Thực hiện Luật công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành được triển khai thực hiện đồng bộ và có hiệu quả trên phạm vi cả nước. Ngày 09/3/2017 Bộ Tư pháp đã ban hành Văn bản số 729/BTP-BTTP về việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng và quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.
Theo Văn bản nói trên, Bộ Tư pháp đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quan tâm chỉ đạo một số nội dung như sau:
1. Về việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng
- Về trách nhiệm chỉ đạo, thực hiện: Theo quy định tại khoản 2 Điều 62 của Luật công chứng năm 2014 thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng. Quy định này nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cả nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế xã hội. Việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng tại địa phương có liên quan đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị tại địa phương về kinh phí, chuyên môn, kỹ thuật công nghệ thông tin…, do vậy, Ủy ban nhân dân xem xét chỉ đạo Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài chính, Sở Tài nguyên và Môi trường, Cục Thi hành án dân sự, Hội công chứng viên (ở những nơi đã thành lập)… kịp thời tham mưu, để xuất trình Ủy ban nhân dân xem xét, quyết định xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng tại địa phương.
- Về nội dung cơ sở dữ liệu công chứng, quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng: Việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chúng cần tính đến an toàn, bảo mật, thuận tiện khi khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu, khả năng kết nối cơ sở dữ liệu với hệ thống thông tin đất đai, nhà ở... Đối với quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chúng cần tập trung vào một số vấn đề chủ yếu như trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong quản lý, cung cấp, cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu với trách nhiệm trong khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu.
- Về kinh phí xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng: Theo quy định của Luật công chứng năm 2014 thì Ủy ban nhân dân có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng. Do đó, tùy vào điều kiện thực tế của địa phương, Ủy ban nhân dân xem xét chỉ đạo các cơ quan chuyên môn tham mưu, để xuất bố trí từ nguồn ngân sách địa phương hoặc bằng nguồn kinh phi xã hội hóa, huy động sự đóng góp của các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, ... để xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tại địa phưong. Về lâu dài, có thể nghiên cứu, xem xét đến phương án thu kinh phí khai thác, sử dụng từ các tổ chức, cá nhân để vận hành, duy trì, nâng cấp, hoàn thiện cơ sở dữ liệu công chứng.
2. Về việc sửa đổi, bổ sung cơ sở dữ liệu công chứng và quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.
Đối với các địa phương đã có cơ sở dữ liệu công chứng và đã thực hiện chia sẻ thông tin trong hoat động công chứng giữa các cơ quan, tổ chức trong pham vi địa phương, Ủy ban nhân dân xem xét chỉ đạo Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các Sở, ban, ngành ở địa phương, Hội công chứng viên (ở những nơi đã thành lập) rà soát, tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung để phù hợp với quy định của Luật công chứng năm 2014 về nội dung cơ sở dữ liệu công chứng (bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trang giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng) và thực tiễn hoat động công chứng tại địa phương.
3. Bên canh việc triển khai xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung cơ sở dữ liệu công chứng và quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, đề nghị Ủy ban nhân dân tiếp tục quan tâm chỉ đạo để bảo đảm sự chia sẻ thông tin đầy đủ, kịp thời giữa Sở Tư pháp với các cơ quan thì hành án dân sự ở địa phương (theo Quyết định số 2153/QĐ-BTP ngày 27/8/2013 của Bộ Tư pháp ban hành Quy chế phối hợp công tác giữa Cơ quan Tư pháp và Cơ quan Thi hành án dân sự địa phương và Công văn số 2656/BTP-TCTHADS ngày 09/8/2016 của Bộ Tư pháp về việc cung cấp thông tin đối với tài sản kê biên để đảm bảo thì hành án).
Thu Trinh
Văn phòng Cục THADS tỉnh Bình Định