Thực hiện quy định tại Điều 5 Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước, ngày 07/3/2024, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ký Quyết định số 313/QĐ-BTP về việc công bố Mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho Hệ thống cơ quan Thi hành án dân sự
[1].
Mục đích của việc xây dựng mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng cho Hệ thống cơ quan THADS (sau đây gọi tắt là Mô hình khung) tập trung vào việc xác định phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng; hướng dẫn áp dụng theo các điều khoản của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và xây dựng mẫu quy trình giải quyết công việc chung tại các cơ quan THADS. Trên thực tế, Mô hình khung được hiểu là văn bản hướng dẫn, định hình giúp việc xây dựng từng Hệ thống quản lý chất lượng ở mỗi cơ quan THADS được thống nhất và dễ dàng hơn. Căn cứ vào Mô hình khung đã ban hành và tình hình thực tế tại từng địa phương, các cơ quan THADS chủ động, phối hợp với tổ chức tư vấn (nếu cần thiết) để xây dựng, áp dụng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho phù hợp, tích hợp với các quy định, phần mềm đang sử dụng như Hệ thống quản lý văn bản điều hành, phần mềm quản lý quá trình thụ lý và báo cáo thống kê THADS...; lồng ghép Hệ thống quản lý chất lượng với các hệ thống quản lý hiện có, sử dụng cùng một cấu trúc về các yêu cầu như đã nêu trong Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 để điều hành. So với Mô hình khung đã công bố theo Quyết định số 2343/QĐ-BTP thì Mô hình khung mới ban hành có một số ưu điểm như không phụ thuộc vào sự thay đổi của các thủ tục hành chính và các văn bản pháp luật có liên quan, không cần sửa đổi Mô hình khung trong các trường hợp có sự thay đổi về quy định tại các văn bản pháp luật; giúp tiết kiệm và giảm chi phí xây dựng Mô hình khung; đồng thời, khi vận dụng Mô hình khung để xây dựng các quy trình xử lý công việc, các cơ quan THADS có thể điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với tình hình thực tế và chất lượng công việc tại từng địa phương.
Mô hình khung ban hành theo Quyết định số 313/QĐ-BTP được xây dựng gồm 3 phần chính:
Phần 1: Hướng dẫn xác định phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng
Nội dung chính của Phần 1 là hướng dẫn các cơ quan THADS xác định phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị mình theo quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN ngày 10/10/2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định chi tiết thi hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg.
Phần 2: Mô hình Hệ thống quản lý chất lượng
Phần này hướng dẫn việc xây dựng, áp dụng theo các điều khoản của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, bao gồm tổng quan về những thay đổi cơ bản của TCVN ISO 9001:2015 so với TCVN ISO 9001:2008; nội dung của mô hình Hệ thống quản lý chất lượng, các Phụ lục và hướng dẫn kèm theo.
Phần 3: Mẫu quy trình xử lý công việc
Phần này bao gồm tài liệu hướng dẫn xây dựng Quy trình xử lý công việc; 03 mẫu Quy trình gồm: Quy trình mẫu dạng lưu đồ, Quy trình mẫu dạng diễn giải chi tiết và Quy trình mẫu dạng lưu đồ và diễn giải chi tiết để các cơ quan THADS tham khảo, lựa chọn xây dựng quy trình phù hợp để triển khai tại đơn vị.
Với kết cấu 3 phần như trên, qua Phần 1, các cơ quan THADS có thể nắm được cách thức để xác định rõ phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan, qua đó liên tục cải tiến và cập nhật sự thay đổi các thủ tục hành chính, các văn bản pháp quy để hoàn thiện Hệ thống quản lý chất lượng của mình; Phần 2 là phần các cơ quan THADS có thể chủ động nghiên cứu và xây dựng các tài liệu theo yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015; Phần 3 là phần mỗi cơ quan có thể tham khảo và lựa chọn quy trình mẫu phù hợp nhất với từng thủ tục hành chính để nghiên cứu xây dựng các quy trình giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan mình./.