Thời gian qua, công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan Thi hàng án dân sự trong tỉnh có nhiều chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nền nếp, góp phần quan trọng trong việc phục vụ yêu cầu chỉ đạo, điều hành của đơn vị.
Tuy nhiên, bên cạnh thì công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan Thi hành án dân sự trong tỉnh cũng còn một số tồn tại, hạn chế như: một số đơn vị chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ; một số công chức làm công tác văn thư chưa đáp ứng yêu cầu về chuyên môn, nghiệp vụ; văn bản đến chưa chuyển giao cho công chức chịu trách nhiệm lập hồ sơ công việc; công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ thực hiện thiếu đồng bộ, tài liệu còn phân tán, tồn đọng ở dạng rời lẻ, tích đống; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư còn hạn chế...
Để tiếp tục đảm bảo hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, Cục Thi hành án dân sự đã có nhiều chỉ đạo, hướng dẫn, đề ra một số giải pháp về việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ, như:
- Nâng cao và thay đổi nhận thức của Thủ trưởng các cơ quan THADS trong tỉnh về ý nghĩa, vai trò của công tác văn thư; ban hành các văn bản, quy trình nội bộ tại cơ quan tạo cơ sở và đảm bảo cho việc triển khai thực hiện công tác văn thư hiệu quả, nghiêm túc, thống nhất.
- Quan tâm kiện toàn đội ngũ công chức làm công tác văn thư, kết hợp với việc chú trọng đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho công chức văn thư. Tại các Chi cục THADS, trên cơ sở biên chế được phân bổ, lãnh đạo Chi cục bố trí ít nhất 01 công chức làm đầu mối chuyên trách về công tác văn thư có trình độ chuyên môn phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ và một số công chức khác hỗ trợ công chức đầu mối chuyên trách.
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, nghiên cứu, triển khai sử dụng phần mềm quản lý văn bản trong thực hiện nghiệp vụ văn thư.
- Chấn chỉnh kỷ luật, kỷ cương trong thực hiện các nghiệp vụ văn thư như:
+ Chấn chỉnh việc quản lý văn bản đến theo đúng quy định, đảm bảo nguyên tắc tập trung, chính xác, nhanh chóng, an toàn, bí mật. Cụ thể, tất cả văn bản đến của cơ quan phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
+ Thực hiện quy trình quản lý văn bản đi nghiêm túc, chặt chẽ, trong đó tập trung vào các nội dung:
(1) Kiểm soát về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản đi
[1]: Văn thư cơ quan phải kiểm tra xem văn bản có đảm bảo đủ các yếu tố về thể thức hay không, kỹ thuật trình bày văn bản có đúng quy định không; nếu phát hiện sai sót, Văn thư dừng việc phát hành văn bản và báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết
.
(2) Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản: Tất cả các văn bản đi của cơ quan được ghi theo hệ thống số chung của cơ quan do Văn thư thống nhất quản lý. Đối với các văn bản được soạn thảo theo biểu mẫu nghiệp vụ THADS có thể lấy một hệ thống số riêng khác với văn bản hành chính.
(3) Nhân bản, đóng dấu cơ quan, lưu văn bản đi: Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đi chỉ được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và chỉ có các đối tượng trong Nơi nhận mới được nhận và xem văn bản.
+ Nâng cao nhận thức và đổi mới trong công tác lập hồ sơ công việc: Đối với các cơ quan THADS trong tỉnh, hồ sơ hình thành trong hoạt động chủ yếu được chia làm 02 loại: hồ sơ nghiệp vụ (gồm hồ sơ thi hành án; hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo) và hồ sơ hành chính. Đối với hồ sơ nghiệp vụ, việc lập và nộp lưu hồ sơ hiện tại được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 01/2016/TT-BTP ngày 01/02/2016 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số thủ tục về quản lý hành chính và biểu mẫu nghiệp vụ trong thi hành án dân sự. Đối với hồ sơ hành chính, việc lập và nộp lưu hồ sơ hiện tại được thực hiện theo hướng dẫn tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ và Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.
Tài liệu tham khảo:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
- Quy chế công tác Văn thư lưu trữ số 254 /QĐ-CTHADS ngày 26 tháng 7 năm 2019 của Cục Thi hành án dân sự tỉnh Đồng Tháp.
- Báo cáo số 120/BC-CTHADS ngày 20/3/2019 của Cục THADS về việc Tổng kết 15 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ.