Công tác quản lý hồ sơ công chức là một trong những nội dung quan trọng của công tác cán bộ. Hồ sơ công chức là tài liệu quan trọng có tính pháp lý phản ánh trung thực về nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất, năng lực, phong cách, các hoạt động và mối quan hệ gia đình - xã hội của người công chức; là cơ sở giúp cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức nghiên cứu, nắm được một cách đầy đủ nhất về bản thân người công chức, cung cấp những thông tin tin cậy để phục vụ cho công tác sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá, quy hoạch, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, thực hiện các chế độ, chính sách, khen thưởng, kỷ luật, v.v… Bên cạnh đó còn là căn cứ để cơ quan quản lý và sử dụng theo dõi, thực hiện chế độ chính sách đối với công chức được đầy đủ và chính xác hơn; làm cơ sở để đánh giá, tuyển chọn, khen thưởng những cán bộ, công chức tận tuỵ, gương mẫu và thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội đối với cán bộ, công chức. Thực hiện tốt công tác xây dựng, quản lý hồ sơ công chức là tiền đề quan trọng, phục vụ đắc lực cho yêu cầu quản lý công chức trong tiến trình xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa hiện nay.
Xác định được tầm quan trọng của công tác quản lý, khai thác hồ sơ công chức, lãnh đạo Tổng cục Thi hành án dân sự, lãnh đạo Vụ Tổ chức cán bộ Tổng cục Thi hành án dân sự đã quan tâm chỉ đạo nhằm thực hiện tốt công tác này.
1. Một số nguyên tắc cơ bản trong công tác xây dựng và quản lý hồ sơ công chức 
 Xuất phát từ vị trí, vai trò của hồ sơ công chức nêu trên, yêu cầu đặt ra đối với công tác xây dựng và quản lý hồ sơ công chức phải bảo đảm những nguyên tắc cơ bản được quy định tại Điều 4 Quyết định số 1818/QĐ-BTP ngày 28 tháng 8 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành Quy chế quản lý hồ sơ công chức, viên chức và người lao động của Bộ Tư pháp, cụ thể:
- Bảo đảm sự quản lý thống nhất trong công tác quản lý hồ sơ công chức của Bộ Tư pháp.
 - Cấp nào quản lý công chức thì cấp đó trực tiếp quản lý hồ sơ của người đó. Khi công chức được điều động, luân chuyển thì hồ sơ sẽ chuyển cho cơ quan mới quản lý và theo dõi. Việc chuyển giao hồ sơ phải do cơ quan tiếp nhận cán bộ, công chức trực tiếp thực hiện mà không để cán bộ, công chức tự chuyển hồ sơ của mình, đồng thời phải kiểm tra và lập biên bản bàn giao theo đúng quy định. Trường hợp làm mất hồ sơ công chức được coi là làm mất tài sản của nhà nước.
- Hồ sơ công chức được xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác và bảo quản vĩnh viễn theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của công chức.
- Công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác, kịp thời và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp; những tài liệu do công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức xác minh, chứng nhận theo quy định.
- Hồ sơ công chức có thể được xây dựng, lưu trữ và bảo quản dưới dạng hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử. Hồ sơ điện tử của công chức được lập và quản lý trên phần mềm quản lý cán bộ theo hướng dẫn của Vụ Tổ chức cán bộ - Bộ Tư pháp và Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp. Thông tin trong hồ sơ điện tử phải thống nhất với hồ sơ giấy và có giá trị tương đương hồ sơ giấy.
2. Các hành vi bị nghiêm cấm
Các hành vi bị nghiêm cấm trong quá trình sử dụng, khai thác hồ sơ công chức được quy định tại Điều 5 Quyết định số 1818/QĐ-BTP ngày 28 tháng 8 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành Quy chế quản lý hồ sơ công chức, viên chức và người lao động của Bộ Tư pháp, cụ thể:
- Sử dụng thông tin hồ sơ công chức vào mục đích vụ lợi cá nhân, xuyên tạc sự thật, bôi xấu cán bộ, công chức làm ảnh hưởng hoặc chống phá cơ quan nhà nước.
