Thực hiện ý kiến chỉ đạo tại Công văn số 3416/TCTHADS-VP ngày 15/10/2015 của Tổng cục Thi hành án dân sự về việc hướng dẫn triển khai áp dụng văn bản điện tử và sử dụng chữ ký số theo Quyết định số 735/QĐ-TCTHADS ngày 30/9/2015 về việc ban hành Quy trình quản lý văn bản và điều hành trong môi trường mạng, Quyết định số 736/QĐ-TCTHADS ngày 30/9/2015 về việc ban hành Danh mục các văn bản thông tin chính thức bằng hình thức văn bản điện tử và áp dụng chữ ký số trong hệ thống tổ chức thi hành án dân sự, căn cứ vào tình hình thực tiễn tại Thành phố Hồ Chí Minh, Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự yêu cầu các đồng chí thực hiện các nội dung sau:
1. Quán triệt và thực hiện nghiêm túc nội dung Quyết định số 735/QĐ-TCTHADS ngày 30/9/2015 về việc ban hành Quy trình quản lý văn bản và điều hành trong môi trường mạng, Quyết định số 736/QĐ-TCTHADS ngày 30/9/2015 về việc ban hành Danh mục các văn bản thông tin chính thức bằng hình thức văn bản điện tử và áp dụng chữ ký số trong hệ thống tổ chức thi hành án dân sự và Công văn số 3416/TCTHADS-VP ngày 15/10/2015 của Tổng cục Thi hành án dân sự về việc hướng dẫn triển khai áp dụng văn bản điện tử và sử dụng chữ ký số.
2. Đối với các loại văn bản có trong danh mục đã được ban hành kèm theo Quyết định số 736/QĐ-TCTHADS ngày 30/9/2015 của Tổng cục Thi hành án dân sự, khi thực hiện thông tin, cần lưu ý như sau:
- Thực hiện trao đổi thông tin bằng văn bản điện tử và thông qua hộp thư điện tử do Bộ Tư pháp cấp (có tên miền
@moj.gov.vn). Văn bản điện tử phải thể hiện dưới dạng tập tin PDF và chỉ được thông tin chính thức sau khi các văn bản đó được người có thẩm quyền ký, lấy số công văn, đóng dấu cơ quan và lưu theo quy định của pháp luật.
- Văn bản do Cục Thi hành án dân sự phát hành: tùy từng trường hợp sẽ áp dụng chữ ký số trên văn bản nhưng vẫn phát hành văn bản giấy để phục vụ nhu cầu quản lý, điều hành và lưu trữ. Trong trường hợp không áp dụng được chữ ký số thì thực hiện phát hành văn bản theo hình thức thông thường, nhưng khi thực hiện thông tin thì sử dụng hình thức quét (scan) và gửi qua hộp thư điện tử, không gửi văn bản giấy qua đường bưu điện. Tệp tin được gửi bao gồm tập tin PDF và các tệp tin mềm Word, Excel của văn bản. Giao cho Văn phòng Cục tổ chức việc hướng dẫn sử dụng chữ ký số cho các cá nhân đã được Bộ Tư pháp cấp chữ ký số.
- Văn bản do Chi cục Thi hành án dân sự phát hành: do chưa áp dụng chữ ký số tại các Chi cục, nên các đơn vị vẫn thực hiện phát hành văn bản theo hình thức thông thường, nhưng khi thực hiện thông tin thì sử dụng hình thức quét (scan) và gửi qua hộp thư điện tử, không gửi văn bản giấy qua đường bưu điện. Tệp tin được gửi bao gồm tập tin PDF và các tệp tin mềm Word, Excel của văn bản.
3. Các Chi cục trưởng có trách nhiệm thường xuyên cập nhật các thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Cục Thi hành án dân sự thông qua hộp thư điện tử của đơn vị và Trang thông tin điện tử của Cục tại địa chỉ
http://thads.moj.gov.vn/tphochiminh/.
4. Các Chi cục chủ động đề xuất các phương án tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng các phần mềm, tiện ích phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý, chỉ đạo, điều hành tại đơn vị mình, đặc biệt là việc quản lý hồ sơ và thống kê thi hành án dân sự. Trong khi chưa có phần mềm sử dụng chung, các đơn vị có thể tham khảo việc ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ và thống kê thi hành án dân sự tại Chi cục Thi hành án dân sự Quận 7 (đã cập nhật theo quy định mới của Thông tư 08/2015/TT-BTP ngày 26/6/2015).
