành dạng file hình ảnh để lưu trữ, nghiên cứu … mà không phải sử dụng đến hồ sơ thi hành án.
Việc số hóa hồ sơ nghiệp vụ thi hành án sẽ mang lại nhiều lợi ích như: Giảm thiểu đáng kể diện tích, không gian lưu giữ; giúp việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu truyền thống được lâu hơn; giảm thiểu tối đa sức người, sức của cho việc quản lý nguồn tài nguyên thông tin truyền thống. Việc số hóa hồ sơ thi hành án mang tới nhiều ưu điểm so với các thao tác truyền thống trên giấy tờ như hiện nay, cũng như nhiều triển vọng có thể thấy rõ trong thời gian tới. Cụ thể như: Nhiều vụ việc thi hành án có tính chất phức tạp, quy mô lớn, đông đương sự…nếu sử dụng phương pháp nghiên cứu, trích dẫn các tài liệu thông thường sẽ mất rất nhiều thời gian, công sức. Còn đối với việc số hóa, hồ sơ thi hành án được hiển thị trong một thư mục duy nhất trên máy tính, việc tìm kiếm và tra cứu tài liệu trong hồ sơ được thực hiện nhanh chóng. Hồ sơ số hóa cũng phản ánh đầy đủ diễn biến tổ chức thi hành án, việc nghiên cứu, khai thác, cập nhật tài liệu có thể được thực hiện mọi lúc, mọi nơi mà không phụ thuộc vào hồ sơ giấy; tránh được nguy cơ bị thất thoát tài liệu, hoặc chỉnh sửa tài liệu, nâng cao trách nhiệm của cán bộ, chấp hành viên trong công tác. Lãnh đạo đơn vị sẽ thuận lợi khi nghe báo cáo việc giải quyết hồ sơ thi hành án, kịp thời có chủ trương, chỉ đạo với Chấp hành viên và cán bộ.  Đồng thời công tác xin ý kiến chỉ đạo nghiệp vụ và trả lời, giải đáp nghiệp vụ sẽ được rút ngắn đáng kể về mặt thời gian.
Tuy nhiên, quá trình thực hiện số hóa hồ sơ nghiệp vụ thi hành án hiện nay vẫn còn một số khó khăn, vướng mắc cụ thể như sau:
Công tác số hóa hồ sơ còn rất mới mẻ đối với đa số cán bộ, công chức thi hành án. Quá trình thực tiễn số hóa hồ sơ, mặc dù các cán bộ, công chức đã có sự chuẩn bị, cũng như tìm hiểu và áp dụng các kiến thức về CNTT, tuy nhiên khi thực hiện vẫn còn một số trục trặc, lúng túng nhất định trong thao tác.
Về cơ bản, hệ thống cơ sở hạ tầng, trang thiết bị như máy tính, máy scan đã được trang bị tương đối đầy đủ, tuy nhiên do lượng án thụ lý nhiều, trang thiết bị của một số đơn vị chưa đáp ứng được nhu cầu, phần mềm còn nhiều lỗi như: phần mềm hiện tại đang giới hạn dung lượng upload file lên hệ thống, không cho đính kèm nhiều file cùng một lúc (tối đa 10 file, mỗi file không quá 5M) … gây khó khăn và mất thời gian cho việc quét và cập nhật dữ liệu hồ sơ lên phần mềm.
Bên cạnh đó, yếu tố con người cũng rất quan trọng, số hóa hồ sơ ngoài các thao tác cơ bản như sao chụp tài liệu còn những thao tác có độ phức tạp cao hơn, đòi hỏi có kiến thức nhất định về các phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm biên tập tệp số hóa như cắt ghép tài liệu, đánh dấu, xây dựng tên tài liệu và mục lục. Do đó, phải đào tạo con người theo các mức độ khác nhau như đào tạo cán bộ quản lý, cán bộ chuyên trách thực hiện công tác, cán bộ lưu trữ.
Tính bảo mật của dữ liệu số hóa cũng là vấn đề cần được đặt ra. Việc quét dữ liệu, sao chép, chia sẻ dữ liệu, phải được kiểm soát chặt chẽ. Công tác quản lý, bảo vệ dữ liệu cần được thực hiện song song với việc số hóa hồ sơ. Trong thời gian tới, cần có những ứng dụng chuyên nghiệp phục vụ cho công tác biên tập dữ liệu này.
Để nâng cao hiệu quả công tác số hóa hồ sơ nghiệp vụ thi hành án dân sự, tác giả xin đưa ra một số đề xuất như sau:
Một là: Tiếp tục nghiên cứu để sửa đổi, bổ sung các quy định pháp luật về THADS theo hướng quy định thực hiện một số thủ tục THADS thực hiện thông qua ứng dụng công nghệ thông tin và bảo đảm các điều kiện thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong THADS. Ban hành Nội quy, quy chế và xây dựng quy trình cơ bản về công tác số hóa hồ sơ nghiệp vụ thi hành án, cách thức thực hiện, sử dụng tài liệu số hóa để các cơ quan THADS địa phương áp dụng một cách đồng bộ và thống nhất.
Hai là: Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức THADS về ý nghĩa, vai trò, các ưu điểm của việc ứng dụng CNTT, số hóa hồ sơ nghiệp vụ thi hành án.
Ba là: Xây dựng các điều kiện bảo đảm cho việc thực hiện ứng dụng CNTT; Trong đó cần quan tâm về cơ sở hạ tầng CNTT, máy chủ, máy trạm, nâng cấp đường truyền kết nối, lưu trữ, thiết bị an ninh, bảo mật, việc tiếp nhận và chia sẻ dữ liệu điện tử giữa cơ quan THADS với các cơ quan, tổ chức liên quan. Đầu tư trang thiết bị, công nghệ, cơ sở hạ tầng CNTT và các thiết bị khác và các phần mềm để quản lý, cũng như tra tìm tài liệu …để phục vụ công tác số hoá hồ sơ thi hành án.
Bốn là: Bảo đảm nhân lực phù hợp với nền tảng CNTT đủ về số lượng, đáp ứng yêu cầu về chất lượng. Để thực hiện được các thao tác kỹ thuật để số hóa hồ sơ thi hành án, đòi hỏi cán bộ, Chấp hành viên phải có kiến thức và được đào tạo kỹ năng để có thể thao tác các hoạt động sử dụng thiết bị khi số hóa hồ sơ và sử dụng tài liệu số hóa trong công việc. Do đó cần chú trọng việc đào tạo con người, hướng dẫn cụ thể về cách thức số hoá, sử dụng hồ sơ số hoá, bảo mật, chia sẻ hồ sơ số hóa… một cách thống nhất, đảm bảo tính bảo mật khi lưu trữ và thuận tiện khi sử dụng. Tổ chức bồi dưỡng, cập nhật kiến thức mới về CNTT, đặc biệt là kỹ năng về sử dụng các thiết bị số phục vụ cho công tác số hóa hồ sơ thi hành án.
Năm là: Xây dựng lộ trình số hóa hồ sơ nghiệp vụ thi hành án, có giai đoạn và thời gian thực hiện cụ thể, đảm bảo 100% hồ sơ thi hành án được số hóa, việc cập nhật các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ được kịp thời, đầy đủ.
Sáu là: Đẩy mạnh việc khảo sát, học tập kinh nghiệm ứng dụng CNTT của một số cơ quan liên quan như Tòa án, viện kiểm sát nhân dân… trong công tác số hóa hồ sơ, giải quyết những khó khăn, vướng mắc từ thực tiễn để nâng cao hiệu quả công tác số hóa hồ sơ nghiệp vụ THADS.