- Cung cấp hoặc để lộ hồ sơ giấy, tài khoản người dùng cho cá nhân, tổ chức khi không được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cho phép.
- Truy cập trái phép vào Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử của công chức, viên chức, người lao động của Bộ Tư pháp. Khai thác hồ sơ điện tử không đúng thẩm quyền hoặc khi chưa được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cho phép.
3. Kết quả đạt được
Trong những năm qua, được sự quan tâm của Lãnh đạo Tổng cục Thi hành án dân sự, Vụ Tổ chức cán bộ đã được đầu tư hệ thống cơ sở vật chất (tủ đựng tài liệu, hệ thống máy tính, hộp đựng hồ sơ, v.v...) cơ bản đáp ứng được yêu cầu lưu trữ, quản lý, khai thác hồ sơ công chức. Người được giao quản lý hồ sơ công chức tại đơn vị, cụ thể là công chức của Vụ Tổ chức cán bộ đều có nghiệp vụ và tinh thần trách nhiệm, có trình độ tin học, sử dụng thành thạo các phần mềm Word, Excel, phần mềm quản lý cán bộ, dễ dàng tiếp cận và ứng dụng các khoa học công nghệ mới vào công tác quản lý, khai thác hồ sơ công chức cả ở hồ sơ giấy lẫn hồ sơ điện tử trên phần mềm quản lý cán bộ.
Việc quản lý hồ sơ công chức tại Tổng cục Thi hành án dân sự được thực hiện đáp ứng yêu cầu tại Chương VI Luật Cán bộ, công chức năm 2008 (được sửa đổi, bổ sung ngày 25 tháng 11 năm 2019); Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức (được sửa đổi, bổ sung ngày 01 tháng 6 năm 2019) và Thông tư số 06/2023/TT-BNV ngày 04 tháng 5 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quy chế cập nhật, sử dụng khai thác dữ liệu, thông tin của cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước.
Theo thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức được quy định tại khoản 12 Điều 4 Thông tư số 09/2015/TT-BTP ngày 26 tháng 6 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định việc phân cấp quản lý cán bộ, công chức, người lao động thuộc Tổng cục Thi hành án dân và các cơ quan thi hành án dân sự thì Tổng Cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự quản lý hồ sơ công chức từ Phó Tổng cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự trở xuống thuộc Tổng cục Thi hành án dân sự, Cục trưởng, Phó Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự và công chức giữ ngạch chấp hành viên cao cấp và tương tương thuộc Cục Thi hành án dân sự.
Tính đến tháng 11 năm 2024, Tổng cục Thi hành án dân sự có 175 biên chế và 05 hợp đồng lao động, cơ cấu thành 07 đơn vị trực thuộc. Tổng số hồ sơ công chức thuộc biên chế làm việc tại Tổng cục là 179 hồ sơ (trừ hồ sơ công chức của Tổng Cục trưởng thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ trưởng). Tổng số lãnh đạo Cục (Cục trưởng, Phó Cục trưởng) và công chức giữ ngạch chấp hành viên cao cấp và tương tương thuộc Cục Thi hành án dân sự là 201 công chức. Tổng số hồ sơ công chức của lãnh đạo Cục và công chức giữ ngạch Chấp hành viên cao cấp và tương đương là 197 hồ sơ, thiếu hồ sơ của 03 Phó Cục trưởng vừa được bổ nhiệm mới chưa gửi về Tổng cục và 01 hồ sơ của 01 Phó Cục trưởng từ cơ quan ngoài Hệ thống Thi hành án dân sự đang thực hiện nhiệm vụ biệt phái.
Công tác xây dựng, quản lý hồ sơ công chức đã được chú trọng thực hiện, các tài liệu trong hồ sơ đã được chú ý sắp xếp, lưu giữ khoa học; bên cạnh đó, công chức Vụ Tổ chức cán bộ đã sử dụng có hiệu quả phần mềm quản lý cán bộ đối với tất cả công chức thuộc thẩm quyền quản lý hồ sơ để phục vụ tốt cho việc tra cứu, khai thác hồ sơ, cung cấp thông tin cho công tác thống kê, tổng hợp, tổng kết, rà soát, thực hiện chính sách cán bộ (nâng lương, hưởng phụ cấp thâm niên nghề, v.v...), đánh giá thực trạng đội ngũ công chức về phương diện số lượng, cơ cấu, trình độ trong từng giai đoạn, góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng cán bộ, quy hoạch, bổ nhiệm.
4. Khó khăn, tồn tại
Trong quá trình thực hiện công tác quản lý, khai thác hồ sơ công chức vẫn còn khó khăn, tồn tại cần khắc phục như sau:
- Thực tế vẫn còn công chức chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc lưu giữ hồ sơ, việc kê khai các nội dung có lúc chưa chính xác, chưa đúng thời hạn, gây khó khăn cho việc áp dụng các yêu cầu, quy định trong công tác quản lý, khai thác hồ sơ công chức.
- Việc quản lý hồ sơ công chức của các cá nhân có quá trình công tác lâu năm còn một số điểm bất cập. Các yếu tố khách quan bên ngoài như: Thay đổi trụ sở, hư hỏng, mối mọt trong quá trình bảo quản hồ sơ do tài liệu đã quá cũ, v.v... đã làm thất lạc một số tài liệu trong hồ sơ của nhân sự. Do vậy, nhiều hồ sơ của công chức đã công tác lâu năm thiếu bản khai sơ yếu lý lịch, thiếu một số loại văn bằng chứng chỉ, quyết định về điều động, nâng bậc lương, nâng phụ cấp thâm niên nghề, nhận xét đánh giá của một số năm.
- Nhiều công chức được cơ quan cử đi đào tạo, bồi dưỡng, sau khi kết thúc quá trình đào tạo, bồi dưỡng chưa chủ động gửi bản sao công chứng các văn bằng, chứng chỉ về Vụ Tổ chức cán bộ để lưu hồ sơ công chức theo quy định, dẫn đến thành phần hồ sơ chưa đầy đủ.
- Công chức nộp Phiếu bổ sung lý lịch công chức hàng năm, mục thay đổi thông tin đã kê khai đầy đủ nhưng thiếu giấy tờ, tài liệu chứng minh kèm theo, dẫn đến không có cơ sở để xác thực thông tin thay đổi là đúng hay sai.
- Việc tra cứu thông tin công chức có lúc chưa được nhanh chóng, do phần mềm quản lý cán bộ còn chưa đáp ứng được yêu cầu, có lúc vẫn phải tra cứu trực tiếp trên hồ sơ công chức bản giấy, dẫn đến mất nhiều thời gian.
5. Một số giải pháp nâng cao chất lượng quản lý, khai thác hồ sơ công chức
Xuất phát từ thực trạng và yêu cầu hoàn thiện, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác cập nhật, bảo quản và khai thác hồ sơ công chức đúng theo quy định và hướng dẫn của cơ quan cấp trên có thẩm quyền, cần áp dụng các biện pháp trong quản lý, khai thác hồ sơ cán bộ như sau:
5.1. Trong công tác xây dựng hồ sơ công chức
Đối với vấn đề tổ chức và quản lý hồ sơ công chức phải tuân thủ theo một nguyên tắc cố định là: “Mọi công chức trong biên chế khi làm việc trong cơ quan phải có hồ sơ công chức đầy đủ”. Để đảm bảo nguyên tắc quan trọng này, cần thống kê những loại tài liệu nào cần có trong hồ sơ công chức. Tùy theo từng đối tượng cũ hay mới tuyển dụng, việc lập hồ sơ có những yêu cầu khác nhau, chính vì vậy việc lập hồ sơ công chức có các đối tượng cụ thể như sau:
- Đối với công chức tuyển dụng lần đầu
Đối với công chức, người lao động mới được tuyển dụng, ký hợp đồng lao động, cần phải lập hồ sơ ban đầu (hồ sơ gốc). Hướng dẫn cho cá nhân công chức lập hồ sơ ban đầu là một bước khởi đầu quan trọng trong việc lập hồ sơ cho bất kỳ cá nhân nào. Chính vì vậy, việc hướng dẫn thật tỉ mỉ, chặt chẽ tất cả các thông tin có liên quan đến công chức đó như: Lịch sử chính trị, hoàn cảnh gia đình, kinh tế của ông bà nội, ngọai, cha, mẹ, anh, chị, em bên vợ (hoặc chồng),v.v... là nhiệm vụ có tính chất bắt buộc. Cụ thể:
Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, công chức phụ trách quản lý hồ sơ công chức có trách nhiệm hướng dẫn công chức mới kê khai, tham gia thẩm tra, xác minh tính trung thực của các thông tin do công chức tự kê khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp nơi thường trú cấp và báo cáo Tổng Cục trưởng để xác nhận, đóng dấu và đưa vào hồ sơ quản lý. Đồng thời hướng dẫn công chức hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc gồm:
+ Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ công chức.
+ Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản thân công chức, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức, theo mẫu Thông tư số 06/2023/TT-BNV ngày 04 tháng 5 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
+ Bản sao giấy khai sinh gốc có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền, giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp và các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của công chức như: Bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ phải do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận.
+ Bản kê khai tài sản lần đầu.
+ Các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận công chức.
- Đối với công chức đang công tác
Đối với công chức đang công tác, hồ sơ gồm các thành phần hồ sơ gốc (lập lúc mới tuyển dụng) và các thành phần hồ sơ khác quy định đối với công chức đang công tác gồm:
+ Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu do công chức kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức. Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” phải được cơ quan quản lý công chức xác minh và chứng nhận.
+ Các quyết định về việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, chuyển ngạch, nâng lương, nâng phụ cấp thâm niên nghề, khen thưởng, kỷ luật của công chức.
+ Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá công chức hàng năm của cơ quan sử dụng công chức.
+ Các bản nhận xét, đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, hoặc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, biệt phái, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập).
+ Bản kê khai tài sản đối với các đối tượng công chức bắt buộc kê khai tài sản theo quy định hiện hành.
+ Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến công chức và gia đình công chức được phản ánh trong đơn thư. Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh, hoặc đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền.
+ Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của công chức.
+ Đối với công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý, phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của công chức.
Khi tiếp nhận hồ sơ, nhất là những hồ sơ của công chức có quá trình công tác lâu năm, phải kiểm tra tình trạng tài liệu, lập danh mục kê khai tất cả các tài liệu nhằm kịp thời phát hiện loại tài liệu còn thiếu, bị thất lạc.
- Đối với công chức nghỉ hưu, mất sức, điều động, biệt phái, luân chuyển, thôi việc, buộc thôi việc và từ trần
Cần bám sát quy định tại khoản 3 Điều 12 của Thông tư  số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức (được sửa đổi, bổ sung ngày 01 tháng 6 năm 2019), tham mưu công tác quản lý hồ sơ đối với công chức nghỉ hưu, mất sức, điều động, biệt phái, luân chuyển, thôi việc, buộc thôi việc và từ trần như sau:
+ Công chức nghỉ hưu, thôi việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” và các quyết định có liên quan. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm công chức thôi việc. Cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức chỉ được xác nhận và cấp lại bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” khi có yêu cầu bằng văn bản và trên cơ sở hồ sơ gốc lưu trữ.
+ Đối với công chức từ trần, gia đình công chức được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ công chức lưu giữ, bảo quản.
+ Đối với công chức chuyển công tác hoặc chuyển ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” của bản thân. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý công chức đó lưu giữ, bảo quản và chỉ được chuyển giao cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý khi các cơ quan, tổ chức, đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản.
- Việc hoàn thiện, bổ sung hồ sơ công chức còn thiếu
Hồ sơ gốc của công chức thuộc tài liệu lưu trữ lịch sử, thời hạn bảo quản vĩnh viễn, khi thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc, cần thực hiện các biện pháp để xây dựng, hoàn thiện hồ sơ công chức thực hiện như sau:
+ Khi công chức thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc thì phải kịp thời yêu cầu công chức trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày phát hiện không có hoặc thiếu các thành phần hồ sơ gốc phải hoàn chỉnh, bổ sung các thành phần hồ sơ gốc theo quy định về chế độ bổ sung, sửa chữa dữ liệu hồ sơ công chức.
+ Trường hợp không thể hoàn chỉnh bổ sung đầy đủ các thành phần hồ sơ gốc theo quy định thì căn cứ vào giấy khai sinh gốc để hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ khác, hoặc lập mới hồ sơ công chức như đối với công chức tuyển dụng lần đầu.
5.2. Trong công tác quản lý hồ sơ công chức
- Tăng cường công tác bảo mật hồ sơ, tiến hành lập sổ theo dõi, mượn trả hồ sơ. Bởi, hồ sơ công chức phải được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của công chức. Người không có trách nhiệm thì không được lấy hoặc thêm bớt hồ sơ, không được đánh dấu, sữa chữa, hủy hoại hồ sơ.
- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý thông tin về công chức thuộc thẩm quyền quản lý của Tổng Cục trưởng nói riêng và công chức của toàn Hệ thống Thi hành án dân sự nói chung. Thực hiện quản lý hồ sơ công chức song song với việc thiết lập hệ thống file lưu trữ, quản lý đầy đủ các thông tin về công chức trên máy tính như các thông tin về cá nhân, quá trình công tác từ khi được tuyển dụng, trình độ chuyên môn, các thông tin về quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đào tạo bồi dưỡng, nâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước thời hạn, nâng phụ cấp thâm niên nghề, hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung, khen thưởng, kỷ luật, v.v… Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh mới hoặc cần bổ sung, người được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu thông tin trên văn bản rồi tiến hành bổ sung các thông tin vào file lưu trữ và thực hiện lưu trữ vào tệp hồ sơ riêng. Việc cập nhật, lưu trữ, quản lý thông tin công chức trên máy tính sẽ giúp cho việc khai thác thông tin của một hay nhiều người được nhanh chóng, thuận tiện mà vẫn đảm bảo sự chính xác như khai thác thông tin trên hồ sơ công chức bản giấy.
- Sớm ban hành quy chế quản lý hồ sơ điện tử để thực hiện thống nhất trong toàn quốc, khắc phục sự chồng chéo, gây lãng phí khi triển khai thực hiện.
Như vậy, hồ sơ công chức là tài liệu không thể thiếu trong quản lý công chức tại mỗi cơ quan đơn vị. Do đó, cần có nhận thức đầy đủ đối với công tác quản lý hồ sơ. Quản lý tốt hồ sơ sẽ đảm bảo tính ổn định lâu dài của tài liệu và phục vụ tốt cho công tác tổ chức cán bộ hiện nay. Công tác quản lý hồ sơ công chức là việc làm thường xuyên và việc áp dụng những biện pháp như trên sẽ giúp công tác lập hồ sơ được thực hiện một cách thống nhất, khoa học để quản lý được đầy đủ, chính xác thông tin của từng công chức từ khi được tuyển dụng, do đó, việc khai thác hồ sơ công chức sẽ dễ dàng, thuận tiện và chính xác hơn, góp phần phục vụ tốt cho việc cải cách hành chính nói chung và công tác tổ chức cán bộ nói riêng./.