Thực hiện Quyết định số 465/QĐ-BTP ngày 20 tháng 3 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện các nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin trong thi hành án dân sự năm 2018, Quyết định số 427/QĐ-TCTHADS ngày 23 tháng 3 năm 2018 của Tổng Cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự ban hành Kế hoạch triển khai phần mềm Quản lý quá trình thụ lý, tổ chức thi hành án và báo cáo thống kê thi hành án dân sự trong Hệ thống THADS.
Nội dung hướng dẫn tập trung chủ yếu theo Công văn số 994/TCTHADS-TKDLCT ngày 28/03/2018 của Tổng cục Thi hành án dân sự. Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nêu trên thực hiện một số công việc sau đây:
1. Triển khai thông báo, quán triệt tới công chức, Chấp hành viên thuộc Cục và Chi cục Thi hành án dân sự trực thuộc về việc sử dụng phần mềm chính thức tại địa chỉ website: http://tlthads.moj.gov.vn từ ngày 01/4/2018; tài khoản để đăng nhập sử dụng phần mềm (theo danh sách tài khoản được cấp do Tổng cục gửi qua hòm thư điện tử công vụ của Cục Thi hành án dân sự). Riêng đối với các cơ quan THADS thành phố Hồ Chí Minh từ ngày 01/4/2018 không thực hiện nhập dữ liệu vào link hiện tại (http://tltha.moj.gov.vn).

2. Phân công Lãnh đạo Cục phụ trách chỉ đạo triển khai phần mềm trong địa bàn, cử 02 cán bộ đầu mối của Cục (trong đó gồm 01 cán bộ công nghệ thông tin của Cục) hỗ trợ tại Cục trực tiếp tiếp nhận ý kiến của người sử dụng tại địa bàn, xử lý hỗ trợ tại chỗ (cung cấp 02 đầu số di động hoặc cố định của cán bộ hỗ trợ tiếp nhận ý kiến từ các Chi cục Thi hành án dân sự); trường hợp không xử lý được đề nghị hỗ trợ từ Tổng cục Thi hành án dân sự hoặc người dùng liên hệ trực tiếp đến các đầu số hỗ trợ của Tổng cục Thi hành án dân sự (Đ/c Bùi Huy Bình - Cán bộ Tập đoàn viễn thông quân đội Viettel: 0981.659.336; Trung tâm Thống kê, Quản lý dữ liệu và Ứng dụng CNTT, ĐT: 02432.444.214, đ/c Vũ Quang Tuấn - Phó Giám đốc Trung tâm: 0964.825.111, đ/c Đinh Nam Hải - Chuyên viên Trung tâm: 0906.011.885 hoặc đ/c Nguyễn Đại Dương - Chuyên viên Trung tâm: 0988.286.746).
3. Quy trình tạo lập, cập nhật dữ liệu
3.1. Đối với Cục Thi hành án dân sự thành phố Hồ Chí Minh
Khi triển khai cần nhập dữ liệu cho các hồ sơ thi hành án mới từ khi bắt đầu tiếp nhận vào phần mềm toàn quốc, đồng thời thực hiện rà soát, cập nhật dữ liệu trên phần mềm cũ đã được chuyển đổi theo quy trình sau:
- Chấp hành viên sử dụng chức năng Cập nhật thông tin trong phần Tiện ích trên trang chủ phần mềm, thực hiện:
+ Rà soát tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu sau chuyển đổi, nếu phát hiện thiếu hồ sơ thì thông báo cho lãnh đạo trực tiếp để tổng hợp báo cáo về Tổng cục Thi hành án dân sự xử lý.
+ Trong Danh sách hồ sơ, chọn chức năng Sửa để thực hiện cập nhật thông tin chi tiết của từng người yêu cầu/được/phải thi hành án trong từng hồ sơ:

Các hồ sơ sau rà soát sẽ chuyển trạng thái từ chưa rà soát sang đã rà soát.
- Các hồ sơ thi hành án sau chuyển đổi đã được tự động chuyển đổi đơn vị tính tiền, tài sản từ 1.000 đồng thành 1 đồng để phù hợp yêu cầu quản lý đến từng đồng, chỉ khi kết xuất báo cáo thống kê sẽ tự động làm tròn đến hàng nghìn đồng. Chấp hành viên vào Danh sách hồ sơ phải thi hành thực hiện rà soát và Cập nhật thông tin chi tiết về tiền và tài sản của từng người phải thi hành án trong từng hồ sơ.
Ưu tiên thực hiện trước các hồ sơ đang thi hành, sau đó thực hiện đến các hồ sơ đã thi hành xong của năm nay.
- Quản lý quá trình rà soát dữ liệu, cán bộ phụ trách sử dụng chức năng Thống kê tình trạng rà soát hồ sơ trong phần Tiện ích trên trang chủ phần mềm để thống kê số lượng hồ sơ đã/chưa rà soát của từng đơn vị, qua đó đôn đốc các đơn vị/Chấp hành viên thực hiện.
3.2. Đối với các Cục Thi hành án dân sự còn lại
Cùng với nhập dữ liệu cho các hồ sơ thi hành án mới từ khi bắt đầu tiếp nhận, các hồ sơ thi hành án thụ lý trong năm 2018 (đặc biệt là các hồ sơ đang thi hành) phải được nhập vào phần mềm để thực hiện quản lý, thống kê. Quy trình nhập hồ sơ thi hành án đã và đang thi hành trước ngày triển khai phần mềm được thực hiện như quy trình nhập hồ sơ từ khi tiếp nhận chỉ khác là không có bước ký Quyết định thi hành án của lãnh đạo (thực tế Quyết định thi hành án đã được ký rồi), các thao tác cụ thể trên phần mềm như sau:
- Cán bộ tiếp nhận vào chức năng Vào sổ tiếp nhận thông tin để nhập thông tin hồ sơ đã và đang thi hành vào phần mềm, sau đó gửi xử lý với hồ sơ đã nhập.
- Cán bộ thụ lý thực hiện Ra Quyết định thi hành án, nhập các thông tin về ngày tháng, người ký theo đúng Quyết định thi hành án đã ký.
- Lãnh đạo đơn vị thực hiện phân công Chấp hành viên và phê duyệt Quyết định thi hành án (cần hiểu phê duyệt Quyết định thi hành án là xác nhận quyết định này đã hợp lệ, không phải là ký Quyết định thi hành án đã thực hiện ở bước trên).
- Chấp hành viên được phân công thực hiện vào chức năng Danh sách hồ sơ phải thi hành để thực hiện các nhiệm vụ tiếp theo.

Các đại biểu tham dự buổi trực tuyến thể hiện sự quyết tâm, mong mỏi thực hiện hiệu quả phần mềm, góp phần giảm thiểu công việc cho Chấp hành viên, giúp cho cơ quan thi hành án, cơ quan quản lý thi hành án dân sự quản lý chặt chẽ hồ sơ thi hành án, mặc dù còn có băn khoăn nhất định do lần đầu tiên triển khai, sử dụng phần mềm có quy mô, với số lượng người dùng rất lớn.