Hướng dẫn thêm, xóa, sửa, chú thích vào văn bản trực tiếp trên Gmail

Số lượng các loại tài liệu được hỗ trợ tính năng này lên đến 15 định dạng Office, bao gồm cả các định dạng hiếm khi được sử dụng như .pps hay .ppsx. Vậy nên thay vì phải tải về và dùng Microsoft Office chỉnh sửa, sau đó gửi lại cho đối phương thì bạn chỉ cần chỉnh sửa chúng trực tiếp trên trình duyệt của máy tính. Google cũng khuyến khích người dùng sử dụng extension Office Editing Chrome, thứ cho phép chúng ta thay đổi nội dung các tài liệu Office và lưu chúng dưới định dạng ban đầu ngay trên trình duyệt Chrome.

    Để thêm tiện ích extension Office Editing Chrome trên trình duyệt Chrome chúng ta truy cập vào địa chỉ sau: https://chrome.google.com/webstore/detail/office-editing-for-docs-s/gbkeegbaiigmenfmjfclcdgdpimamgkj?hl=vi .

    Tại giao diện extension Office Editing Chrome chúng ta bấm chọn vào nút Thêm vào Chrome (Add Chrome) như hình sau:

 
    Sau đó chương trình hiện thông báo hỏi chúng ta có muốn thêm tiện ích vào chrome hay ko? Chúng ta chọn Thêm tiện ích.
      Bây giờ chúng ta đã có thể tiến hành chỉnh sửa, thêm chú thích vào văn bản trực tiếp trên file đính kèm của Gmail.

    Hướng dẫn sử dụng:

    Trên giao diện Gmail, tại file đính kèm của một Email chúng ta có 3 lựa chọn: Tải xuống, lưu vào Drive, Chỉnh sửa bằng Google tài liệu.

      Để chỉnh sửa chúng ta bấm chọn vào biểu tượng cây bút chì (chỉnh sửa bằng Google tài liệu) giao diện chỉnh sửa như hình dưới: 

      Các chức năng của tiện ích chỉnh sửa trên Gmail tương tự như phần mềm Office thông thường, trên giao diện cũng có thanh công cụ như: Tệp (File), chỉnh sửa, chèn (Insert) , định dạng (Format) … Ở đây chúng ta sẽ tập trung vào phần đề xuất chỉnh sửa, ghi chú và lưu lại lịch sử chỉnh sửa văn bản. Tại nút chỉnh sửa nằm ở góc trên bên phải giao diện màn hình chúng ta thấy có 3 lựa chọn chỉnh sửa như sau:
      - Chỉnh sửa: Các thao tác chỉnh sửa sẽ thay đổi trực tiếp vào văn bản đính kèm, không trở thành đề xuất.

    - Đề xuất: Các thao tác chỉnh sửa sẽ trở thành đề xuất để đối phương có thể đồng ý hoặc không đồng ý với đề xuất đó. Các thao tác này được lưu lại thành các ghi chú chỉnh sửa và các đề xuất thay đổi trên văn bản.

    - Đang xem: Chỉ dùng để đọc, xem lại văn bản và in văn bản.

    Tùy vào trường hợp và mục đích cần sử dụng chúng ta sẽ lựa chọn các chức năng chỉnh sửa tương ứng. Ở đây, tôi xin giới thiệu chức năng Đề xuất chỉnh sửa và tạo ghi chú cho văn bản đính kèm theo Email. Sau khi chọn chức năng Đề xuất, nút chỉnh sửa sẽ chuyển sang Đề xuất có màu xanh lá cây như hình dưới:

   Các thao tác đề xuất xóa, thêm, sửa và ghi chú văn bản:

    Các thao tác như thêm, xóa, sửa nội dung tài liệu đều được ghi nhận và hiển thị ngay trên tài liệu. Mặc định, tại giao diện người thao tác chỉnh sửa, chỉnh sửa bằng Google tài liệu sẽ hiển thị màu xanh, người tiếp nhận các đề xuất chỉnh sửa đó sẽ hiển thị màu hồng nếu thay đổi thêm hoặc sửa; gạch ngang nếu xóa văn bản.

     - Xóa văn bản: Tại giao diện đề xuất chỉnh sửa, khi chúng ta tiến hành xóa một từ, câu hay đoạn trong văn bản thì từ, câu hay đoạn văn bản đó sẽ bị gạch ngang màu xanh, như hình dưới:
 
      - Thêm, sửa văn bản: Khi chúng ta tiến hành thêm, sửa một từ, câu hay đoạn trong văn bản thì từ, câu hay đoạn văn bản đó sẽ chuyển sang màu xanh lá như hình dưới:
 
    Các thao tác xóa, thêm, sửa sẽ được ghi lại thành các Đề xuất tương ứng, các Đề xuất này nằm bên phải của các thao tác đã thực hiện.
 
     Trong nút Đề xuất sẽ hiển thị đầy đủ thông tin của thao tác như: người thực hiện, thời gian thực hiện, thực hiện thao tác gì, trả lời các đề xuất này và đặc biệt có 2 chức năng:
 
     + Chấp nhận đề xuất: Nếu đồng ý với các đề xuất chỉnh sửa thì đề xuất đó sẽ được áp dụng trực tiếp vào văn bản.

    + Từ chối đề xuất: Nếu từ chối các đề xuất chỉnh sửa thì đề xuất đó sẽ không được áp dụng vào văn bản và giữ nguyên văn bản gốc.

     - Ghi chú văn bản: Tương tự như chức năng Track change trong Office Word, chúng ta có thể thêm ghi chú cho một từ, câu hay đoạn văn bản như sau: Bôi đen hoặc đặt con trỏ chuột tại vị trí cần thêm ghi chú (1), tại giao diện chỉnh sửa ta chọn Chèn (2) \ nhận xét (3) như hình sau:
      Nút Nhận xét sẽ nằm bên phải tương ướng với vị trí cần ghi chú. Chúng ta viết ghi chú vào ô Nhận xét rồi tick chọn Nhận xét, nếu không cần viết ghi chú ta chọn Hủy. 

      Để giải quyết các đề xuất ghi chú trong văn bản ta tick chọn vào nút Giải quyết nằm trong ô nhận xét như hình sau:

      Sau khi đã hoàn thành các thao tác chỉnh sửa, ghi chú, chúng ta sẽ gửi lại văn bản cho người nhận. Tại menu chọn Tệp\Gửi qua Email dưới dạng tệp đính kèm.

      Tại giao diện gửi Email, nhập các thông tin như sau:

    + Đính kèm dưới dạng file nào (1): Có nhiều lựa chọn file như pdf, .docx, html… ở đây ta chọn Microsoft Word .docx;

    + Tới (bắt buộc) (2): Địa chỉ Email người nhận;

    + Chủ đề Email (3);

    + Nội dung Email (4);

    + Gửi một bản sao cho chính tôi (5): Gửi cho chính mình bản sửa đổi để đối chiếu sau này.

    + Gửi Email (6).

    Các thao tác như hình sau:

      Sau khi nhận được văn bản đã chỉnh sửa, chúng ta sẽ tiếp tục các bước như trên để hoàn thành văn bản theo đề xuất của người chỉnh sửa.

    Bài viết này đã hướng dẫn các bạn cách chỉnh sửa, thêm, xóa văn bản ngay trên giao diện Gmail. Với chức năng mới này, chúng ta sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian chỉnh sửa văn bản, chi phí in ấn để chỉnh sửa bằng văn bản giấy, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc.